After 5 EventsKuupäev ja arv lukustavad kõik muu
Alusta kuupäevast ja osalejate arvust. Kõik ülejäänu oleneb neist kahest. Hea puhkemaja Pärnumaal on juuniks broneeritud juba märtsis. Mõisapark Läänemaal ei sõlmi lepingut enne, kui tead, kas tegu on viiekümne või kahesajaga.
Kui pere tuleb kaasa, siis tekivad ruumid, voodid, hommikusöök. Kui pere ei tule, siis ei teki. Otsusta see ära enne, kui helistad kuhugi.
Koht ja katus, siis alles programm
Ära planeeri päeva enne, kui tead, kus see toimub. Programm sõltub kohast, mitte vastupidi. Laudu saab seada kuhugi, köisrada mitte.
Esimene küsimus pole tegevus, vaid katus. Juuni vihma eest ei põgene ümberplaneerimisega, sest asenduskohta pole. On telk, saun, ait või saal — ja alles siis, kui see number on olemas, tekib programm selle ümber.
Teine küsimus on vool. Kui õhtune pidu toimub õues või renoveerimata hoones, siis heli ja valgus tulevad diiselgeneraatoriga või neid ei tule üldse. Seda ei lahenda tehniline meeskond kohale jõudes, see lahendatakse koha broneerimisel.
Päevakava ehitatakse tagantpoolt
Õhtune pidu on suvepäevade kese. Ükskõik, mis päeval juhtub — matkamine, viktoriin, võrgupall — , õhtu on see, mida meenutavad.
Pidu algab siis, kui pimedaks läheb või kui telki saab sulgeda. See tähendab juunis kümmet-ühte õhtul. Toit tuleb enne seda, kas siis grillina kell kaheksa või istumisõhtusöögina kell seitse. Päevategevused peavad jätma aega pesemiseks, riietumiseks ja selle jaoks, et olla paigal enne, kui midagi algab.
Töö tagurpidi: õhtu kell üksteist, õhtusöök kell kaheksa, päevaprogrammi lõpp kell kuus, päevaprogrammi algus kell kaks, saabumine kell kaksteist. Tunnikava ei ole soovide nimekiri, see on sõltuvuste ahel.
Tehnika läheb kirja siis, kui formaat on selge
Kui on selge, kas tegu on istumisõhtusöögiga saalis või grillipeoga õues, tuleb nimetada tehnika. Saali puhul on vaja heli kogu ruumile, valgust kõikidesse nurkadesse ja mikrofone kõnelejatele. Telgi puhul on vaja sama asja, aga kolm korda rohkem voolu ja kahekordset varuplaani vihma peale.
Heli- ja valgustehnika ei ole detail, mida tellitakse päev enne. Hea meeskond tuleb oma inimestega, monteerib pärastlõunal, testib enne sööki ja seisab kõrvalt terve õhtu. Kokkupandud pakett allhankijalt tuleb kellelegi võõrale, ilma juhita ja ilma varuosata.
Kui bänd või DJ on juba kokku lepitud, anna tehnikameeskonnale teada. Enamasti töötavad nad koos. Kui mitte, siis peab keegi koordineerima, ja see keegi on sina.
Toidu detail saab paika viimase kahe nädala jooksul
Menüü koostatakse pärast programmi. Grilliliha kogus sõltub sellest, kui kaua inimesed on õues liikunud ja mitu klaasi nad jõuavad juua enne, kui toit välja tuuakse. Hommikusöök kahekümne viiele inimesele on võileivad; kahesajale on rida kuuma toitu puhveti laudadel.
Piirded tuleb nimetada: kes on taimetoitlane, allergik, ei joo. Seda ei saa korraldaja ise otsustada ega kohapealt välja mõelda.
Kui toit tuleb puhkemaja köögi kaudu, siis menüü on pakett ja seda muudetakse vähe. Kui toitlustus tuleb väljastpoolt, siis iga road on kokkuleppe teema ja number kinnitatakse nädal enne.
Viimane nädal on kinnitusteks
Viimane nädal pole planeerimiseks. Koht on broneeritud, programm paika pandud, tehnika lepingus, buss tellitud. Viimane nädal on kinnitusteks.
Kinnita kohaga lõplik arv, kinnita bussifirmaga väljumise kellaaeg, kinnita tehnikaga, kust tuli võetakse ja kuhu kaup maha jääb. Kinnita toitlustajaga, kui palju lapsi tuleb ja kellele laktoosivaba.
Kui nädal enne selgub, et koht ei sobi või formaat on vale, siis muudatus maksab kolm korda rohkem kui algne hind. Enamik asju on juba kinni makstud.
Päeva hommik ja õhtu organisaatori toolilt
Päeva hommikul pole sinu töö midagi korraldada. Päeva hommikul on sinu töö kontrollida, et teised saavad oma tööd teha. Kas kohale jõudmine toimub õigel kellaajal, kas ruumid on lahti, kas tehnikameeskond saab sisse, kas toit jõuab õigesse kohta.
Õhtul, kui pidu käib, ei pea organisaator enam midagi juhtima. Kui heli on õige ja valgus töötab, kui toit tuli välja õigel ajal ja bänd alustas kokkulepitud hetkel, siis pole töö õhtul probleeme lahendada — töö on koos olla.
Hommikul, kui rahvas ärkab ja hommikusöök ootab, on sinu töö viimane kord kontrollida, et buss väljub õigel kellaajal. Siis on suvepäevad tehtud.
Mis tuleb otsustada enne kõnesid
Enne kui helistad kohta, bändi või tehnikafirmasse, peavad kuupäev ja ligikaudne arv olemas olema. Enne kui tellid transpordi, peavad saabumise ja lahkumise kellaajad paigas olema. Enne kui kinnitad menüü, peab selge olema, kas tegu on istumise või seismisega.
After 5 Events on meeskond, kes tsiteerib, ehitab ja teeb läbi kogu õhtu — sama kollektiiv algusest lõpuni. Kõik oleneb sellest, mis on paika pandud enne esimest kõnet.