After 5 EventsЧто вы делаете сами в любом случае
Даже если наняли продакшн с первого звонка, три решения остаются за вами. Место и дата — агентство предложит варианты, но выбрать должны вы, потому что только вы знаете бюджет на ночлег и кто из коллег не ночует вне дома. Программа дня — активности, сауна, свободное время — это внутренний вопрос компании, и никакой подрядчик не знает, выдержит ли ваш коллектив три часа верёвочного курса. И финальный список гостей с dietary restrictions и тем, кто выезжает с семьёй.
Всё остальное — вопрос того, сколько времени у вас есть и насколько спокойно вы хотите провести сам день.
Если делаете сами: на что уходит время
Аренда шатра и доставка его на место. Поиск генератора, если площадка без постоянного электричества, или проверка, что мощности хватит на звук, свет и кухню одновременно. Прокат звука и света — переговоры с конторой, которую вы нашли в интернете и с которой никогда не работали. Поиск диджея или ведущего, прослушивание демо, созвон. Организация питания — кейтеринг на ужин, закуски к вечеру, утренний завтрак, если его нет в пакете дома отдыха. Заказ автобуса туда и обратно, уточнение, что водитель ночует на месте или приедет утром к назначенному времени.
Каждая из этих позиций — отдельный договор, отдельный человек на том конце провода, отдельная дата оплаты. В сумме это от пятнадцати до двадцати часов работы, распределённой на три недели, если всё идёт по плану.
А в сам день вы — одновременно гость и координатор. Вы встречаете грузовик с шатром в семь утра, показываете, где ставить, решаете на месте, что генератор стоит слишком близко к танцполу и его надо сдвинуть. Днём вы с коллегами, вечером вы следите, чтобы звук включили вовремя, чтобы еда вышла до того, как гости разошлись, чтобы диджей знал, когда именно выступает директор. Вы не сможете напиться, потому что в десять вечера вам позвонят, что у шатра кончился свет, и разбираться придётся вам.
Два вида агентства
Первый тип: планировщик. Вы звоните, рассказываете бриф, получаете предложение. В предложении — аренда шатра, звук, свет, диджей, кейтеринг, автобус. Всё в одном документе, одна сумма, одна дата оплаты. Удобно.
Но агентство не ставит шатёр и не крутит звук — оно перезванивает тем же прокатным конторам, которым могли бы позвонить вы, добавляет свою маржу на каждую строку и координирует день. В саму пятницу на площадке будут четыре бригады, которые видят друг друга впервые: люди с шатром, люди со светом, кейтерер и диджей. Когда что-то идёт не так — генератор не тянет, свет не влезает под купол шатра, звук опаздывает — агентство звонит подрядчику, подрядчик звонит своему технику, а вы стоите на поляне и ждёте.
Вы не на площадке в семь утра, и это уже много. Но если что-то ломается, цепочка решений длинная.
Второй тип: продакшн. Люди, которые ответили на бриф, — те же, кто приезжает со светом и звуком, вешает его, настраивает, стоит за пультом вечером и грузит обратно ночью. Шатёр, генератор, техника — их собственные или арендованные годами у одних и тех же поставщиков. Диджеи и ведущие — люди, с которыми эта бригада работала десятки раз и которые знают, как звучит именно этот комплект в именно таком шатре.
Когда загорается свет не в той секции, его чинит человек, который его вешал. Когда звук проваливается, за пультом стоит тот, кто его собирал. Решения принимаются на месте, без цепочки звонков.
Разница в цене между этими двумя моделями часто невелика. Разница в том, как проходит день, — огромная.
Что идёт не так и когда это важно
Погода. Если дождь, шатёр обязателен, и если его стенки не закрываются, холодный июньский вечер заканчивает вечеринку в десять. Проверяйте это в договоре.
Питание. Кейтерер приехал вовремя, но мангал поставили с наветренной стороны, и дым идёт в танцпол. Мелочь, которую замечаешь только на месте, и если организатор на месте — это вы, вы её и решаете.
Звук. В сарае с бетонными стенами звук бьёт обратно, и если его не гасить, разговаривать невозможно. Это знает техник, который работал в этом сарае, и не знает прокатная контора, которая просто привезла колонки по списку.
Автобус. Водитель уехал вечером и обещал вернуться к десяти утра. В девять выясняется, что он в двух часах езды, и половина гостей опоздает на рейс. Если это ваш постоянный перевозчик, такого не происходит. Если вы нашли автобус через aggregator, это риск.
Ни одна из этих ситуаций не катастрофа, но каждая портит кусок дня. Если у вас есть пятнадцать часов на организацию и вы спокойно проведёте день в роли координатора, делайте сами. Если часов нет или вы хотите быть гостем, нанимайте.
Что проверить перед звонком
Место и его ограничения. Есть ли крыша на случай дождя. Есть ли постоянное электричество и какой мощности. Можно ли ставить шатёр на газоне или только на площадке. Ночуют ли все или часть уезжает вечером.
Бюджет. Не общая сумма, а разбивка: сколько на место и ночлег, сколько на вечер. Продакшн считает от вечера, и если вы называете одну цифру, половина разговора уходит на выяснение, что в неё входит.
Дата. Июнь и август — месяцы, когда усадьбы и бригады расписаны на год вперёд. Если у вас гибкость в неделю, скажите сразу — это может быть разницей между доступным местом и fully booked.
Вот что стоит решить до того, как поднять трубку. Остальное — разговор с людьми, которые строили этот вечер две сотни раз.
Этот текст написала команда After 5 Events — бригада, которая ставит шатры, вешает свет и стоит за пультом, пока вы с коллегами на танцполе.