After 5 EventsKuupäev või ajavahemik
Alusta sellest. Kui kuupäev on lukus, ütle see kohe. Kui valik on kahe nädala piires, nimeta need nädalad. Kui ainus selge on kvartal, ütle see. Kõik muu briifis kujuneb selle ümber — ruum, teenused, meeskond —, kuid ükski neist ei vabasta kuupäeva, kui see on broneeritud.
Kui kuupäev pole paika pandud, kuid on eelistus — näiteks reede õhtu mai lõpus —, siis too välja ka põhjus. "Kuu lõpp, sest eelarve kinnitamine" või "reede, et inimesed jääks õhtusöögile" on detailid, mis muudavad vastust.
Külaliste arv ja kes nad on
Headcount on alati vahemik, mitte number. Ütle "seitsekümmend kuni kaheksakümmend" või "kakskümmend viis täpselt". Iga ruum mahutab teatud arvu, ja kui see number on valesti hinnatud, siis laud on täis või tuba liiga tühi, ja kumbagi ei paranda mikrofon.
Seejärel ütle, kes need inimesed on. Mitte demograafia — kas nad tunnevad üksteist. Kolleegid, kes töötavad koos iga päev, käituvad teistmoodi kui samal ettevõttel töötavad inimesed kolmest riigist, kes pole varem kohtunud. Esimene grupp vajab vähem struktuuri ja rohkem ruumi rääkida; teine vajab programmipunkti, mis avab vestluse.
Ruum või koht või ei kumbagi
Kui ruum on broneeritud, ütle selle nimi ja aadress. Kui on lühilist, nimeta need. Kui kohta pole, siis too välja geograafia — Tallinn või muu-Eesti või üldse konkreetne piirkond — ja öko, kuidas külalised sinna jõuavad. Kas nemad sõidavad ise, tuuakse bussiga või kogunetakse töölt?
Iga koht võitleb erinevalt. Klaaspinnaga saal viskab heli tagasi. Vanades hoonetes puudub kolmfaasvool. Õues sõltub kõik sellest, kuhu saab auto sisse sõita. Ükski neist pole takistus, kuid kõik muudab tehnilist riietust, ja seda ei saa kokku panna pärast.
Mis peab juhtuma
Nimeta kindlad hetked päevas. Kõne, õhtusöök, ettevõtte video, tantsuosa, tordi toomine. Kui järjekord on oluline, ütle see. Kui ei ole, ütle see samuti.
Seejärel — ja seda küsitakse harva, kuid see kujundab kõike muud — ütle, milline tunne peaks olema. Mitte "meeldejääv" või "professionaalne", vaid midagi, mida saaks näha ruumis. Vaikne ja ametlik, et inimesed kuulaksid. Lõdvestunud, et müügimeeskond, kes on olnud teel kaks nädalat, istub maha. Energiline nii, et kell kümme õhtul on tantsurada veel täis. Need ei ole samad õhtud ja neid ei ehitata sama moodi.
Eelarve ja kes selle kinnitab
Ütle vahemik. Kui see on kindel number, ütle number. Kui oled saanud ligikaudse loa, kuid lõplik kinnitamine tuleb veel, ütle see ja ütle, kellelt see tuleb. Kui tegemist on pulma või eraüritusega, kus otsustaja oled sina ise, öelge see samuti.
Eelarve ei pea olema täpne. See peab olema tõene. Korraldaja, kes ütleb "umbes kaks tuhat kuni neli tuhat", saab kasuliku vastuse. Korraldaja, kes seda ei ütle, saab pakkumise, mida ei saa kasutada, sest see on koostatud vale ruumi või vale teenuse peale.
Mille pärast muretsetakse
Seda ei küsita peaaegu kunagi, kuid see on briifi kõige kasulikum rida. Mida korraldaja kardab: et heli ei kuule saali tagumises otsas, et külalised lahkuvad pärast kõnet ja tantsurada jääb tühjaks, et buss hilineb, et kliima ei tööta juulis kella kolme ajal päeval, et praegu välisüritusena planeeritu muutub vihmase ilma korral katastroofiliseks.
