Jõulupidu — logistikaettevõttes

Kuupäev enne kohta

Detsembris on neli reede õhtut, mida kõik tahavad. Kui oled selleks ajaks saali broneerinud, valid veel. Kui ei, siis valitakse sinu eest — laupäev, kui reede on läinud, või nädal varem kui oleksid tahtnud, või saal poolteist tundi kesklinnast.

Otsus on lihtne: pane kuupäev paika kohe, kui kalendris on selgust. Kõik muu — saal, menüü, bänd — järgneb sellele.

Saal ja parkimine

Transpordirahvas sõidab tööle autoga. See tähendab, et pärast õhtut on kaks teed: osa lahkub oma autoga varakult, osa jääb ja vajab transporti koju. Mõlemat saab planeerida, aga mitte korraga ignoreerida.

Saal terminali või kontori lähedal parkimisega on praktiline valik. Kesklinnas saal nõuab kas bussitransporti või seda, et pool rahvast läheb enne lõppu. Võid seda otsust teha, aga tee see teadlikult.

Saali valimisel küsi kohe laevastuse võimalust. Detsembris on saalid broneeritud ja kaks kuud hiljem pole teist võimalust.

Õhtu kuju

Jõulupidu on õhtusöök koos kõnede ja autasudega, seejärel bänd või DJ ja tants. See, mis selle vahel valesti läheb, on tempo. Õhtusöök kestab kaks tundi, kõned veelgi kauem, muusika algab kell üksteist ja pooled on juba lahkunud.

Otsusta õhtusöögi lõpp ette. Menüü koostatakse selle järgi, mitte vastupidi. Kui soovid, et rahvas tantsiks, algab muusika hiljemalt kümne paiku, mis tähendab, et süüakse kaheksast kümneni.

Kõned toimuvad süües, mitte pärast. Kui jätad kõned lõppu, lükkad muusika veel hiljem.

Heli täissaalis

Kui saal on täis, laud kaetud ja inimesed räägivad, siis heli ei käitu nii nagu tühjas ruumis. Kõne peab olema kuulda ka tagumise laua taga, aga mitte nii valjult, et esireas hakkab kõrvu.

See pole mikrofoni küsimus, vaid süsteemi paigutuse ja häälestamise küsimus. Enamik saale pakub heli, aga saaliheli on tehtud esitlusele, mitte õhtusöögile koos kõnedega. Kui sinu ürituse kriitiline punkt on see, et juhatuse kõne peab olema kuulda, ütle seda broneerimisel.

Tehnika ja ettevõtte vahel

On kaks moodi tellida üritust. Esimene: broneerid saali, üritusagentuuri, catererilt toidu, mujalt heli ja valguse ja veel kelleltki bändi. Teine: üks meeskond, kes teeb kõike, tsiteerib, ehitab ja viib läbi oma inimestega.

Esimene maksab rohkem, sest iga ettevõte lisab oma marginaali ja mitte keegi ei vastuta tervikelamuse eest. Teine on odavam ja kiirem, kui see ettevõte tegelikult teeb kõike ise, mitte ei paku seda lihtsalt pakkumises.

Küsi alati: kes füüsiliselt ehitab saali, kes jookseb heli ja kes tuleb hommikul seitse kaubikuga. Kui vastus on alati sama nimi, on see üks hind. Kui mitte, on see mitu hinda kokku.

Bänd või DJ

Logistikaettevõtte publik on praktiline ja enamasti meessoost. Muusika valik peab olema lai — midagi tantsida, midagi kuulata, midagi, mida laulab kaasa pooled saalist. See ei tähenda pilli all segamini kõike, vaid seda, et õhtu läheb edasi.

Bänd täidab ruumi ja toob kaasa energia, mille pealt õhtu tõuseb. DJ on paindlikum, odavam ja lihtsam seadistada, aga inimesed peavad ise energiat lisama.

Otsus pole õige või vale, vaid kulutuste ja õhtu iseloomu küsimus. Kui bänd, broneeri vara — samad neli reede kehtivad nende kohta topelt.

Transport tagasi

Pooled ettevõtted unustavad selle ära ja lahendavad seda õhtul ise taksodega. See töötab, aga on kallis ja juhuslik. Kui tood rahvast bussiga kohale, vii ka tagasi — vähemalt kaks ringi, üks südaööl, teine paar tundi hiljem.

Kui saal on parkimisega ja inimesed sõidavad ise, ütle ette, et autoga ei sõideta. Keegi peab seda ütlema, muidu eeldatakse vastupidist.

Mis otsustada enne helistamist

Kuupäev ja umbkaudne külaliste arv on miinimum. Kui tead juba saali või piirkonda, ütled seda. Kui tead, mis osa õhtust maksab kõige rohkem — bänd, kohtumine, tehnika —, ütles ka seda.

See, mida ei pea teadma: täpne menüü, detailne kava, dekoratsioon. Need otsustatakse peale seda, kui saal ja kuupäev on paigas.

Meie oleme meeskond, kes ehitab saali, paigaldab tehnika ja jookseb õhtu algusest lõpuni. Sama firma, mis tsiteerib, toob ka hommikul kaubiku ja seisab kell kaks öösel veel laos. Otsusta, kas soovid üht vestlust või viit, ja helista siis.