Kas ma vajan ürituse korraldamiseks agentuuri?

Viis küsimust, mis annavad vastuse

Enne kui küsid, kas vajad kedagi appi, küsi endalt need:

• Kas ürituseks on vaja lava, heli või valgustust?
• Kas keegi peab õhtul programmi juhtima või ajastust pidama?
• Kas korraldaja ise peab samal ajal ka esinema, tervitama või laua taga istuma?
• Kas midagi tuleb üles ehitada — telk, sein, lava, katend?
• Kas paik, kuhu minnakse, annab töökorras tehnika ja inimese selle juurde, või ainult ruumi?

Kui ühelegi neist ei saa vastata ei, siis vajad kellegi abi. Küsimus on ainult selles, kelle.

Mida 'agentuur' tegelikult tähendab

Üritusagentuurid jagunevad kaheks: need, kes planeerivad ja need, kes ka teevad.

Enamik on esimesed. Nad võtavad soovi vastu, koostavad kava, saadavad päringu edasi helitehnikule, valgusmeeskonnale, telgimehele, kelle igaühega nad töötavad esimest või teist korda. Igale reale lisandub protsent. See mudel töötab, kui suurem osa sellest, mis toimub, toimub telefonitsi enne üritust ja plaan läheb paika enne kui keegi peale kliendi kohale jõuab.

Teine liik agentuuri on see, mille oma inimesed tsiteerivad, ehitavad, riputavad ja õhtul juhtpuldi taga istuvad. Erinevus ei ole hinnas — mõlemad võivad olla odavad või kallid. Erinevus on selles, et õhtu ajal, kui midagi läheb valesti, on ruumis keegi, kes teab, miks nii ja kuidas ümber teha, sest tema paani selle hommikul kinni.

Esimest liiki agentuur sobib, kui sündmus on ette teada lihtne ja risk väike. Teist liiki agentuur on see, mida vajad, kui korraldaja ise ei saa terve õhtu tehnikaga tegeleda, sest ta peab samal ajal külalisi tervitama.

Millal saad ise hakkama

Saad ise hakkama, kui:

• Ruum on väike — kuni kolmkümmend inimest, kõik üksteisest kuulmis- ja nägemiskauguses.
• Midagi ei pea ehitama ega transportima.
• Keegi ei esine ja helitugevust ei pea reguleerima.
• Kohapeal on isik, kes ruumi tunneb ja ütleb, kus voolu saab.

Ka siis on vaja kedagi, kes kohale jõuab enne külalisi ja teab, kuhu lauad lähevad, aga seda kedagi võib olla sina ise.

Mis tavaliselt valesti läheb

Mis läheb valesti, kui organiseeritakse ilma kellegi abita, kuigi abi oleks pidanud võtma:

• Heli ei kanna teise otsa saali, ja korraldaja saab sellest teada siis, kui esimene kõneleja on juba ees.
• Voolu ei jätku, sest paiga omanik arvas kilovattides ja korraldaja pistikute arvus.
• Midagi peab kinni kruvima või üles riputama, aga redel jäi hankimata.
• Programm hakkab venima, aga kellelgi pole õigust või julgust seda kinni kärpida, sest korraldaja on samal ajal ka esinejate seas.

Need ei ole tagajärjed halva planeerimise kohta. Need on tagajärjed sellest, et iga õhtu vajab kedagi, kelle ainus töö sel hetkel on seda õhtut käigus hoida.

Mis muutub, kui võtad abi

Kui võtad appi agentuuri — ühe või teise liigi — siis muutub kolm asja:

• Keegi muu vastutab selle eest, et nimekirjas olev asi tuleb kohale ja hakkab tööle.
• Sa ise saad olla õhtul külalisena, mitte logistikuna.
• Kui midagi läheb valesti, on ruumis isik, kelle töö on see parandada — ja kes jääb sinuga viisakaks, isegi kui paanika on täiesti põhjendatud.

Erinevus kahe agentuuri vahel ilmneb siis, kui miski läheb valesti kell kakskümmend kaks, programm venib pool tundi üle ja kolmandik plaanist tuleb ümber teha. Planeerimisburoo helistab kellelegi, kes võib-olla vastab. Meeskond, kelle oma tehnik on ruumis, lükkab kava ümber ja jätkab.

Otsus on seotud sellega, kes sa õhtul oled

Kõige olulisem küsimus ei ole ürituse suurus. On see, kas sina pead õhtul olema korraldaja või võõrustaja.

Kui saad terve õhtu kulutada sellele, et mikrofon toimiks, helitugevus oleks õige ja keegi teaks, millal lava valgus sisse läheb — siis saad ise hakkama. Kui pead samal ajal külalisi tervitama, kõnelema või laua taga olema, siis ei saa.

See on reegel, millest ei ole erandit.

Mida enne helistamist otsustada

Enne kui kellelegi helistad, tea ära:

• Kas paik annab töökorras heli ja valguse või ainult ruumi?
• Kas keegi peab programmis aega pidama või piisab sellest, kui asjad toimuvad siis, kui nad toimuvad?
• Kas tahad planeerijat või meeskonda, kes ka ruumis on?

Viimane neist on küsimus, mille vastust ei ütle sulle ükski koduleht otse välja. Seda tuleb küsida. Küsi, kes õhtul kohale tuleb. Küsi, kelle tehnika see on. Küsi, mitu korda see meeskond seda ruumi on teinud.

See juhend on kirjutatud After 5 Eventsi meeskonna poolt — need on samad inimesed, kes hommikul auto maha laadivad ja õhtul viimase karbi tagasi panevad. Kui leiad, et vajad kedagi, siis eeldus on see, et me ka seal saalis sinu ürituse ajal oleme.