After 5 EventsМесто: что на самом деле включено
Площадка — это не только цена за день. Это крыша над головой, если погода сломает план. Это электричество там, где нужна сцена. Это кухня, если площадка обещает «всё включено», или разрешение привезти кейтеринг, если своей кухни нет.
У загородного центра обычно есть база: корпуса для ночёвки, столовая, беседки, баня. Что входит в стоимость аренды — уточняется до перевода предоплаты. Одна площадка даёт посуду, стулья и охрану. Другая сдаёт только землю, и всё остальное — отдельной строкой.
Крыша — первое решение. Если вечер на улице, то в июне и в августе он может пройти под дождём. Шатёр ставится заранее. Сарай или зал в усадьбе даёт гарантию, но там свои ограничения: высота потолка, расстояние до ближайшей розетки, запрет на открытый огонь.
Лучшие площадки бронируются в январе—феврале. К маю выбор сужается до того, что осталось.
Еда и напитки: где переплачивают и где экономят зря
Если площадка настаивает на своём кейтеринге — узнайте меню и цену за человека до того, как подписали договор аренды. Если можно привезти еду — решите, кто готовит, кто привозит, кто накрывает и кто убирает.
Обед после активностей — это не фуршет. Людям нужно сесть. Посчитайте столы и стулья. Если их нет, их везут, ставят и увозят — отдельная статья.
Вечером пьют. Открытый бар стоит дороже, чем кажется, и к полуночи там стоят трое. Пакетное решение — фиксированный набор на человека, вино и пиво по числу гостей, крепкое — под запрос. Это дешевле и даёт контроль.
Утром нужен завтрак и кофе до посадки в автобус. Если площадка его не даёт — закладывайте.
Техническое обеспечение: почему это решается до выбора шатра
Вечером нужен звук, которым можно перекрыть сто человек в шатре, и свет, которым можно нарисовать сцену в помещении без окон. Это не колонка и не гирлянда.
Звук требует электричества — на площадке либо есть щиток с нужной мощностью в нужном месте, либо его нет, и тогда тянут кабель или везут генератор. Генератор — это шум, солярка, место под него в стороне от шатра и человек, который следит, чтобы он не заглох в разгар выступления.
Свет требует высоты и точек подвеса. Шатёр ставится с учётом того, где будет сцена и откуда её освещать. Если шатёр уже стоит, а про свет вспомнили позже — вариантов меньше, и они дороже.
Решение о технике принимается одновременно с решением о площадке. Не после.
Есть два типа подрядчиков. Одни принимают заявку, считают наценку и пересылают бриф субподрядчикам, с которыми до этого не работали. Другие — это те же люди, которые приедут ставить ферму в семь утра. After 5 Events — второе. Просчёт делает тот, кто потом повезёт оборудование.
Программа: дневная и вечерняя
Днём — активности. Верёвочный парк, сапбординг, волейбол, мастер-классы. Часть из этого площадка даёт сама, часть приглашается. Инструкторы, инвентарь, страховка — три строки, которые часто забывают.
Вечером — программа на сцене. Диджей, живая группа, ведущий. Если это артисты со стороны — уточните, что входит в их райдер: свой звук или работа через общую систему, свет,BackLine, ужин, трансфер. Райдер исполняется — иначе выступления не будет.
Если программа строится через артистов из after5.ee или dj.after5.ee — технический райдер согласуется внутри, потому что это одна компания.
Транспорт: туда, обратно и между
Автобус на сто человек стоит столько-то за день, и эта цифра одинакова, едет он в пятьдесят километров или в сто пятьдесят. Уточняется маршрут, время подачи, остановки по дороге, ночная стоянка, если overnight, и выезд утром.
Если площадка в часе езды от Таллинна и мероприятие однодневное — автобус делает два рейса: туда с утра и обратно поздно вечером. Если программа до двух ночи — водитель ждёт или приезжает на утро. Оба варианта оплачиваются.
Некоторые едут на своих машинах. Уточните, есть ли парковка и сколько мест.
Что забывают заложить
Охрану. Если вечер на открытой площадке у воды и вокруг — лес, кто-то должен следить, чтобы гости не ушли туда, откуда их искать до утра.
Уборку. Утром шатёр, поляна, корпуса выглядят так, как выглядят после ста человек ночью. Если площадка не убирает — убирает подрядчик.
Время на сборку и разборку. Техническая бригада приезжает за несколько часов до начала и уезжает через несколько часов после. Это рабочее время, и оно в смете.
Погодный план Б. Если мероприятие на улице — что происходит, когда в пять вечера начинается ливень. Шатёр решает вопрос, но его надо заказать заранее.
Что решить до звонка
Дату и примерное число гостей. Площадка бронируется под конкретный день, автобус — под количество мест, кейтеринг — под число персон.
Остаётесь на ночь или возвращаетесь вечером. Это меняет и площадку, и транспорт, и программу.
Крыша есть или её ставить. Если на площадке нет зала — шатёр заказывается одновременно с арендой.
Что technical included, а что везти. Уточняется до того, как подписан договор с площадкой.