After 5 EventsKuupäev ja ruum otsustatakse koos
Tavaliselt öeldakse, et vali esmalt kuupäev, siis ruum. Jõulupeol on keerulisem: kuupäev ja ruum otsustatakse üheskoos, sest detsembri nädalalõpud on broneeritud juba suve lõpus ja see, mis on vaba, määrab sageli, millal pidu saab toimuda. Kui sulle öeldi "detsembris, umbes viiskümmend inimest", siis esimene samm on helistada kolme ruumi ja küsida, millal neil veel on. Alles siis saad pakkuda kuupäevi tagasi.
Ruum peab mahutama kõik laudade taha, mitte lihtsalt püsti. Igas ruumis on number, mida nimetatakse istumiskohaks, aga see eeldab, et lauad on paigutatud nii nagu toimib selles ruumis. Madal lagi või seinad, kus pole, kuhu ekraani riputada, ei muuda numbrit, aga muudavad õhtut.
Kõne kuuleb tagumises reas või ei kuule
Jõulupidu tähendab alati kõnesid, ja esimene tehniline otsus on see, kuidas neid kuuldavaks teha täis ja mürises ruumis. Kui ruum on pikk ja kitsas, siis heli läheb tagaseina peale ja tuleb tagasi võimendunult. Kui lagi on madal, siis kõik läheb kokku ja tagumises reas kuuled müra, mitte sõnu. Kui ruum on suur ja külgedel on rõdud, siis osa rahvast on varjus ja neid ei kuule keegi.
Õige tehnika algab ruumist, mitte soovide nimekirjast. Keegi, kes tsiteerib mikrofonide arvu enne, kui on ruumi näinud, ei tea, millest räägib. See, mis toimib ühes saalis, ei pruugi toimida teises, ja kui kõne ajal on tagapool kära või tagasiside, siis see jääb meelde rohkem kui ükski muu osa õhtust. Ära lase ennast rahustada lausega, et "see saab korda" — küsi, kuidas täpselt see korda saab.
Õhtu vorm otsustatakse ettepoole, mitte õhtul
Lõunad ja auhinnad enne bändi, bänd enne kella üksteist, lõpp enne kahte. See on karkass, aga see ei ütle, kui pikk lõuna on ega kus lõpeb rääkimine ja algab tantsuplats. Kui õhtusöök kestab kaks ja pool tundi ja muusika algab südaööl, siis pooled lahkuvad enne seda. Kui muusika on juba kell kümme, siis räägitakse üle selle.
Otsus tehakse enne broneerimist: kas õhtu on lõuna ja kõnede üritus, kuhu lisatakse muusika, või õhtu, kus süüakse kiirelt ja tantsitakse pikalt. Kumbki on korrektne, aga need vajavad erinevat planeerimist ja erinevat ruumi. Ära ürita teha mõlemat täispikalt — valik on ikka juba tehtud, lihtsalt keegi ei ole seda välja öelnud.
Saali ülesehitus ja tehnika sisse- ja väljaviimine
Ruum, kus külalised saabuvad samal uksest, kust tuleb hommikul tehnika sisse, tähendab, et kõik peab olema üleval ja peidetud enne vastuvõttu. Mõnes ruumis on laadimisala, kus saab veoautost otse sisse, teises peab vedama läbi fuajee, kolmandas üles lifti kaudu, mis ei võta nelja meetrit pikka trussitoru.
See pole eksootika — see on täpselt see, mis juhtub hommikul seitsme paiku, ja see määrab, kui palju aega läheb vaja ja mis võib üldse teoks saada. Kui ruum asub vanalinnas ega ole laadimisala, siis kogu kaabel ja valgustus tuuakse sisse käsitsi. Kui korrus on kõrge ja lagi talastatud, siis riputamine võtab kaks korda kauem kui saalis, kus riba kinnitub otse lae külge. Ära broneeri ruumi enne, kui keegi on käinud seal vaatamas, kus on pistikud ja kust tuleb vool.
