After 5 EventsДата фиксирована раньше площадки
Презентация продукта назначается не тогда, когда удобно, а когда готов продукт. Дата жёсткая, переносить её нельзя, и площадка подбирается под неё, а не наоборот. Это значит, что площадка обходится дороже, чем на корпоративе, где можно сдвинуться на неделю ради свободной даты.
Если презентация попадает на сезон — май, сентябрь, начало декабря — цена площадки может удвоиться. Залы с техническим оснащением бронируются за два месяца, иногда раньше. Оставить площадку на последний момент — значит выбирать из того, что осталось, а не из того, что подходит.
Что входит в «включено» у площадки
Площадка всегда что-то включает в стоимость. Разобраться, что именно, — это первая строка бюджета, которая либо экономит деньги, либо заставляет платить дважды.
Обычно включены: стулья, столы, базовый свет в зале, уборка после мероприятия. Редко включены: проектор с экраном нужного размера, микрофоны, звук для выступления, сцена или подиум. Почти никогда не включены: свет, который подходит для съёмки, возможность затемнить зал полностью, tech rider для прямой трансляции.
Если на презентации выступает спикер и показывают продукт, то того, что «уже есть на площадке», не хватит. Проектор есть, но его яркости не хватает при дневном свете. Микрофон есть, но петличный нужен отдельно. Свет есть, но он направлен на гостей, а не на сцену.
Техническая часть дешевле, если её решают до подписания договора с площадкой
Производственная компания сначала уточняет, что будет на сцене, сколько человек выступает, нужна ли трансляция, будет ли съёмка, и только после этого называет, какая площадка подходит технически.
Если площадка уже выбрана, техника подстраивается под её ограничения: низкие потолки, нет возможности подвесить свет, нет отдельного входа для загрузки оборудования, электрическая мощность недостаточна. Всё это решаемо, но дороже. Генератор, дополнительные стойки, внешний экран — всё это появляется, когда площадка выбрана без учёта технической части.
Порядок, который экономит: сначала программа и формат, потом техническое задание, потом площадка.
Еда и напитки: стоимость на человека обманчива
Когда площадка называет цену на человека за кейтеринг, в неё обычно не входит: барная стойка, бармен, посуда для welcome-напитков, кофе-брейк до начала, вода на столах спикеров, еда для технической бригады.
Расчёт на человека работает, если все придут одновременно и съедят ровно свою порцию. На презентациях продукта это не так: гости приходят волнами, часть уходит сразу после выступления, журналисты приезжают на час. Закладывать нужно не количество приглашённых, а количество съеденного — а это обычно на двадцать процентов больше.
Бар отдельно. Если на мероприятии алкоголь, барная стойка и бармен — это отдельная строка, даже если напитки предоставляет площадка.
Трансляция и съёмка стоят дороже самой техники
Прямая трансляция — это не камера и не оператор. Это отдельный интернет-канал, резервный канал, пульт, который сводит картинку и звук, человек, который этим пультом управляет, и репетиция, на которой проверяют, что всё работает.
Фотограф и видеооператор снимают то, что правильно освещено. Если свет направлен на зал, а не на сцену, материал либо тёмный, либо пересвечен прожекторами. Съёмка становится дешевле, если техническая часть сразу строится с учётом камеры.
Что обычно не закладывают
Печать материалов — баннеры, ролл-апы, таблички, бейджи — если их делает не типография площадки, это отдельные расходы плюс доставка и монтаж.
Регистрация гостей. Стойка, планшет или ноутбук, человек, который встречает и отмечает.
Транспорт для гостей, если мероприятие за городом или на площадке без удобного подъезда.
Час до и три часа после. Техника завозится до начала, монтируется, тестируется. После мероприятия — демонтаж и вывоз. Площадка обычно продаёт время блоками, и если официально мероприятие длится три часа, оплачивать придётся шесть.
Две модели работы — разная структура цены
Есть компании, которые принимают заказ, составляют смету и пересылают задачу подрядчикам: одни привозят звук, другие — свет, третьи — мебель. Координатор зарабатывает на каждой строке и редко видел, как эти подрядчики работают вместе.
Есть компании, чья бригада строит, подключает и управляет вечером — те же люди, что составляли смету. Цена выглядит иначе: меньше строк, но каждая точнее, потому что человек, который называет цифру, знает, сколько времени уходит на монтаж в конкретном зале.
Это After 5 Events — производственная сторона компании, чья бригада приезжает с оборудованием и остаётся до конца.
Что решить до звонка
Дата и примерное количество гостей. Будет ли выступление, будет ли показ продукта, нужна ли трансляция. Фиксирована ли уже площадка или её ещё можно выбрать с учётом технической части.
Остальное — разговор для сметы.