After 5 EventsAjaraam määrab valikud
Kui suvepäevad on juunis, broneerida tuleb veebruaris. Augustikuine üritus pannakse paika märtsis. Hea paik ja pädev tehnika ei ole kunagi saadaval kuus nädalat enne.
See ei ole müügijuttu. Telk tarnitakse teiselt poolt riiki ja selle püstitamine võtab päeva. Helitehnik, kes teab, kuidas ruum töötab, teeb suve jooksul kakskümmend üritust ja tema kalender täitub varakult. Koht, kus on tuba viiekümne inimese jaoks ja ruum sadakond tantsulattu mahutada, on juunikuus broneeritud juba jaanuaris.
Külaliste arv enne kohta
Oled harjunud tellima siis, kui arv on kindel. Suvepäevadel peab arv olema kindel enne, kui saad kohta otsida.
Koht mahutab mingi arvu inimesed ööseks ja teise arvu õhtusele peole. Broneerid koha, kinnitad numbri ja siis hakkavad liikuma need otsused, mis numbrist sõltuvad: busside arv, hommikusöök, telgi pindala, laudade paigutus.
Kui perel lubatakse kaasa tulla, kahekordista number kohe alguses. Pool sellest on lapsed ja nemad ei istu paigal.
Katus enne kõike muud
Eestis sajab juunis iga kolmandal nädalavahetusel. Augustis on soe, kuid õhtuks jahtub ja kell üksteist on inimesed telgist väljas või mantlid seljas.
Otsus pole see, kas ilm on ilus. Otsus on, kas sind süüdistatakse, kui sajab.
Kui üritus on õues ja katus puudub, vaja on telki. Telk ei ole ese, mida tuuakse hommikul kohale. Telk vajab maapinda, kinnitust, elektrit ja ehitusaega, ja ta tuleb tellida kuus nädalat ette. Kohas, kus on olemas suur saal või laut, on sul üks murettekitav muutuja vähem.
Heli ja valgus ei tule koos ruumiga
Mõnikord ütleb koht, et neil on helisüsteem. See tähendab enamasti lakke kinnitatud kõlarit, mis on piisav taustmuusikaks lõunasöögil, kuid mitte peoks.
Õhtune pidu vajab laval olevat helitehnikat, kõlareid, mida saab suunata, mikrofone, mis ei karju, ja valgustust, mida saab muuta vastavalt sellele, kas keegi räägib või tantsitakse. Seda ei paigaldata tunni jooksul. Tehnik saabub pärastlõunal, ehitab süsteemi üles, kontrollib ruumi akustikat ja reguleerib seda ümber, sest iga ruum võitleb sinuga erinevalt.
Kui tellisite bändi või DJ, siis nende enda tehnikat ei pruugi piisata. Bänd eeldab lava, toitepunkte, mikserpulti ja monitoreid. DJ vajab kahte asja: stabiilset elektrit ja teda ei sega pealtvaatajad.
Elekter õues ei ole sama mis elekter ruumis
Kui üritus on õues, ei ole elekter seal lihtsalt olemas. On vaja generaatorit või kaablit, mis jookseb hoonest välja, ja seda peab keegi ette planeerima.
Helitehnika, valgustus, köök, kohviautomaadid — kõik tarbivad voolu samaaegselt. Kui kohas on ainult üks pistikupesa ja pikendusjuhe, ei tööta miski sellest poolteist tundi hiljem.
Küsi elektrist enne, kui keegi midagi kohale toob. Tehnik saab selle parandada, aga ainult siis, kui ta teab sellest nädal ette, mitte siis, kui ta juba parklas on.
Transport ja toitlustus on sinu osa, aga need seovad tehnika ajastuse
Buss väljub hommikul Tallinnast. Lõunasööki pakutakse keskpäeval. Õhtusöök on kell seitse, pidu algab kell üheksa. Hommikusöök on kell üheksa ja buss läheb tagasi keskpäeval.
See ajakava näib olevat sinu kontrolli all, aga see ei ole. Helimeeskond peab saabuma enne külalisi, sest lava ei ehitata publiku ees. Kui õhtusöök lükkub, nihkub peo algus ja sellega ka tehnika testimise aeg. Kui hommikusöök on kella üheksa paiku, peavad tehnikud lammutama õhtul kella kahe ajal, sest hommikul on ruum juba kaetud laudadega.
Mõtle ajastust kui üksteise peale virnastatud otsuseid. Üks nihe liigutab kõike muud.
Kokkuvõte: mida otsustada enne, kui helistad
After 5 Events on meeskond, kes kirjutab seda juhendit: need inimesed, kes saabuvad hommikul veoautoga, leiavad toite, seavad helisüsteemi üles ja on ikka veel kohal siis, kui viimane kast laetakse tagasi.
Meie ei edasta tellimust alltöövõtjatele. Sama meeskond, kes pakub hinnapakkumist, ehitab lavastuse, tesib ruumi akustikat ja juhib õhtut. Kui midagi läheb valesti, vastutab see inimene, kes selle püsti pani.
Enne kui kellelegi helistad:
- Kinnita inimeste arv. Mitte umbkaudu, vaid number, mille alusel saab ruumi otsida.
- Otsusta, kas vajad katet. Ilmast sõltuvad plaanid ei ole plaanid.
- Küsi koha kohta elektri järgi. Mitte ruumi suuruse või vaadet, vaid seda, kust tuleb vool.
- Alusta talvel. Parimad kohad, tehnikud ja tehnika ei ole augustis vabad.
Otsus, mille ees nüüd seisad, ei ole see, kas sa vajad kedagi. Otsus on, kas sa tellid kellegi käest, kelle inimesed tulevad sinu üritusele esimest korda, või kellegi käest, kelle meeskond on igal õhtul kohal.