After 5 EventsMida kulurea taga on
Iga number eelarves on kellegi tööaeg või transpordi kulu või üüri hind. Saal maksab sama, olenemata sellest, kas seal on kolmkümmend inimest või kakssada. Tehnika maksab selle eest, et keegi toob selle kohale, ehitab üles, jooksutab läbi, viib ära ja järgmisel hommikul teeb samas saalis sama asja kellelegi teisele. Toit maksab pea kohta, aga kokk ja kelner ja nõudepesu ei kao kuhugi, kui keegi jätab taldrikule poole.
Toote esitlus on ürituste seas erand: selle sisu on fikseeritud enne, kui ükski korralduslik otsus on tehtud. Teil on kuupäev, teil on toode, teil on presentatsioon, mida keegi peab pidama, ja teil on demo, mis peab töötama. Kõik ülejäänu — ruum, toolide arv, programmi pikkus, kas pakutakse seistes klaasi või istudes kolme käiku — on kulg, mis järgneb sisust.
Saal ja see, mis kaasas tuleb
Enamik saale müüb paketti: toolid, laud, projektor, heli, valgus, WiFi. See tähendab, et keegi on need asjad kunagi sinna toonud ja nüüd on need seal, ja nad lisavad hinna üürile. Probleem pole selles, et nad seda teevad — probleem on selles, et need asjad on tehtud ühte tüüpi õhtule ja teie õhtu on teine.
Projektoril on teatud heledus. Ekraanil teatud suurus. Valgustil teatud arv lampe. Need ei muutu. Kui teie toode on väike ja tume ja peab paistma, siis ei paista ta. Kui ekraan on liiga madal, siis tagumised read ei näe. Kui heli on paigaldatud konverentsi jaoks, kus keegi räägib puldist, siis inimene laval koos kaugjuhtimispuldiga ja live-demoga ei ole enam samas punktis.
Saali 'kaasasolev' tehnika on odavaim siis, kui see sobib. Kui ei sobi, siis tuuakse asemele oma, ja nüüd maksate mõlemat: üht, mida ei kasutata, ja teist, mis tuli kolme tunni kauguselt.
Otsustage enne saali: kas toode on suur või väike, hele või tume, liikuv või paigal. Kas presenteerija kõnnib või seisab. Kas demo on ekraanil või laual. Kui see on selge, siis on selge, milline ruum seda kannab ja mida tehniline pool peab sinna tooma.
Toit ja jook kui programmi osa
Toidukulud on kõige lihtsam rida eelarves: korrutate pea arvu hinnaga ja number on olemas. Aga toidu otsus ei ole matemaatiline — see on dramaturgiline.
Toote esitlus kestab nii kaua, kui kestab avalikustamine ja demo. Kui see on pool tundi, siis ülejäänud kaks tundi täidate millegagi, ja see miski on tavaliselt kas söömine või lahkumine. Seistes klaas ja suupiste tähendab, et inimesed võivad lahkuda, millal tahavad. Istudes kolm käiku tähendab, et nad jäävad, kuni käigud on käidud. Vahepealne — püstijalalaud, kus on piisavalt, et inimesed tulevad tagasi — tähendab, et nad liiguvad ruumis ja räägivad omavahel ja teie tootega.
Otsus ei ole selles, kas üks on parem kui teine. Otsus on selles, kas te tahate, et külalised jääksid või läheksid, ja kui jääksid, siis kas nad peaksid rääkima omavahel või kuulama lava.
Tehniline pool kui kolmanda osapoole probleem
Livestreamil on operaator, kaamera, valgus, mis sobib kaamerale, heli, mis tuleb mikserist välja, ja internet, millel on piisavalt üleslaadimiskiirust. Fotograafil on valgus, mis ei viska varju toote peale, ja taust, mis ei võistle esinduslike piltidega. Presenteerijal on kaugjuhtimispult, ekraan, mida ta näeb, ja mikrofon, mis ei ole puldiga seotud, kui ta soovib kõndida.
