After 5 EventsСначала дата, потом всё остальное
В декабре четыре пятницы, и на каждую из них претендует половина компаний города. Площадки и группы бронируются за три месяца. Если дата не утверждена, нельзя зафиксировать ни одну позицию бюджета, потому что всё, что ещё свободно, будет стоить дороже через неделю или окажется занято.
Дату согласовывают первой. Потом выбирают зал. Потом считают остальное.
Площадка: что включено и что нет
Аренда зала редко стоит отдельно. Обычно это пакет: помещение, базовая мебель, минимальный свет, иногда проектор. Всё остальное — отдельной строкой.
Узнать надо сразу:
- Есть ли звук для речей. Микрофон в комплекте — это не значит, что в зале на сто пятьдесят человек его будет слышно.
- Сколько стоит добавить сцену, если её нет.
- Входит ли в стоимость уборка после мероприятия.
- До которого часа можно находиться в зале. Если музыка заканчивается в два ночи, а аренда — в полночь, разница выльется в отдельный счёт.
- Кто обслуживает бар. Если площадка работает только со своим поставщиком, выбора по напиткам не будет.
Часть площадок продаёт только полный пакет: зал, кейтеринг, базовый свет и звук одной суммой. Это выглядит удобно, но такая комплектация почти всегда рассчитана на фуршет и короткие речи, а не на ужин с наградами и живую музыку до двух ночей. Доукомплектовать её выйдет дороже, чем собрать с нуля.
Еда и напитки
На каждого гостя закладывают три позиции: встречу (лёгкие закуски и напитки в начале), основное меню и бар.
Встреча обычно длится полчаса. Гости приходят не одновременно, и если сразу сажать всех за стол, половина ждёт в верхней одежде. Фуршетная зона решает это, но требует отдельной сервировки и персонала.
Основное меню — это ужин. Его подают либо порционно (каждому гостю своя тарелка), либо на общих блюдах по центру стола. Порционная подача быстрее и точнее по расчёту, но требует больше официантов. Общие блюда дешевле в обслуживании, зато половина еды остаётся нетронутой, и считать норму сложнее.
Бар — это то, что пьют после ужина. Если он открытый, закладывают расход на всех до конца вечера. Если с лимитом — ставят сумму или количество, после которого гости платят сами. Второй вариант дешевле, но требует предупредить людей заранее, иначе конец вечера запомнится неприятным разговором у стойки.
Алкоголь — это обычно треть от всей суммы на еду и напитки. На декабрьских мероприятиях эта доля выше.
Техническое обеспечение
Звук, свет, проекция, сцена — всё, что нужно для выступлений, речей и показа видео. Эту часть обычно недооценивают, потому что она невидима до момента, когда что-то идёт не так.
Ошибка — считать технику последней. Если зал уже забронирован, выбор оборудования ограничен его планировкой: где можно подвесить свет, куда подвести питание, поместится ли сцена. Когда техническую часть закладывают до выбора площадки, можно снять зал под задачу, а не подгонять задачу под зал.
Звук для выступлений стоит иначе, чем звук для фона. Если вечер включает живую группу или речи с микрофоном в полном зале, нужна система, которая справляется с шумом. Встроенные колонки площадки для этого не подходят.
Проектор и экран кажутся мелочью, но если показывают видео с наградами или поздравлением от руководства, картинка должна быть видна с последнего стола. Это вопрос яркости проектора и размера экрана, а обе позиции влияют на стоимость.
Свет задаёт настроение, но его роль проявляется позже, когда начинается музыка. Статичный верхний свет работает для ужина. Для танцпола нужно движение.
Программа: группа или диджей
После ужина и речей начинается вторая часть вечера — музыка и танцы. Здесь два варианта: живая группа или диджей.
Группа создаёт событие внутри события. Люди смотрят, слушают, это визуально заметно. Но группе нужна сцена, полноценный звук, время на саундчек и перерывы между сетами. Если вечер длится до двух ночей, одна группа редко играет всё время — либо два сета по часу с перерывом, либо группа плюс диджей на вторую половину.
Диджей работает без перерывов, подстраивается под зал и не требует сцены. Оборудование проще, время на подготовку короче. Это дешевле и гибче, но менее заметно.
Есть третий вариант: компании, у которых группа и техническое обеспечение — одна бригада, а не подрядчик плюс субподрядчик. Тогда звук настроен под конкретных музыкантов, оборудование приезжает с теми, кто на нём играет, и не возникает ситуации, когда исполнитель и технари видят друг друга впервые за час до начала.
Транспорт и то, что забывают заложить
Если площадка за городом или гости едут из офиса общей группой, нужен автобус. Это отдельная строка: подача, ожидание, обратная дорога ночью. Если вечер заканчивается в два, водитель работает до трёх.
Забывают обычно три вещи: гардероб (если его обслуживает отдельный человек, это почасовая ставка), украшение зала (баннер компании, оформление сцены — мелочь, но её кто-то делает) и уборку. Если площадка не включает уборку в аренду, утром кто-то должен разобрать зал. Это либо ваши люди, либо отдельная бригада.
Два способа собрать мероприятие
Первый: планировщик собирает смету, потом ищет подрядчиков на каждую позицию, добавляет свою маржу и передаёт клиенту счёт. Техника приезжает от одной компании, кейтеринг — от другой, музыканты — от третьей. Координацию берёт на себя планировщик, но люди на площадке видят друг друга в день мероприятия.
Второй: команда, которая сама ставит звук, сама играет или диджеит, сама знает площадку и работала в ней раньше. Здесь нет наценки на субподряд, потому что субподряда нет. Смета прозрачная, оборудование знакомое, люди — свои.
Оба варианта существуют. Разница не в качестве — разница в том, как принимаются решения в моменте, когда что-то идёт не по плану.
Что решить до звонка
Этот текст написан бригадой After 5 Events — теми, кто приезжает в семь утра ставить конструкцию и уезжает в три ночи, когда последний кейс погружен.
Перед тем как связаться с кем-либо, организатору нужно зафиксировать три вещи: дату (без неё нельзя забронировать ничего), примерное количество гостей (это определяет класс площадки) и формат вечера (ужин и танцы, или фуршет и speeches, или что-то третье).
Остальное считается после.