Bänd, DJ või mõlemad — ja kumb alustab
Peaaegu alati küsitakse, kas peaks olema bänd või DJ. Tihti on mõlemad, aga siis tekib küsimus, kumb alustab ja kus toimub vahetus. Kui bänd mängib esimese tunni ja DJ tuleb kell kaksteist, siis bänd ehitab maha ja DJ ehitab üles selle aja sees, kui inimesed seisavad ringi ja ootavad. Kui tehnika on jagatud, siis vahetus võtab kümme minutit, mitte pool tundi.
Lihtne on paluda "kõike", aga igaüks vajab ruumi ja aega. Bänd vajab lava ja tagalat, DJ vajab lauda, mis ei värise. Mõlemad vajavad voolu, aga mitte samast kohast. Kui pakkumine lubab mõlemat, aga ei ütle, kuidas üks asendub teisega, siis see lause on seal ainult müügisõnana.
Ekraan kõnede ajal ja see, mida keegi ei näe
Kui juhil on slaidid, siis ekraan peab olema seal, kuhu kõik saavad vaadata ilma kaela keeramata. See kõlab ilmsena, aga pooltel üritustel on ekraan paigutatud sellesse kohta, kuhu see füüsiliselt mahtus, mitte sinna, kus sellest kasu on. Ekraan saali ääres ei tööta, kui lauad vaatavad ettepoole. Ekraan, mis ripub keset ja katab bändi pooleks õhtuks, ei tööta samuti.
Üks ekraan kahes otsas, võimendus keskel, slaididega sülelaud laua ääres, kust saab märku anda, kui miski jääb kinni. Üks inimene puldiga, kes teab, millal vajutada edasi, ja kes ei lahku saalist selle pooleks minutiks, kui vajutatakse. See pole valgustus ega heli — aga kui ekraan jääb mustaks või näitab vale slaidi just siis, kui juht hakkab rääkima, siis kõik muu läheb kaotsi.
Kinnitamine kirjalikult ja plaan B, mida ei pea küsima
Juhiabi töö eripära on see, et kinnitused tulevad hiljaks ja muutuvad. Kui vastus on "arvatavasti jah", siis see ei ole vastus ja ühtegi broneeringut ei saa sellega teha. Küsi otsust konkreetselt: kas kuupäev on kinnitatud? Kas eelarve, mida sulle öeldi, on eelarve, millega töötada? Kas kõneleja vajab ka videot või ainult slaide?
Ja varu plaan B, mida ei pea õhtul juhilt küsima. Kui mikrofon vajub või ekraan jääb kinni, siis keegi peab kohe teadma, mida teha, ja see keegi ei tohiks olla inimene, kes parasjagu saalis kõneleb. Varu mikrofon, teine sülelaud, kontakt inimesega, kellel on juurdepääs tehnikale. See kõik lepitakse kokku enne, ja kui tellid kellegagi, kes ütleb "meie inimesed on kohal", siis küsi, kes täpselt ja millise telefoniga.
Mida otsustada enne, kui kellelegi helistad
Otsus, mille ees seisad, ei ole korraldaja ega bändi valimine. Otsus on see, kas teed lepingud ise igaühe eraldi — ruum, tehnika, muusika, teenindus — või töötad kellegagi, kelle enda meeskond tsiteerib, ehitab ja jooksutab õhtu lõpuni. Esimene võimaldab kõike täpselt nii nagu soovid, aga tähendab, et sina oled see, kes koordineerib viit vestlust ja kannab riski, kui üks neist ei ilmu. Teine tähendab ühte vestlust ja ühte telefoninumbrit õhtul, aga väiksemat kontrolli.
Enne kui helistad kuhugi, pane kirja: kuupäev või kolm kuupäeva, külaliste arv, kas lõuna või seisnud vastuvõtt, kas on kõnesid ja kas on vaja ekraani. Ülejäänud saab küsida. Me oleme After 5 Events — meeskond, kes ehitab saali ja käitab tehnikat, mitte see, kes edastab tellimuse allhangetele. Kui helistad, siis räägi inimesega, kes on seal ka õhtul.