After 5 EventsАктивность — не событие
Вы покупаете квест, мастер-класс или выезд на природу у компании, которая этим занимается. Они приезжают, проводят три часа, уезжают. Ваша задача — всё, что до и после: как люди туда попадают, где переодеваются, что едят, куда идут дальше и во сколько последний человек уезжает домой. Программа активности занимает треть дня. Остальное — ваше.
Типичная ошибка: заказать активность на два часа дня, забыть про обед до неё и ужин после, отпустить людей в четыре, когда половина команды хотела продолжения, а вторая половина — нет. Событие запоминается не верёвочным курсом, а тем, что произошло за столом после него.
Расписание с запасом времени
Стартап — это команда, где половина людей работает три месяца, а вторая половина не помнит их имён. Если расписание плотное, они так и разойдутся. Нужен запас.
Стандартная рамка: сбор в десять утра, активность с одиннадцати до двух, обед, свободное время или вторая часть программы до шести, ужин, бар до закрытия или до последнего человека. Дайте час после обеда, когда ничего не запланировано. Люди либо говорят, либо уходят отдохнуть — оба варианта работают.
Если день заканчивается ужином в ресторане, закладывайте три часа, не два. Стол на двадцать человек обслуживается медленно, кто-то задержится, кто-то уйдёт пораньше, и если вы забронировали зал ровно под время подачи десерта, вечер оборвётся в неудобный момент.
Логистика: как все туда попадают
Если локация в городе и все добираются сами — проблем нет. Если за городом, вопрос один: автобус или машины.
Автобус: все едут вместе, никто не теряется, время контролируете вы. Минус: выезжаете и возвращаетесь одной группой, и если треть команды хочет уехать в десять вечера, а остальные остаются до двух ночи, автобус вас не спасёт.
Машины: гибкость и хаос. Люди едут когда хотят, уезжают когда хотят, половина заблудится, если навигатор поведёт через деревню. Работает для команды, которая привыкла к самоорганизации, проваливается для всех остальных.
Третий вариант: автобус туда, такси обратно. Компания оплачивает поездки через корпоративный аккаунт, люди уезжают когда готовы. Дороже, но решает проблему.
Еда: обед и ужин — разные задачи
Обед должен быть быстрым и не должен никого уложить спать. Если после обеда ещё три часа программы, тяжёлая еда убьёт энергию. Шведский стол или боулы работают лучше, чем сидячий обед из трёх блюд.
Ужин — это событие. Его помнят, его фотографируют, и если команда запомнит день, она запомнит именно ужин. Здесь уже можно сидеть, заказывать вино, давать людям время.
Распространённая ошибка: заказать кейтеринг, который привозит еду в лотках, ставит на стол и уезжает. Если вы на природе или в арендованном зале, некому убрать, подогреть вторую партию, объяснить, что в каком контейнере. Либо кейтеринг остаётся с вами на весь вечер, либо выбирайте локацию со своей кухней.
Вечер после программы
День закончился в шесть. Ужин в семь. К девяти все поели. Дальше что?
Если ничего не запланировано, половина команды разойдётся, потому что непонятно, можно ли остаться. Если вы хотите, чтобы люди остались и говорили, нужна причина: бар, костёр, настолки, музыка. Не обязательно программа — достаточно места, где можно сидеть, и понимания, что вечер продолжается.
Музыка: если нужен фон, хватит плейлиста. Если нужна атмосфера — диджей. Живая группа работает, когда событие большое и есть танцпол; на тимбилдинге на двадцать человек группа звучит как чужая свадьба.
Фото и видео
Основатели попросят фотографа, потому что событие пойдёт в соцсети и в следующую инвесторскую презентацию. Фотограф нужен, но объясните ему заранее, что снимать.
Не репортаж, а контент: команда за столом, команда в активности, несколько портретов, общий кадр. Если фотограф снимает четыре часа подряд, половина материала уйдёт в корзину. Два часа целевой съёмки дают больше.
Видео работает, только если его смонтируют. Час сырого материала никто не откроет. Если бюджет есть — монтаж-ролик на минуту. Если бюджета нет — только фото.
Бюджет, который меняется каждую неделю
В стартапе бюджет появляется после раунда и замораживается, когда раунд задерживается. План на пятьдесят человек за неделю до события превращается в план на тридцать. Или наоборот.
Работайте с подрядчиками, которые дают финальную цену за три дня, а не за месяц. Площадка, кейтеринг, активность — всё должно масштабироваться. Если локация берёт предоплату в половину суммы за два месяца до события, вы рискуете.
Часть агентств планирует событие, потом передаёт бриф субподрядчикам, с которыми никогда не работала, и зарабатывает на каждой строке. Другая часть — свои люди делают смету, строят, ведут вечер. Разница в том, что первая модель ломается, когда что-то меняется, а вторая подстраивается.
Чем мы можем помочь
Этот гид написала команда After 5 Events — та часть компании, которая строит событие, а не выступает на нём. Мы делаем сметы, возим оборудование, стоим за пультом, пока идёт вечер. Если ваш бюджет ещё не утверждён или дата может сдвинуться — это нормально, мы под это работаем.
Перед звонком решите три вещи: примерная дата (или две возможных), сколько человек (или вилка), что важнее — запомнить или уложиться в бюджет. Остальное обсуждается.