After 5 EventsЧто значит организовать презентацию самим
Вы бронируете площадку, составляете программу, утверждаете бюджет и приглашения. Дальше начинается техническая часть: свет на продукт, экран для слайдов, звук для выступающих, стриминг, если трансляция идёт онлайн. Микрофоны подбираются под голос и акустику зала. Проектор выбирается по яркости и разрешению, которое нужно для графики вашего продукта. Свет настраивается так, чтобы продукт был виден со всех точек, откуда снимает фотограф и камера.
Всё это требует поставщиков, которые привезут оборудование, смонтируют его, настроят и будут на месте весь вечер. Вы составляете техническое задание, запрашиваете расценки, согласуете сметы, проверяете совместимость оборудования разных подрядчиков, координируете время заезда на площадку. В день мероприятия вы одновременно встречаете гостей и следите за тем, чтобы презентация началась вовремя, микрофон работал, слайды переключались, а свет не бил в камеру.
Это реально, если у вас есть человек в команде, который уже делал подобное, и если мероприятие достаточно простое технически: одна сцена, один микрофон, один экран, без трансляции.
Что агентство берёт на себя
Агентство принимает техническую часть целиком. Вы обсуждаете программу, продукт, формат подачи — агентство предлагает решение под помещение и бюджет. Оно привозит оборудование, монтирует, настраивает, тестирует, запускает программу и остаётся до конца вечера.
Вы не ищете подрядчиков. Не согласуете пропуска на площадку для пяти разных поставщиков. Не звоните техникам за час до старта, если что-то не работает. В день презентации вы сосредоточены на гостях, на продукте и на том, что происходит на сцене, а не на пульте.
Два типа агентств
Есть агентства, которые планируют мероприятие и затем передают исполнение субподрядчикам — студии света, прокату звука, отдельной команде на монтаж. Они зарабатывают на каждой строке сметы, координируют поставщиков, но их люди не стоят у пульта в день мероприятия.
Есть агентства, чьи собственные сотрудники делают расчёт, привозят технику, монтируют, настраивают и управляют программой с начала до конца. Они не перепродают услуги — они их оказывают. Разница становится видна, когда что-то идёт не по плану: в первом случае вопрос передаётся подрядчику, во втором — решается на месте тем, кто собрал установку.
Это не вопрос качества. Это вопрос структуры. Уточните, кто именно будет на площадке, чьё оборудование используется и кто отвечает за исполнение в моменте.
Что оставить за собой, даже если нанимаете агентство
Программу вечера. Тайминг выступлений. Список выступающих и их очерёдность. Содержание презентации. Утверждение дизайна слайдов, видео, графики на экране. Финальное решение по освещению продукта — агентство предложит варианты, но выбор за вами.
Всё, что касается гостей: приглашения, регистрация, встреча, кейтеринг, рассадка, если она предусмотрена.
Агентство строит техническую основу, внутри которой ваша программа проходит так, как задумано.
Когда делать самим — правильное решение
Когда формат простой и проверенный: один спикер, один экран, стандартная акустика зала, без трансляции и без сложной подачи продукта.
Когда в команде есть человек, который уже координировал техническую часть мероприятий и знает, с кем работать.
Когда презентация проходит в помещении, где уже установлено всё необходимое оборудование и его достаточно.
Когда бюджет настолько ограничен, что любое привлечение подрядчиков исключено — в этом случае вы делаете максимум своими силами и арендуете только то, чего физически нет на площадке.
Когда стоит привлечь агентство
Когда на мероприятии присутствует пресса, клиенты, инвесторы — аудитория, перед которой компания не может позволить себе технического сбоя.
Когда продукт требует специального освещения, демонстрации на экране высокого разрешения, звукового сопровождения, видеозаписи или прямой трансляции.
Когда презентация проходит в помещении со сложной акустикой или нестандартной планировкой.
Когда ваша команда в день мероприятия должна сосредоточиться на гостях и контенте, а не на том, работает ли микрофон.
Что решить до звонка
Сколько человек ожидается. Формат презентации: один спикер, несколько выступающих, панельная дискуссия, демонстрация продукта на сцене. Нужна ли трансляция. Нужна ли профессиональная фото- или видеосъёмка — это влияет на свет и на расстановку оборудования. Какой бюджет выделен на техническую часть.
Площадка уже выбрана или её подбирают под формат — это меняет последовательность решений.
Этот текст написан теми, кто монтирует установки для презентаций продуктов — After 5 Events. Решение остаётся за вами.