After 5 EventsЗа три месяца: дата и численность
Первое решение — работает ли линия в этот день. Если да, то мероприятие либо охватывает только дневную смену, либо проводится дважды — одно и то же, для разных групп. Второе дешевле не становится: техника, зал и ведущий нужны оба раза, меняется только кейтеринг.
Зафиксируйте, сколько человек придёт, а не сколько работает в отделе. Посещаемость цеховых мероприятий — шестьдесят-семьдесят процентов, если событие в будний день, и восемьдесят, если в пятницу вечером. Площадка бронируется под конкретное число мест, и если зал рассчитан на сорок, а пришло пятьдесят пять, ужин встаёт.
За два месяца: помещение
Если мероприятие проходит на территории предприятия — в заводской столовой, в конференц-зале или под тентом во дворе — уточните три вещи сразу: есть ли сцена, есть ли затемнение и откуда берётся мощность. Промышленное освещение нельзя выключить частично, и если лампы под потолком горят всю ночь, световое шоу не читается. Мощность в триста двадцать ампер нужна, если работает концертный звук и свет; обычная розетка в коридоре этого не даст.
Внешние площадки — рестораны, усадьбы, лофты — проверяются на звукоизоляцию и на то, можно ли двигать мебель. Ресторан с фиксированной рассадкой за столиками не станет танцполом, как бы ни просили.
За месяц: техника, а не колонка
Ошибка, которая встречается в девяти из десяти самостоятельных планов: «возьмём портативную колонку». Портативная колонка перекрывает разговор в комнате на двадцать человек. Зал на пятьдесят требует линейного массива или точечной акустической системы с усилителем, микшером, процессором и хотя бы четырьмя линиями. Это не вопрос громкости — это вопрос разборчивости: если ведущий говорит, а в дальнем углу слышно эхо вместо слов, мероприятие разваливается на две группы.
Свет ставится не для красоты, а чтобы сцену было видно, когда основное освещение гасится. Если выступает диджей или группа, минимум — четыре прожектора на фронт и два на задник. Если этого нет, артист стоит в темноте, а зал смотрит в телефоны.
Технический райдер приходит от того, кто выступает. Его нужно передать тем, кто ставит звук, за две недели, а не накануне. Если звук ставят одни люди, а выступает группа, которая с ними никогда не работала, саундчек длится час и съедает начало вечера. Если звук и выступление — одна бригада, саундчек занимает двадцать минут, потому что rider известен заранее.
За три недели: еда и timing
Кейтеринг под фуршет или под сидячий ужин — это разные бюджеты и разная мебель. Фуршет дешевле, занимает меньше места и позволяет людям двигаться. Сидячий ужин требует столов, стульев, сервировки и официантов — но он же задаёт структуру вечера: люди приходят, садятся, едят, потом встают и танцуют. Без этой структуры половина гостей уходит через час.
Время подачи привязывается к программе. Если группа выходит в восемь, еда должна быть убрана к половине восьмого — иначе официанты ходят через танцпол, пока идёт выступление.
За две недели: два типа подрядчика
Существует два способа собрать мероприятие. Первый: агентство принимает заявку, составляет смету и пересылает каждую строку субподрядчику — звук одним, свет другим, кейтеринг третьим, артиста находит четвёртый. Агентство зарабатывает на каждой строке и координирует по телефону. В день мероприятия приезжают люди, которые друг друга не знают, и если что-то идёт не так, выясняется, что за свет отвечает компания, с которой вы никогда не говорили.
Второй способ: бригада, которая делает всё сама. Та же бригада, которая вам ответила, привезёт звук, повесит свет, поставит сцену и останется до конца. Если артист — из того же состава, rider согласован заранее, и саундчек проходит без вопросов. Этот способ не всегда дешевле, но он устраняет координацию как источник сбоев.
After 5 Events работает вторым способом. Люди, которые отвечают на звонок, — те же, кто приедет с фурой в семь утра.
За неделю: что решить до звонка
Перед тем как звонить кому-либо, зафиксируйте четыре вещи:
- Дату и численность — именно тех, кто придёт, а не тех, кто числится в отделе.
- Адрес площадки и её тип: свой цех, арендованный зал, шатёр, ресторан.
- Нужен ли ведущий, диджей или группа — или только звук для фоновой музыки.
- Формат еды: фуршет, сидячий ужин или вообще без еды.
Всё остальное решается в разговоре. Но эти четыре пункта определяют, возможно ли мероприятие в принципе и сколько человек потребуется, чтобы его собрать.