Igaüks neist eeldab, et tehniline pool on ehitatud nende jaoks. Kui ei ole, siis nad ütlevad selle välja pool tundi enne uste avamist, ja parandus on see, mis parasjagu on võimalik, mitte see, mis oli plaanis.
Tehnika on odavaim siis, kui ta on otsustatud enne saali. Mitte pärast saali, kui on selge, et kaasasolev asi ei tööta. Mitte nädalaks enne, kui livestreami tellimus jõuab lõpuks kellelegi, kes küsib, milline on valgustus. Enne. Siis saab ehitada riigi, milles kõik kolm — esitlus, pildistamine, edastus — on arvestatud.
See, mida keegi ei eelarvestanud
Transport, kui külalised tulevad kohast, kus autot ei saa parkida. WiFi-võimendus, kui saalis on sada telefoni korraga. Koristus, kui püstijalalaud jätab kolm tundi hiljem põrandale selle, mida püstijalalaud jätab. Järgmise hommiku demonteerimine, kui õhtu lõppeb keskööl ja omanik tahab ruumi juba seitsme paiku tagasi.
Toote esitluse puhul lisandub rida, mida kontoriüritustel ei ole: toode ise peab kuhugi jõudma, millalgi lahti pakkima, millegagi kinnitama, ja keegi peab teadma, kuidas ta töötab. Kui ta on ekraanil, siis keegi peab selle ekraaniga ühendama. Kui ta on laual, siis keegi peab selle lauale panema nii, et valgus ja kaamera näevad õiget nurka. Kui ta liigub, siis keegi peab teda liigutama.
See 'keegi' ei ilmu eelarvesse tavaliselt. Ja siis on ta seal sellel õhtul niikuinii, ainult et nüüd on see turundaja ise, kellel on kümme minutit aega ja üks paar käsi.
Kaks liiki agentuurist
On teenusepakkuja, kes võtab tellimuse vastu, edastab selle koostööpartneritele, lisab igale reale oma protsendi ja vastutab selle eest, et kellelgi on ülevaade. Ja on teenusepakkuja, kelle enda inimesed tsiteerivad, ehitavad, jooksutavad ja viivad ära.
Vahe ei ole hinnas — see võib minna kumma tahes suunas. Vahe on selles, et esimesel juhul kohtuvad korraldajad esimest korda sel õhtul, ja teisel juhul on nad seda teinud koos juba kakssada korda. Esimene ei tea, kas saali tehnika sobib presentatsiooniga, enne kui paigale jõutakse. Teine teab seda enne saali allkirja, sest need, kes tsiteerivad, on samad, kes ehitavad.
Kui keegi küsib teilt eelarvet enne, kui ta on küsinud kuupäeva, toote kirjeldust, külaliste arvu ja seda, kas te tahate pilti või voogu või mõlemat, siis ta ei ehita teie jaoks midagi. Ta edastab numbri kellelegi, kes ehitab.
Selle lehekülje kirjutab After 5 Eventsi meeskond — need, kes hommikul seitsme paiku veoautoga kohale jõuavad, voolu leiavad, valgustid üles riputavad ja on seal endiselt kahe paiku öösel, kui viimane kast tagasi läheb.
Mis otsustada enne kõnet
Enne kui helistate kellelegi, otsustage kolm asja: kuupäev, külaliste arv ja see, kas õhtu eesmärk on, et inimesed kuulaksid, näeksid või omavahel räägiks. Ülejäänu — saal, toit, programmi pikkus — järgneb neist.
Ja kui teil on toode, mida näidata, siis kirjutage ühe lausega, mis see on, kui suur, kas ekraanil või käes, liikuv või paigal. Ei pea olema täpne. Peab olema piisav selleks, et tehniline pool saaks hakata nimetama ruume, kus asi töötab, mitte ruume, mis on parasjagu vabad.