After 5 EventsKontseptsioon ja ruumi otsimine
Esimene töö on muuta soov plaaniks. Keegi ütleb: meie aastapäev, umbes sada inimest, suvi, midagi meeldejäävat. Sellest ei saa veel üritust enne, kui on otsustatud formaat, asukoht ja ajakava. Agentuur küsib täpsemalt: kas istutakse õhtusöögi ajal või seistakse? Kas kõneleb keegi lavalt? Kui kaua kestab üldse see osa, kus toimub programm?
Ruumi otsimine pole galerii sirvimine. Iga ruum toob kaasa omaenda piirangud: ligipääs tehnikale, helikaja, võimsus, parkimine, köök, kui köök peab olema. Hea agentuur käib ruumis enne, kui selle kliendile pakub — mõõdab ära, kust saab toiteid, kontrollib vooluahelaid, märgib üles, kust tuleb varuväljapääs.
Lepingud tarnijate ja koostööpartneritega
Siit algab lahknemine. Osa agentuuridest vahendab: nad saadavad briifingi edasi catererile, keda nad pole kunagi varem näinud, helitehnikule, kes seda ruumi varem pole teinud, ning lilli tarnivale ettevõttele, mille hind võeti netist. Igale reale lisatakse veerand peale, ja klient maksab selle eest, et keegi peab telefonis seletamas, miks toit hilines.
Teine lahendus on lihtne: agentuur teeb ise. Meie brigaad paigaldab valgusti, meie heliinsener kohandab puldid selle ruumi jaoks, meie inimesed toovad kõik kohale ja on kohal kogu õhtu. Kui midagi läheb viltu — kaabel ei sobi, mikrofon viliseb, ajakava nihkub — siis teab inimene, kellel on lõikelauale paberile kirjutatud jooksev kava, mida täpselt teha, sest ta on seda teinud varem selles ruumis.
Tehniline plaan
See on dokument, mida klient ei näe, aga mida ilma ei saa midagi üles panna. Joonistus, kus on märgitud iga valgustite rida, kõlarite paigutus, puldi asukoht, toiteallikad ja kaablite teed. Seda tehakse pärast seda, kui ruum on fikseeritud ja külaliste arv on kindel.
Planeerimise käigus tuleb välja, mis ei tööta. Lava, mida kujutleti seal seina ääres, varjab ainsad kolm pistikupessa. Projektori jaoks, mida sooviti lae alla riputada, pole kinnitustaset. Kui peaesinejad soovivad mikrofoniga liikuda, vajab see teistsugust helisüsteemi kui see, mis istub laua peal. Need asjad ei selgu idee ajal ega paberil — need selguvad siis, kui keegi mõõdab ruumi üle.
Päevakava ja jooksev kava õhtul
Kaks erinevat dokumenti. Päevakava on see, mida klient kinnitab: kell kuus ukse avamine, kell pool seitse tere tulemast, veerand tund hiljem kõne, siis toit, siis bänd. Jooksev kava on töödokument, mis kajastab seda, kuidas õhtu tegelikult liigub: kell veerand kuus kontrollitakse mikrofone, kell viis minutit kuus kukub üle lava valgustus, kell kolm minutit kuus läheb saali taustavalgus põlema. Igale asjale on märgitud, kes selle eest vastutab.
Kui kõneleja hilineb või üks number lõpeb varem, nihkub kõik. Jooksva kava haldamine tähendab, et keegi peab õhtu jooksul kohandama järgmiste punktide aegu, andma märku valgusmehele ja helitehnikule ning ütlema ette, et toitu tuleb hoida veel kümme minutit.
Brigaad paigalduse ja õhtu ajal
Kaubik saabub kell seitse hommikul. Riist läheb üles kindlas järjekorras: kõigepealt lavakonstruktsioon, kui lava on, siis valgustite raamistik, siis kaablid, siis puldid, siis kontrollimine. Heli seadistatakse ruumi järgi: sama seade kõlab puitmaja ja klaasseinaga ruumis täiesti erinevalt. Enne, kui keegi testib, pole midagi valmis.
Õhtul ei ole brigaad enam nähtav, aga nad on ruumis. Keegi jälgib helipuldi juurest, et mikrofon ei jääks sörkima. Keegi hoiab silma peal ajakava nihetel. Kui külaline lööb kogemata kinni pikenduskaabli, märgatakse seda enne, kui valgus kustub.
Pärast viimast külalist — koristamine, pakendamine, veoauto tagasi. See lõpeb siis, kui ruum on tagasi sellises seisus, nagu seda üüriti.
Koordineerimine versus teostamine
Rahaliselt on vahe aru saada lihtne. Agentuur, kes ostab kõik teenused sisse, lisab igale reale kümme kuni viiskümmend protsenti vahendamise eest. Lepingutes seisab alltöövõtja nimi, mitte agentuuri oma. Kui õhtul midagi läheb valesti — toit on külm, valgus ei sütti, mikrofon lakkab töötamast — siis agentuur helistab kellelegi, kes võib olla kohal või mitte.
Agentuur, kelle oma brigaad paigaldab ja kelle helitehnik vastutab heli eest, kannab riski otse. Leping on nende nimi, brigaad on nende palgal, viga on nende viga. Sellel on oma hind, aga see hind ei tule lisandusest igale reale — see tuleb sellest, et kõik on samas firmas.
Meil, After 5 Events meeskonnal, on kaubik, on riistvara, on inimesed, kes tulevad hommikul ja lähevad öösel. Kui pakume heli või valgust, siis me ei vahenda seda. Me seame selle üles.
Mida otsustada enne kõnet
Esiteks: kas soovite kellegagi, kes koordineerib teiste tööd, või kellegagi, kes teeb selle ise. Mõlemal variandil on oma koht. Esimene võib olla paindlikum, kui soovite väga erivärki asjaolusid. Teine on tugevam seal, kus asi peab õhtul töötama.
Teiseks: külaliste arv ja formaat. Need kaks määravad ruumi, ja ruum määrab tehnika. Kui te pole veel otsustanud, kas istutakse või seistakse, pole veel mõtet pakkumist küsida.
Kolmandaks: eelarve, ausalt. Pole mõtet rääkida sellest, mida unistada, kui pole räägitud sellest, mida kulutada saab. Agentuur, kellega tasub rääkida, ütleb teile numbri peale ära, kas see on teostatav või ei.