Kui seda öelda, siis tuleb tagasi vastus, mis lahendab just selle, mitte üldistavat kinnitust, et "kõik saab korda".
Lühike briif näitena
Kuupäev: reede, juuni kolmas nädal, eelistatavalt 21. juuni. Koht: veel pole, Tallinn või kuni pool tundi Tallinnast. Külalisi: viiskümmend kuni kuuskümmend, ettevõtte töötajad üle Eesti, kellest pooled kohtuvad esimest korda. Programm: juhatuse tervitus kell kuus, seejärel õhtusöök, pärast kella üheksat võimalus tantsida või istuda ja rääkida. Tunne: mitteametlik, soe, kuid organiseeritud — ei pea olema pidu, peab olema koht, kus inimesed jäävad. Eelarve: umbes neli tuhat, kinnitab tegevjuht nädala jooksul. Mure: viimasel aastal kogunesime restoranis, ja pärast kõnet lahkusid kõik kiiresti — ei tahaks korraldada kahte tundi, mis tunnevad kohustuslikuna.
Mida jätta välja
Ära kirjelda sündmust, mida soovid, kui kirjeldus koosneb tunnete ja eesmärkide üldisest loetelust. "Meeskonda ühendav" ja "meeldejääv" on tõesed, kuid need ei erine kellegi teise briifist.
Ära küsi konkreetse üksuse hinda enne, kui on selge, mis toimub ja kus. Helisüsteem kuuekümnele inimesele klaassaalis ei ole see sama asi mis kuuekümnele inimesele puitmaja saalis õues.
Ära vabanda, et midagi pole veel selge. Kõik briifid algavad poolikult.
Milline on hea vastus
Küsimused tagasi. Kui firma vastab küsimusega ruumi mõõtmete, laadimiskoha, vooluühenduse kohta, või küsib, kas külalised tulevad korraga või tilkhaaval, siis see tähendab, et keegi arvutab päriselt, mis jookseb ja mis mitte.
Selgitus, mille osa tehakse ise ja mille osa tullakse kellegagi kokku leppima. Ettevõte, mille oma inimesed ehitavad, valgustid üles panevad ja õhtul seal on, annab teistsuguse vastuse kui üks, mis edastab briifi edasi alltöövõtjatele.
Aeg. Kui vastus tuleb kolme päevaga, ja see sisaldab küsimusi, mitte ainult ridu Excelis, siis keegi luges.
Milline on halb vastus
Üks number ilma kontekstita. Briifi ei saa vastata reaga "heli ja valgus: tuhat kakssada", sest ei ole selge, mis ruumi see eeldab, mitut tundi, mis võimsust, millise varuvariandi.
Üldine kinnitus, et kõik on võimalik. Kõik ei ole võimalik, ja iga ruum, iga kuupäev toob piirangu. Firma, mis neid ei nimeta, kas ei tea või ei ütle.
Pakkumine, mis on lihtsalt hinnakirja ridade summa. See on märk, et keegi täitis ankeeti, mitte ei ehitanud päriselt õhtut pähe.
Mida nüüd otsustada
Kas kirjutad ise või helistad. Kui briif on pikk ja sisaldab mitut varianti, kirjuta — see annab vastajale aega mõelda. Kui on üks kiire küsimus, helista.
Kas saadate samale firmale, kelle bänd või DJ-d juba tead, või kellelegi võõrale. After 5 Events on sama firma, mis after5.ee ja dj.after5.ee — sama meeskond, kes tsiteerib, ehitab ja jookseb õhtul.
Mis tuleb enne kõnet otsustada: kuupäev või selle vahemik, külaliste arv, ja üks reaalne mure. Ülejäänu saab paika vestluse käigus, kuid need kolm annavad aluse, mille pealt edasi ehitada.