After 5 EventsЧто значит организовать самим
Организовать конференцию самостоятельно — это согласовать площадку, составить программу, пригласить спикеров, запустить регистрацию, заказать кофе-брейки, проверить, что в зале есть проектор и микрофоны, и в день мероприятия прийти на три часа раньше гостей.
Затем начинается то, что не входит ни в один чек-лист. Первый спикер привёз презентацию в формате, который не открывается на арендованном ноутбуке. Второй просит петличный микрофон вместо ручного. В зале жарко, кондиционер гудит так, что запись звука с трансляции использовать нельзя. Кофе привезли на двадцать минут позже, программа сдвинулась, и теперь обеденный перерыв наступает ровно тогда, когда выступает главный спикер дня. Вы хозяин мероприятия и одновременно человек, который решает технические задачи в режиме реального времени, пока зал смотрит на сцену.
Если конференция заканчивается днём, это утомительно. Если после неё вечерняя часть в том же зале или в другом месте — ужин, фуршет, выступление — вы начинаете вторую смену уставшим.
Что агентство снимает с вас, если оно работает честно
Агентство берёт на себя не решения — программу, бюджет, выбор спикеров — а исполнение: техническую реализацию каждой сессии, переходы между выступлениями, звук, свет, экраны, регистрацию на входе, координацию с площадкой, с кейтерингом, со спикерами.
В день мероприятия вы остаётесь ведущим и хозяином. Микрофоны работают, презентации переключаются вовремя, если что-то идёт не так — это решает человек, который пришёл с оборудованием, а не человек, который должен быть на сцене.
Важно одно различие. Часть компаний планирует мероприятие, затем пересылает техническое задание субподрядчикам, с которыми никогда не работала бок о бок — одни привозят звук, другие свет, третьи экраны — и добавляет процент на каждой строке. Координация происходит по переписке. В день конференции на площадке люди, которые впервые видят друг друга и помещение.
Другой тип агентства — то, чьи собственные сотрудники выезжают на объект, оценивают акустику зала, вешают приборы, настраивают микрофоны, стоят за пультом во время трансляции. Разница проявляется не в смете — в том, кто отвечает, когда что-то меняется за час до начала.
Зимой и летом — разные помещения
С ноября по март конференции проходят в закрытых залах: отели, конференц-центры, арендованные площадки в центре города. Помещение отапливается, но когда в зале сто человек, температура поднимается быстро. Если вентиляция слабая или шумная, приходится выбирать между духотой и гулом, который портит запись.
С мая по сентябрь появляются загородные локации, открытые террасы, шатры. Там другая физика: днём жарко и светло — проектор с недостаточной яркостью не покажет слайды, — вечером холодает, если программа затягивается. На природе нет встроенного звука, нет затемнения, нет розеток там, где нужны розетки. Всё оборудование привозится, и объём техники больше, чем для зала в гостинице.
Решать, в какой сезон проводить конференцию, вы будете по календарю компании. Но планировать техническую часть нужно от времени года — оно определяет, что придётся везти и что может сломать программу.
Что оставить за собой, даже если нанимаете агентство
Программу и тайминг — ваши. Агентство может предложить, как распределить перерывы, чтобы смена спикеров шла без задержек, но решение о длительности сессий, о порядке выступлений, о том, когда обед, принимаете вы.
Работу со спикерами — тоже ваша. Агентство попросит у каждого выступающего презентацию и технические требования заранее, проверит форматы, подготовит ноутбук или подключит их собственные. Но приглашение, брифинг, согласование темы и хронометража — это разговор, который ведёте вы.
Бюджет остаётся за вами. Подрядчик называет стоимость оборудования, работы, доставки — и объясняет, почему один комплект звука стоит в два раза дороже другого. Решение, на чём экономить и на чём нет, принимаете вы, зная свою аудиторию.
Вечерняя часть — отдельное мероприятие
Конференция часто заканчивается ужином или фуршетом, иногда с диджеем, иногда с живой музыкой. Организаторы планируют этот блок по остаточному принципу: деловая программа — главное, вечер — приложение.
На практике настроение вечера определяет, как люди запомнят день. После шести часов в зале, после докладов и нетворкинга в коридоре гости устали. Если вечерняя часть начинается с задержкой, если музыка не подходит по громкости или жанру, если свет остаётся конференционным — холодным и ярким — усталость становится раздражением.
Вечер требует другой техники и другого ритма. Свет мягче и теплее, звук громче, пространство менее формальное. Если вечерняя часть проходит в том же зале, его нужно переодеть — убрать сцену или изменить её, погасить верхний свет, включить цветную заливку, переставить мебель. Это занимает время, и его закладывают в программу, иначе гости стоят в коридоре и ждут, пока бригада двигает столы.
Если вечер в другом месте — трансфер, новая площадка, новая техника — по сути это второе мероприятие, и его планируют отдельно.
Трансляция и запись: решить до брифа
Многие конференции сейчас транслируются онлайн или записываются для внутреннего архива. Это меняет требования к звуку и свету.
Для качественной записи нужна не только камера — нужен чистый звук с микрофонов, без эха, без шума кондиционера, без стука каблуков в первом ряду. Это значит, что зал должен быть акустически пригоден, а микрофоны правильно настроены. Петличные микрофоны дают более ровный звук для записи, чем ручные, но их нужно закрепить до выхода спикера, и не все выступающие к этому готовы.
Свет для трансляции ярче, чем для зала. Если спикер стоит в тени или против окна, на записи его не видно. Если верхний свет слишком холодный, лица на экране выглядят серыми.
Решение о трансляции или записи нужно принять до разговора с подрядчиком — оно влияет на комплект оборудования и на стоимость.
Когда делать самим, когда звать агентство
Делайте сами, если конференция камерная — до сорока человек, — если она проходит в знакомом помещении с работающей встроенной техникой, если спикеров двое-трое и все проверены, если вечерней части нет.
Зовите агентство, если участников больше пятидесяти, если зал арендуете впервые и не знаете его акустики, если спикеров много и часть из них выступает удалённо, если после деловой программы вечернее мероприятие, если нужна трансляция.
Зовите агентство, чьи люди работают на площадке — не планировщиков, которые пересылают задачу дальше, а бригаду, которая сама привезёт, повесит, настроит и будет стоять у пульта.
Что решить перед звонком
Дата и помещение. Если зал ещё не выбран, агентство может выехать на несколько площадок и сказать, в какой из них звук не потребует серьёзной коррекции, а в какой придётся глушить эхо.
Число гостей и формат рассадки — театр, кабаре, переговорный стол. От этого зависит, сколько микрофонов нужно, где ставить экраны, как вести звук.
Есть ли вечерняя часть и где она пройдёт. Если в том же зале — сколько времени на перестановку. Если в другом месте — как далеко, нужен ли трансфер.
Нужна ли трансляция или запись. Это не мелочь, которую можно добавить в последний момент — это другой звук и другой свет.
Это пишет бригада After 5 Events — люди, которые приезжают в семь утра с оборудованием, настраивают микрофоны под каждого спикера и уезжают, когда последний гость покинул зал.