Konverents — ise või agentuuriga

Mis jääb teile niikuinii

Ka täisagentuuriga jäävad teie kätte programm, kõnelejate broneering ja see, mida öeldakse. Agentuur ei kirjuta päevakava ega otsi ettekandja asemele kedagi, kui inimene jääb haigeks kaks tundi enne algust. Samuti on teie oma küsimus, kas õhtusöök on samal võtmekaardil kui hommikukohv, kas eelregistreerimine on kohustuslik, kas investor saab istuda esimeses reas.

Mis käest läheb: iga tehnilise küsimuse teine pool. Kas mikrofon jõuab neljanda rea küsimuseni, kas slaidipult jääb kõneleja varju, millise kaabliga ühendada oma sülearvuti, millal vahetub stseen, kuhu seista, et valgus ei tungi otse silma.

Mida tähendab ise korraldamine tunni haaval

Esimene kuu läheb ruumi otsimisele ja kinnitamisele. Peale programmi struktuuri teate, mitu inimest tuleb ja kas õhtu osa toimub samas ruumis või kusagil mujal. Broneering käib ruumihalduri või hotelli ürituseosakonnaga, leping tuleb alla kirjutada, ettemaks maksta.

Teine kuu: tehnika. Peate välja selgitama, kas kohapeal on projektsioon ja heli või tuleb see tellida, kas ruum annab tehnikut kaasa või tuleb see üürida eraldi, kui palju maksab livestream, kes opereerib kaameraid. Vastused tulevad tavaliselt kolmelt poolt ja ükski ei tea teise hinnast.

Kolmas kuu: logistika. Registratuurilaud, pakkide ladustamine, toitlustusvahed, istumisplaan, nimikaardid. Keegi peab olema kohal kell kaheksa hommikul, kui esimene kõneleja proovib mikrofoni, ja keegi peab teadma, kuhu läheb prügi pärast lõunasööki.

Sessioonide päeva ise juhid, aga juhid kahes rollis korraga: oled võõrustaja ja samal ajal see, kes näeb, et teine mikrofon ei tööta. Istud saalis, aga poolega kõrvast kuulad, kas vahetus toimub õigel ajal, kas järgmine slaidikomplekt on üleval, kas vett on jäänud pulti.

Õhtusöök on eraldi üritus, aga tuleb sama päeva lõpuks, kui oled juba väsinud. Kui päev lõppes konverentsisaalis ja õhtu algab restoranis, on vahepeal üks tund, mil pool saalist on teel ja teine pool ei tea, kas peab ootama.

Mis läheb agentuuriga teisiti

Agentuur võtab ära otsimise, hinnavõrdluse, koordineerimise, päevaplaani tõlkimise tehnilisteks nõueteks ja tehniliste nõuete tõlkimise tagasi inimkeelde. Te ütlete, mitu kõnelejat vahetub ja kas on paneelarutelu, agentuur ütleb, mitu mikrofoni ja millist liiki, kus need asuvad, kes neid vahetab.

Päeval on keegi kohal, kes tunneb ruumi enne ja teab, kuhu kaabel läheb, kui midagi katkeb. See keegi on kas agentuurist või agentuuripoolne kontaktisik kohapeal, aga oluline on, et ta ei kuula ettekannet — ta kuulab, kas heli jõuab taha saali, kas slaid vahetub, kas valgus langeb õigesse kohta.

Oluline erinevus: osa agentuure teeb pakkumise, saadab selle edasi alltöövõtjale, lisab reale oma protsendi ja saadab teile tagasi. Kui päeval läheb midagi valesti, helistate agentuurile, agentuur helistab tehnikule, tehnik räägib, et ruum polnud selline, nagu kirjas. Keegi ei ole varem koos töötanud.

Teine liik: agentuur, kelle oma inimesed teevad hinnapakkumise, ehitavad üles, seisavad saalis, ja kui midagi läheb katki, siis nemad parandavad. Pole vahendajat. Kui küsite, miks slaid ei liigu, saate vastuse inimeselt, kellel oli hommikul kaabel käes.

Selle erinevuse näeb lepingust: kes täpselt on saalis, kas nad on agentuurist või on agentuur rentinud neid kelleltki teiselt.

Millal teha ise, millal mitte

Tehke ise, kui inimesi on alla viiekümne, ruum on lihtne ja programm kestab pool päeva ilma õhtuosata. Kui ruum annab tehnika ja tehnikud kaasa, kui kõnelejaid on kaks ja mõlemad kasutavad sama sülearvutit, kui te olete seda varem teinud.

Ärge tehke ise, kui on livestream, kui kõnelejaid on rohkem kui neli, kui osa programmi on inglise keeles ja osa eesti keeles, kui on paneele, kus mikrofone peab liigutama, kui õhtuosa on oluline ja väsimus mängib rolli.

Ka siis, kui teete osaliselt ise: jätke päeva tehniline pool ja õhtuüritus kellelegi, kes on saalis. Hoidke enda käes programm, moderaator ja kõnelejate broneering. Nii olete võõrustaja, mitte operaatoritest üks.

Mida otsustada enne, kui kellegi poole pöördute

Esiteks: kas õhtuosa on sama tähtis kui päev. Kui on ainult kohvipaus ja lõunasöök, ruum võib olla konverentsikeskuses. Kui õhtuüritus peab tööle hakkama pärast kuut tundi saalis istumist, peab ruum muutuma või peate kolima.

Teiseks: kas kõnelejad tulevad oma tehnikaga või peab kõik olema kohapeal ja töötama igaühega. Üks sülearvuti on lihtsam kui viis eri operatsioonisüsteemi.

Kolmandaks: kes on saalis ja vastutab selle eest, et vaheajad algavad õigel ajal, et mikrofon liigub küsimuste juurde, et slaidid vahetuvad. Kas see olete teie, kas see on agentuurist keegi, kas see on maja tehnik, kes teeb seda esimest korda.

Neljandaks: kas soovite, et agentuur planeerib ja edastab või et agentuur ehitab ja on kohal. Vaadake lepingut: kes täpselt tuleb, kas nad kuuluvad agentuuripalgale või on alltöövõtt.

Ja viies: mis on kuupäev ja kui kaua on veel aega. Jaanuaris ja veebruaris on ruumid ja tehnikafirmad kinni nädalaid ette, augustis saab mõnikord kinnituse kahe päevaga. Aeg muudab seda, kui palju valikuid teil on.

See juhend on kirjutatud meeskonna poolt, kes ehitab konverentsisaalid üles ja seisab seal, kuni viimane küsimus on vastatud — After 5 Events.

Teie otsus on nüüd, kas korraldada ise või kellega koos. Ja kui kellega koos, siis kas kellegagi, kes edastab, või kellegagi, kes ehitab. Otsustage ruumi suurus, õhtuosa kaal ja see, kas soovite olla saalis ainult võõrustaja.