After 5 EventsBroneeri koht enne, kui kaotad kuupäeva
Kui tiim on kakskend inimest ja soovid minna välja juuni teisel nädalavahetusel, on veebruaris veel valikut. Aprillis on järel need kohad, kus keegi teine loobus. Mais helistad läbi paari numbri ja valid selle, mis võtab vastu.
Puhkekeskused, mõisad ja talukompleksid, kus on konverentsiruum, köök, magamiskoht ja võimalus telk üles panna — need täituvad kvartalite kaupa. Mida suurem grupp, seda varem peab broneerima. Kümne inimese jaoks leiab alati kohta. Viiekümne jaoks mitte.
Kui koht on kinni, saad öelda inimestele kuupäeva. Kui kuupäeva teed enne kindlaks, võid olla see tiimijuht, kes saadab mais ringi, et kahjuks ei saanudki.
Katus või ilmaprognoos
Suvel võib vihma tulla igal nädalal, ning telk ilma katuseta on hasart, mitte plaan. Terveks päevaks väljas olemine eeldab, et keegi on mõelnud läbi kolm stsenaariit: päike, vihm ja tugev tuul. Neist kaks kolmest tähendavad, et peab olema ruum, kuhu minna.
Mõned kohad pakuvad varikatust looduslikult — laudu ja puid, mille alla saab. Enamus ei paku. Telgi rent koos põrandaga ja kõrvalseinadega maksab, aga see on number, mida saab planeerida. Õhtu ärajäämine, sest kõik istuvad majas ja keegi ei julge välja minna, ei maksa midagi, aga see on see suvepäev, mida mäletatakse.
Kui kohas on suur siseruum — rehielamu, konverentsisaal, söögimaja — siis lihtsalt kasuta seda. Õhtul niikuinii lähevad kõik sinna, kus on heli ja valgus.
Vool, heli ja valgus
Restoranis on pistikupesad seinte ääres, ning need annavad kokku võib-olla kaks kilovatti. Korralik helisüsteem võtab rohkem. Valgustus võtab rohkem. Kui tahad, et õhtul oleks tantsupõrand ja inimesed kuuleksid muusikat ka siis, kui räägivad, vajad võimsust, mida tavaline tare ei paku.
Talukompleksides ja puhkekeskustes on sageli olemas jaoturkapp, mille juurde saab ühendada ja millelt võtab tehnika, mis peab. Sellisel juhul on küsimus vaid selles, kas kohapeal on oma tehnika või tuleb see kaasa tuua. Kui kohapeal on, küsi, mis seal täpsemalt on. "Tehnika olemas" võib tähendada kahte kõlarit laudade vahel, ja see pole see, mis seitsmekümnel inimesel õhtul vaja läheb.
Kui koht on täiesti väljas — niit või metsatukk — siis vool tuleb generaatoriga. See ei ole keeruline, aga see on rida eelarves ja logistikas, ning keegi peab selle rea kirja panema.
Programm päeval, pidu õhtul
Päevane pool on see, kus tiimijuhid tavaliselt pingutavad: matkad, viktoriin, seiklusmängud, meeskonnavõistlused. Õhtane pool saab vähem tähelepanu, ning siis selgub kohapeal, et keegi ei ole mõelnud, kuidas kuuskümmend inimest istuvad, kuulevad ja hiljem tantsivad.
Kui õhtul on elav muusika või DJ, siis eeldab see helikorras ruumi, piisavat valgust ja mingit korraldust toolidega. Inimesed ei hakka iseenesest tantsima, kui kõlar on nurgas ja ruum on päevavalguses. Nad jäävad lauda istuma ja lahkuvad varem.
Õhtu ei pea olema gala. Aga kui tahad, et inimesed omavahel räägiksid, siis peavad nad üksteist kuulma, ning kui tahad, et nad hiljem tantsiks, peab olema koht, kus seda teha. See ei juhtu iseenesest, isegi mitte hea muusikaga.
Kes ehitab ja kes koristab hommikul
Suvepäevade korraldamisel on kaks mudelit. Esimene: lepid kokku programmifirmaga, kes edastab tellimuse alama koostööpartneritele — telk ühelt, heli teiselt, õhtune muusika kolmandalt — ja igaüks neist ilmub eraldi, oma ajal, oma esindajaga. Teine: räägid inimestega, kes ise tsiteerivad, ise püstitavad, ise skaala paika seavad ja kes on kohapeal selleks ajaks, kui esimene külaline saabub.
Esimene mudel töötab, kui kõik läheb plaanipäraselt. Teine töötab ka siis, kui ei lähe. Kui hommikul tuleb vihm ja telk peab kolm tundi varem püsti minema, ei jõua sa helistada neljas kohta. Helistad ühte numbrit ja inimesed, kes niikuinii tulemas olid, lahendavad.
Pärast südaööd, kui viimased lauast lahkuvad, peab keegi veel kõik maha võtma. Kui see keegi oled sina või sinu assistent, siis pane oma plaani kell kolm hommikul. Kui see on meeskond, kes tuli koos tehnikaga, siis magad normaalselt.
Toitlustus ja transport
Mitmepäevane suvepäev eeldab vähemalt kolme söögi korraldamist, ning kui koht ise seda ei tee, tuleb leida keegi, kes teeb. Hommikusöök pärast pidu on koht, kus enamik plaane jätavad inimesed tühja laua ja kohvi tühjaks joomas.
Transport sõltub kohast. Kui grupp on kakskümmend ja koht on tunni kaugusel, mahuvad kõik ühte bussi. Kui grupp on viiskümmend ja koht on kaks tundi eemal, on kaks bussi või inimesed sõidavad ise. Viimane tähendab, et keegi jääb maha, keegi jõuab varem ja keegi tahab kesköö paiku ära tulla. Bussiga on algus ja lõpp selge.
Kellega sa räägid
Kui helistad suvepäevade pakkuja, küsi, kas see inimene ise kohale tuleb. Kui ei, küsi, kes tuleb, ning kas see on iga kord sama inimene. Kui vastus pole selge, otsid kellegi teisega.
Me — After 5 Events — tsiteerime, ehitame, käitame ja demonteerime ise. See on erinevus, mis näha ei ole pakkumises, vaid siis, kui buss hilineb või vihm hakkab kell neli. Siis on telefonil inimene, kes juba kohapeal on, ning kes teab, kus kaablid, kus toitlus ja millal on viimane buss tagasi.
Otsustad nüüd kahe asja vahel: kas korraldad ise ja tellid eraldi need asjad, mis pead, või annad üle kellelegi, kes on seda sada korda teinud. Esimene annab kontrolli, teine annab und öösel enne.
Enne helistamist mõtle läbi kolm asja: koht ja kuupäev, kas tahad katust, ning mis juhtub õhtul pärast sööki. Ülejäänu saab paika. Neid kolme ei saa.