After 5 EventsДата решается до площадки
Декабрьские пятницы забронированы к октябрю. Площадки, группы, ди-джеи — всё занято в одни и те же четыре вечера. Если дата гибкая, сдвиньте на четверг или на первые дни января. Если нет — начинайте искать площадку на два месяца раньше, чем кажется разумным.
Дата срывается из-за релиза продукта, из-за визита инвестора, из-за чужого отпуска. Это нормально для стартапа. Ненормально — когда из-за этого зал меняется в последний момент, потому что изначальный был забронирован жёстко.
Площадка определяет бюджет, а не наоборот
Стартап хочет что-то запоминающееся и недорогое одновременно. Это противоречие снимается выбором зала. Ресторанный зал с собственным звуком — это одна смета. Лофт с голыми стенами и высоким потолком — совсем другая, потому что туда везут всё: свет, звук, мебель, даже обогрев, если это январь.
Площадка съедает треть бюджета. Техника и работа — ещё треть. Кейтеринг — последнюю. Если бюджет может измениться за две недели до события, берите площадку, которая работает сама по себе и не требует строить в ней вечер с нуля.
Акустика для речей — это не акустика для танцев
В зале на сто человек, которые ужинают и разговаривают, микрофон для речи должен быть громче, чем кажется. Стеклянные стены отбрасывают звук обратно. Низкий потолок давит. Ковёр на полу глушит, кафель усиливает.
Выступления основателей, награждения, тосты — это центр вечера, и если их не слышно в дальнем углу, вечер провалился до того, как началась музыка. Уточните у площадки, что входит в их звук. Если это две колонки на стойках и микрофон на батарейках, этого хватит для тихого зала, но не для ужина на сто.
Звук для речей и звук для группы или диджея — это разные комплекты, разная настройка. Одно не заменяет другое.
Структура вечера ломается в двух местах
Ужин затягивается. Музыка начинается в половине одиннадцатого вместо десяти, гости устали, половина уже ушла. Или наоборот: ужин короткий, выступления быстрые, диджей включается в девять, а танцевать ещё никто не готов.
Распишите тайминг до получаса и держитесь его. Сбор гостей — полчаса. Ужин — час. Речи и награждения — полчаса, максимум сорок минут. Потом пауза, смена света, начало музыки. Если вечер проваливается, он проваливается именно в этом переходе.
Диджей или группа — это вопрос не стиля, а того, как быстро меняется зал после ужина. Группе нужна сцена, звукопроверка, пространство. Диджей ставит стол и работает. В стартапе, где решения меняются быстро и гости уходят рано, диджей — это часто более гибкий вариант.
Половина команды видит событие в сторис, а не вживую
Фотограф, видео, прямой эфир в инстаграм — это не украшение, это часть задачи. Новогодний корпоратив в стартапе работает на культуру и на найм. Люди, которые ещё не пришли в команду, увидят его в соцсетях.
Свет для фото и свет для танцпола — это разные вещи. Тёмный зал с цветными прожекторами выглядит эффектно вживую и плоско на камеру. Если съёмка важна, об этом говорят на этапе планирования света, а не вечером перед событием.
Две модели работы
Есть агентства, которые принимают заказ, составляют смету и передают бриф подрядчикам, с которыми никогда не работали плечом к плечу. Каждая строка в смете несёт наценку. Люди, которые грузят, вешают свет, настраивают звук, видят бриф в первый раз утром перед событием.
Есть другая модель: свои люди делают расчёт, свои везут технику, свои собирают зал и ведут вечер. Никакой цепочки посредников. Это не вопрос цены — это вопрос того, кто отвечает, когда что-то идёт не так в восемь вечера.
Мы — бригада, которая пишет эту инструкцию. After 5 Events — это продакшн и персонал. Группа и диджеи — это другие бренды того же дома, after5.ee и dj.after5.ee. Мы строим помещение, в котором происходит вечер, а не продаём вам описание этого вечера.
Что решить до звонка
Дату. Хотя бы диапазон в неделю.
Количество гостей — не точное, но в пределах двадцати человек.
Формат вечера: только ужин и речи, или ужин и танцы после.
Что важнее — запомнить или уложиться в бюджет. Если оба, то в какой именно бюджет.
Всё остальное решается в разговоре.