After 5 EventsKaks moodi agentuuri korraldada
Üks mudel: büroo võtab tellimuse vastu, edastab selle heliteenusele, valgustiimile ja lavaehitajale, kellega pole ise kordagi koos töötanud. Projekti koordineerib e-kirjade teel. Teenib igalt realt. Õhtul ei ole kohal.
Teine mudel: pakkumuse kirjutab lavameister, kes lava üles ehitab. Helimeest teatakse nimepidi, sest ta on sama meeskonnaga teinud kakssada õhtut. Kui midagi läheb valesti, ei helista keegi kolmandale osapoolele.
Erinevus ei ole teenuste kvaliteedis. Erinevus on selles, kes vastutab, kui kell on kaksteist öösel ja midagi vajab lahendust kohe.
Kes tegelikult saalis on
Lavameister jõuab kohale kell seitse hommikul. Leiab toite, kontrollib kandevõimet, jagab meeskonnale ülesanded. Teab, kui kaua riputamine võtab ja millal helitehnik saab hakata paigaldama.
Helitehnik seadistab mikseri, tõmbab kaablid, testib iga liini ja teeb proovi kõlariga, kes õhtul räägib. Kui midagi läheb katki, lahendab ta seda saalis, mitte telefoni teel kellegagi, kes asub teises linnas.
Valgusmees programmeerib õhtu stsenaariumi järgi — millal saabuvad külalised, millal esinejad, millal süüakse. Jälgib õhtut puldist ja käivitab stseene vastavalt sellele, mis toimub, mitte sellele, mis oli kavas.
Lavatehnikud paigaldavad hommikul ja pakivad pärast kella kaht. Nende töö on nähtamatu, kui kõik läheb hästi. Kui miski vajab liigutamist, teevad nad seda ajal, mil õhtu kestab.
Kui agentuur on ise lavaehitusettevõte, on neil kõigil üks ja sama šeff. Kui agentuur tellib neid kõiki eraldi firmadest, siis õhtul pole kedagi, kes vastutaks korraga kõige eest.
Küsimus, mida ette küsida
Ütle broneerijale: tahan teada, kelle nimeline inimene tuleb kohale. Mitte firmanimi — inimese nimi. Kui vastus on "saadan nimekirja hiljem" või "sõltub päevast", siis õhtul on saalis keegi, keda broneerija pole enne näinud.
Küsi: kas helimees ja valgustaja on selle meeskonnaga varem töötanud? Kui vastus on jah, siis nad teavad üksteise tempost ja suhtlevad ilma selgitusteta. Kui vastus on ei, siis õhtu esimene pool kulub sellele, et nad üksteist välja mõtlevad.
Küsi: kes on kohal kogu õhtu? Mitte kes laeb hommikul välja, vaid kes jääb sinna, kuni viimane külalised lahkub. Kui projekti koordinaator läheb enne õhtusööki, siis sa jääd üksi inimestega, kellele ei saa küsida, miks miski teisiti välja näeb kui pakkumuses.
Mida tähendab oma meeskond
Teenusepakkuja, kes töötab alltöövõtjatega, saadab sulle kolm pakkumust kolmelt firmalt ja liidab neid. Projekt koordineeritakse e-mailis. Tehnilised küsimused edastatakse. Õhtul pole kedagi, kes kogu seda ketti teaks.
Teenusepakkuja, kelle oma inimesed on kohal, kirjutab pakkumuse selle peale, mida on sada korda teinud. Kui ütled, et ruumis on betoonpõrand ja kõrged laed, teatakse kohe, mis see kaasa toob. Kui ütled, et külalisi on nelisada ja pool neist tuleb bussiga korraga, on kogemust, kuidas seda organiseerida.
Mõlemal juhul võib tulemus olla hea. Aga ühel juhul on õhtul kohal inimene, kes tegi ka pakkumuse. Teisel juhul mitte.
Päeva ajaplaan
Kell seitse: meeskond jõuab kohale kaubikuga. Leitakse parkimine, toide, ladu. Vaadatakse ruum üle ja tehakse kindlaks, mis jooniselt erinevalt välja näeb.
Kell üheksa kuni kaksteist: lava, heli, valgus. Töö läheb kiiremini, kui kõik teavad, kes mida teeb ja millises järjekorras.
Kell kaksteist kuni kolm päeval: proov. Läheb läbi kogu õhtu — esimene muusika, kõne, etteaste, süüa kutsumine, lõpumuusika. Kontrollitakse, et miski pole jäänud kahe silma vahele.
Kell kolm kuni kuus: meeskond sööb, puhkab, vahetab riideid. Tehnikat ei jäeta järelevalveta.
Kell kuus kuni seitse: saabuvad esimesed külalised. Lavameister on puldis, helitehnik mikseri taga, lavatehnikud saalis.
Kell seitse kuni kaksteist öösel: õhtu. Miski võib minna plaanist erinevalt — esinemine venib, toit hilineb, keegi tahab mikrofoni, mida polnud ajakavas. Reageeritakse saalis, mitte telefoni teel.
Pärast südaööd: lava maha, tehnika autosse, ruum jäetakse puhtamaks kui hommikul leiti. Viimane inimene lahkub kell kaks või kolm.
Kui meeskond on oma, on kogu selle aja üks inimene vastutav. Kui meeskond on alltöövõtjatest, jagab vastutus päeva peale laiali ja pole kedagi, kes näeks tervikut.
Mida otsustada enne helistamist
Otse küsimus: kas tahad, et õhtul on kohal keegi, kes seda firmat esindab, või piisab sellest, et keegi vastab telefoni teel?
Kui vastus on esimene, küsi juba esimeses kõnes, kas helitehnik ja lavameister on agentuuri palgal või alltöövõtjad. Küsi, kas nad on selle meeskonnaga varem töötanud. Küsi, kes on kohal kogu õhtu.
Kui vastus on teine, siis vaata hinda ja võta odavaim.
After 5 Events on see meeskond, kes laadib hommikul välja ja pakib öösel kokku. Kes kirjutab pakkumuse, see riputab ka valgustid. Kes vastab telefoni teel, see seisab õhtul puldis. Mitte kõik õhtud vajavad seda — aga need, mis vajavad, vajavad täpselt seda.
Otsusta enne: kas vajad kedagi kohal või kedagi kättesaadaval. Ülejäänu järgneb sellest.