After 5 EventsСтруктура расходов
На тимбилдинг уходит четыре статьи: место проведения, питание, программа и техническое обеспечение. Иногда добавляется пятая — транспорт, если команда едет за город.
Место — это аренда помещения или площадки. Питание — обед или ужин, кофе-брейки, напитки в течение дня. Программа — то, ради чего собрались: верёвочный курс, квест, мастер-класс, игра — обычно покупается у специалиста. Техника — звук, свет, проектор, экраны, микрофоны, всё, что нужно для презентации в начале дня и для вечерней части.
Большая часть денег уходит в программу и питание. Техника стоит меньше всех остальных строк вместе взятых, но если её забыли заложить, она становится срочной и дорогой.
Что включено в стоимость площадки
Когда площадка говорит «всё включено», уточните список построчно. Обычно включены столы, стулья, базовый свет в помещении, уборка и охрана. Не включены: звук для выступления, проектор и экран, микрофоны, сценический свет, декор, техник на месте.
Если в программе есть презентация или выступление руководителя — нужны микрофон, колонки и проектор. Если вечером планируется диджей или живая музыка — нужна полноценная звуковая система. Если помещение большое и с высоким потолком — встроенного света будет недостаточно, и гости окажутся в полутьме.
Площадки редко держат собственную технику и обычно предлагают контакты подрядчиков. Эти подрядчики берут дороже, потому что платят площадке процент. Дешевле позвать техническую команду напрямую — но это нужно делать до подписания договора аренды, потому что не каждая площадка разрешает внешних подрядчиков.
Программа: когда стоит платить больше
Программу обычно покупают пакетом — активность, ведущий, реквизит, иногда выезд инструкторов. Цена зависит от количества участников, продолжительности и сложности.
Самая частая ошибка — купить двухчасовую активность и не спланировать остальные шесть часов. Команда приехала, прошла квест, села ужинать — и ужин длится сорок минут, потому что говорить не о чем. Активность сделала своё дело, но вечер провис.
Деньги стоит добавить туда, где люди проводят больше времени. Если ужин идёт три часа — имеет смысл позвать диджея или живую музыку. Если команда остаётся ночевать — продумать, чем занять утро. Если день длинный — заложить нормальный обед, а не только сэндвичи.
Питание: на чём не стоит экономить
Команда запоминает не активность, а то, как её кормили. Если обед был холодным или его пришлось ждать полчаса — это запомнится сильнее, чем верёвочный курс.
Когда площадка работает с собственным кейтерингом, выбора нет. Когда разрешает внешнего — можно искать дешевле, но нужно проверить, есть ли у площадки кухня, где разогреть еду, и кто будет накрывать столы. Иногда «разрешаем внешнего» означает «разрешаем привезти еду, но сервировать будете сами».
В день тимбилдинга люди едят больше обычного, потому что двигаются. Если активность физическая — закладывайте полноценный обед, а не фуршет. Если день длинный — нужен второй кофе-брейк. Если вечером алкоголь — нужна плотная закуска, иначе половина команды уйдёт раньше.
Техника: почему она дешевле, если о ней подумать раньше
Техническая часть стоит дёшево, если её закладывают до подписания площадки. Она становится дорогой, когда о ней вспоминают за неделю.
Когда вы знаете, что нужен проектор, звук для выступления и вечером диджей — можно позвать одну техническую команду, которая привезёт всё сразу, смонтирует с утра и будет на месте весь день. Это стоит меньше, чем звать отдельно человека с проектором днём и диджея вечером.
Если техника заказана поздно, приходится брать то, что свободно, и часто это оказывается дороже и хуже. Площадка уже выбрана, даты согласованы, программа оплачена — и остаётся одна компания, которая может приехать в эту субботу, и она это знает.
Транспорт и непредвиденное
Если место за городом — нужно решить, как команда туда доберётся. Автобус на сорок человек стоит примерно как ужин на десятерых, но если его не заложили, люди поедут на своих машинах, половина опоздает, и программа начнётся с задержкой.
Непредвиденное — это не строка бюджета, но стоит держать десять процентов свободными. Обычно это уходит в мелочи: воду забыли, музыку в перерыве не предусмотрели, удлинитель нужен, а его нет.
С чего начинать
Этот гайд пишет команда After 5 Events — те, кто приезжает с утра, монтирует технику и остаётся до конца.
Есть два типа компаний, которые занимаются мероприятиями. Одни планируют событие и рассылают бриф подрядчикам — площадке, кейтерингу, технике, программе — зарабатывая на каждой строке. Другие делают всё своими людьми: сами котируют, сами строят, сами работают в зале. Это не хуже и не лучше — просто разные способы работы, и стоят они по-разному.
Перед тем как звонить кому-либо, решите три вещи: сколько человек, где и на сколько времени. Всё остальное строится от этого.