After 5 EventsMida 'produktsioon' tegelikult tähendab
Produktsioon on rida, mis võib tähendada midagi või mitte midagi. Osade ettevõtete jaoks tähendab see helitehniku kolme päeva, valgusriistu, veokikoormat ja seitset inimest laval õhtul. Teiste jaoks on see halduskulude rida, mille all vedab tööd keegi, keda pakkumises ei mainita.
Küsi, kas hinnas on ladustamine enne üritust ja lammutustöö pärast. Küsi, kellel on juurdepääs ruumile kell seitse hommikul ja kes viib viimase kasti tagasi kell kaks öösel. Küsi, kas brigaadil on varuahel ja varuprojektor kaasas.
Kui pakkumine ütleb 'heli ja valgus', aga ei nimeta kellelgi rolli ega pole ühtegi tundi arvestatud, siis see tähendab, et keegi edastas tellimuse alampakkujale ja sinu raha liigub läbi kahe käe.
Kus on meeskonna tunnid
Hea pakkumine näitab, mitu tundi on arvestatud ja kellele. Tehnik saabub kell pool kaheksa hommikul, riputab valgusriistad, testib helisüsteemi ja läheb pärast proovisöömist tagasi. Õhtul on ta seal kuni viimase külalise lahkumiseni pluss tund lammutuseks.
Kui tunnilist arvestust ei ole, siis on kaks võimalust. Esiteks, korraldaja eeldab, et üks inimene tuleb poole tunni enne külalisi, lülitab kõik sisse ja läheb ära. See töötab viiekümne inimese lõunasöögil konverentsiruumis. See ei tööta õhtusöögil kolmesajale.
Teiseks, töö teeb keegi teine ja pakkumises ei mainita teda, sest ettevõte ise seda tööd ei tee. See pole pettus; see on tavaline vahendus. Aga see tähendab, et sul pole aimu, kes seal päriselt on, kas nad said sinu nimekirja ja kas nad jäävad, kui midagi läheb valesti.
Transport ja lammutus
Nimeta üks asi, mis kindlasti läheb valesti: keegi eeldab, et transport on hinna sees, keegi teine eeldab vastupidist.
Veok ja juhiga päev on reaalne kulu, eriti kui paik on kaugel Tallinnast. Kui pakkumises seisab 'tarnimine kohale', siis küsi, kas see katab ka tagasitoomise ja kas veok tuleb kaks korda — kord riista tooma, teine kord ära viima — või jääb ta kohale päevaks.
Lammutus on lühike sõna hommikutöö jaoks, mille kõik unustavad planeerida. Ruum peab olema tühi kella kümneks. Meeskond võtab poolteist tundi riista maha, kasti peale ja veokisse. Kui seda pole hinnas, siis kas korraldaja teeb seda ise või tasub päev hiljem arve, mida ta ei oodanud.
Mida tähendab 'koordineerimistasu'
Mõni pakkumine sisaldab rida nimega 'koordineerimine' või 'haldus'. See võib tähendada, et keegi on kohal terve päev, teeb seitse kõnet tarnijatele, räägib köögiga läbi ja seisab ukse taga, kui esimene külaline saabub. Võib.
Võib ka tähendada, et keegi saatis kolm meilisõnumit kolmele alampakkujale ja lisas kakskümmend protsenti kõigile ridadele enne, kui need sinu tabelisse jõudsid.
Küsi, kes konkreetselt on kohapeal. Küsi, mis on tema roll. Küsi, kas see inimene tegi ka pakkumise, kas tema meeskond ehitab üles ja kas tal on number, millele helistada kell kaheksa õhtul, kui mikrofon suttib.
Vahendav ettevõte ei ole probleem, kui ta ütleb ausalt, mida ta teeb. Probleem on siis, kui korraldaja arvab, et koordinaator on kogu õhtu seal ja tema palgal, aga tegelikult tuli heli firmast, mida pole kunagi varem koos töötatud.
Mis juhtub, kui külalisi tuleb rohkem
Igal ruumil on piir. Igas pakkumises on eeldus. Kui planeerid kahesajale ja tuleb kakssada viiskümmend, siis muutub kõik — toolide arv, laua arv, helipildi katmine tagumises reas, õhtusöögi portsjoniarvutus, WC-de võimsus.
Hea pakkumine ütleb ära, mitmele inimesele on plaan tehtud ja mis numbri pealt hind muutub. Halb pakkumine eeldab, et sa tead ja et saad hakkama.
Küsi ka, mis juhtub, kui õhtu kestab kauem. Brigaad on arvestanud lõpuga kell kaksteist. Tantsupõrand on täis kell üks. Kas lisatund on kahe inimese tunnitasu või on seal mingi lisakoefitsient, sest see on öötund ja reedene?
Enamik konflikte algab sellest, et kumbki pool ei öelnud valjusti oma eeldust.
Kuidas eristada oma meeskonda allhanke võrgustikust
Kolm küsimust näitavad ära, kas ettevõte teeb tööd ise või ostab seda sisse.
Esiteks: kes ehitab lava üles? Kui vastus on 'meie tehnikud', siis küsi, kas nad on palgal või tunnitöölised ja kas nad olid viimasel kolmel üritusel samad inimesed.
Teiseks: kes ütleb mulle õhtul, kui midagi läheb valesti? Kui vastus on 'kohapeal olev koordinaator', siis küsi tema nime ja rolli. Kui vastus on 'helistage meile kontoris', siis tead, et kontoris ei tea, mis laual juhtub.
Kolmandaks: kas te töötate selle DJ-ga varem? Kui ettevõttel on oma esinejate nimistu ja oma brigaad, siis nad teavad, kuidas mikser töötab ja mis aeg tehniline proov on. Kui DJ on välja otsitud nädal tagasi teise firma kataloogist, siis proovi polegi.
Ettevõte, mille oma inimesed pakuvad, ehitavad, esinevad ja jooksutavad õhtu, teeb teistsuguseid vigu, aga mitte seda viga, et keegi tegeleb probleemiga alles siis, kui korraldaja helistab paaniliselt.
Mida otsustada enne, kui helistad
Üks number: mitu inimest tuleb. See määrab saali suuruse, toolide arvu, helisüsteemi võimsuse, WC-de arvu ja kõik muu, mida hinnatakse hiljem.
Üks kuupäev: kas õhtu toimub nädala sees või nädalavahetusel, detsembris või juunis. Brigaadi hind ei muutu; nende kalender küll.
Üks otsus: kas vajad ettevõtet, mis teeb kõike ise, või oled rahul vahendajaga, kes leiab sulle kõik osad eraldi. Kumbki pole vale; need on erinevad tööd ja korraldaja peaks teadma, kumba ta ostab.
Me oleme After 5 Events — meeskond, kes veab oma veokiga, riputab oma riistad ja on kell kaks öösel veel seal. See ei tähenda, et meie pakkumine on ainus õige. See tähendab, et kui loete seda, siis teate, mida küsida sellelt, keda te niikuinii otsustate võtta.