After 5 EventsKuupäev või ajavahemik
Iga pakkuja küsib seda esimese minuti jooksul, sest ilma kuupäevata pole midagi kontrollida. Kas lava on vaba, kas tehnika on rendis, kas meeskond töötab samal õhtul juba mujal — kõik see selgub kuupäevast.
Kui kuupäev pole paika pandud, anna ajavahemik. Mitte "kevadel" või "juunis", vaid kolm kuni neli konkreetset nädalat. See pole kohustus — sa ei luku ennast kinni — aga see muudab hinnapakkumise täpseks ja võimaldab näha, mis päevad on üldse võimalikud.
Kui kuupäev otsustatakse pakkumiste võrdlemise ajal, muutub kõik, mida juba öeldi. Lava, mida näidati, on nüüd kinni. Esinejad, keda nimetati, on broneeritud. Mõni firma alustab uuesti nullist, mõni ei vasta enam.
Külaliste arv, ei täpne number, vaid vahemik
Mitte "umbes viiskümmend", vaid "neljakümne ja kuuekümne vahel" või "sada kuni sada kolmkümmend". Vahe ei ole ainult kohtade arv. Vahe on, milline telk või ruum üldse sobib, kui suur lava mahub, mitu puhvetiletti peab olema, et järjekord ei lähe pikemaks kui viisteist minutit.
Väike sündmus ei ole odavam versioon suurest. See on erinev ülesehitus. Viiekümne inimesega õhtu vajab ühte helipulti ja kaht kõlarit. Kahe sajaga õhtu vajab eraldi miksimiskohta ja liinid üle saali. Numbrite täpsustamine hiljem ei tähenda, et lisatakse kohti — see tähendab, et vahetatakse ülesehitus.
Õhtu vorm: istuv, seisev, segatud
Kas lauad on paigaldatud enne külalisi ja inimesed istuvad kogu õhtu, või on ruum tühi ja inimesed liiguvad, või algab õhtu laudade taga ja lõpeb tantsupõrandal? See ei ole detailide küsimus. See määrab ruumi.
Istuv õhtu vajab lauaplaani, numbreid, söögikohti ja tihti kõnehetke või esitlust. Tehnika paigutatakse nii, et iga laud näeb ekraani. Heli seadistatakse kõnele, mitte muusikale.
Seisev õhtu vajab voogusid. Kus on puhvetid, kust tulevad inimesed sisse, kuhu jääb kott, kui käed peavad vaba olema. Heli on tugevam ja tuleb seintest tagasi, seega mikrofon peab olema õiges kohas või seda pole üldse.
Segatud õhtu tähendab üleminekut — laudu, mis lähevad minema, või toolid, mis tuuakse hiljem juurde. Keegi peab teadma, millal see juhtub ja kes annab märku.
Kas on lavahetk
Juhatus tervitab. Keegi annab üle aukirja. Näidatakse videot. Esitatakse uus toode. Need hetked muudavad tehnikat rohkem kui ükski teine otsus.
Video tähendab ekraani, projektorit või LED-seina, aga ka helikanalit, mis tuleb arvutist, mitte mikrofoni küljest. Kõne tähendab mikrofoni, valgust, mis ei pimendata selle ajal, ja heli, mis ulatub tagumise lauani, isegi kui keegi ei liigu.
Kui lavahetk otsustatakse kohapeal, on tavaliselt liiga hilja, et teha seda korralikult. Mikrofon on olemas, aga tagasiside tuleb, kui kõneleja liigub paremale. Ekraan on seal, aga ei ole piisavalt ere, et näha, kui tuleb aken taga.
Eelarve ja kes vastutab selle eest
Mitte täpne number, vaid vahemik, mille sees ettevõte saab otsustada, ja nimi, kes selle kinnitab. Ilma selleta pole hinnapakkumine midagi muud kui number lehel.
Üks firma saadab pakkumise, mis sisaldab kõike, mida ei küsitud, sest iga rida annab lisatasu. Teine firma ehitab ise, esitab oma inimestega ja käib läbi täpselt seda, mis on vajalik ja mis mitte. Esimene töötab allhankijate võrguga, teine saadab meeskonna, kes on seda teinud koos kaks aastat.
Vahemik aitab mõlemal poolel rääkida ausalt. Kui eelarve on sündmusele liiga väike, on parem seda teada enne pakkumist, mitte pärast. Kui eelarve võimaldab variante, annab see võimaluse näha, mida vahe raha eest muutub.
Kes allkirjastab ja millal
Otsus tellimusele alla kirjutada tehakse kellegi poolt, kes ei pruugi olla kõnede pidaja. Kui see inimene ei ole kaasatud algusest, läheb kõik tagasi, kui leping jõuab lauale.
Teatud ettevõtetes peab iga üle teatava summa tellimus läbima juhatuse. Mõnes kohas otsustab turundus, aga maksab raamatupidamine kuus nädalat hiljem. See ei ole takistus, aga see peab olema teada, sest see mõjutab, millal broneering kinnitatakse ja millal seade eraldatakse.
Keelud ja kohustused, mida peab teadma
Osad asjad pole läbiräägitavad. Alkoholi ei tohi olla. Õhtu peab lõppema kell kakskümmend kolm, sest järgmisel päeval on vahetuse algus kell kuus. Koht peab olema bussi või rongi kaudu ligipääsetav, sest osa meeskonnast ei sõida autoga.
Need ei ole väikesed soovid, mida saab hiljem lahendada. Need on tingimused, mis välistavad teatavad kohad, muudavad tehnika paigaldust või lükkavad ajakava ümber. Ruum, mis sulgeb uksed keskööl, ei sobi õhtule, mis lõpeb kell kaks. Paik, kuhu jõuab ainult autoga, ei sobi meeskonnale, kus veerand ei sõida.
Mis nüüd
Kõik ülalolev on teie poolel tehtav. Ükski pakkuja ei saa neid otsuseid teie eest langetada, sest need kuuluvad ettevõttele, eelarve omanikule, inimesele, kes teab, miks sündmus toimub.
Kui need on paika pandud — isegi kui osa neist on esialgu vahemikud, mitte numbrid — muutub kõne lühemaks ja pakkumine täpsemaks. Kui need on lahtised, läheb kõne ringiga ja pakkumine tuleb tagasi täis võib-olla'sid.
See meeskond, kes seda kirjutab, on After 5 Events. Paigaldame ise, teeme helitööd oma inimestega ja käime läbi täpselt seda, mis teie õhtule sobib. Aga see kõne algab samast kohast nagu kõik teised: kuupäev, inimeste arv, õhtu vorm, lavahetk, eelarve, allkirjastaja ja keelud. Otsustage need enne, kui toru võtate.