After 5 EventsЗа полгода: площадка и дата
Начните с площадки. Юбилей компании — это не корпоратив: на мероприятии присутствуют клиенты, партнёры, иногда пресса. Зал должен выглядеть соответственно, и он должен быть свободен в нужную дату.
Если дата привязана к календарю — день основания, круглая годовщина — выбора по сути нет. Бронируйте за полгода. Если дата гибкая, появляется возможность выбрать площадку, а не подстраиваться под то, что осталось.
Высота потолка имеет значение. Для проекции нужна либо высота от четырёх с половиной метров, либо возможность повесить экран. Презентация основателей, корпоративный фильм, фотоархив — всё это зрители должны видеть с дальних столов. Площадка с низким потолком и плохой геометрией убьёт половину визуальной программы.
За четыре месяца: программа и сценарий
Юбилейное мероприятие — это наполовину церемония. Выступления руководства, презентация с хронологией, возможно награждение сотрудников или партнёров. Всё это занимает время и требует сценария.
Напишите черновой тайминг: кто выходит, когда, на сколько минут. Сколько длится фильм. Когда подают ужин. Когда начинается неформальная часть. Любой пункт, который идёт дольше семи минут, удерживает внимание только если он отрепетирован.
Если в программе есть что-то, кроме речей — живая музыка, ведущий, артисты — их бронируют сейчас, не позже. На популярные даты хорошие исполнители заняты за три-четыре месяца.
За два месяца: техника, свет, звук
Теперь начинается та часть, которую большинство компаний недооценивает.
Звук в конференц-зале и звук в банкетном — это разные системы. Первая рассчитана на речь при полной тишине. Вторая должна работать поверх шума ста разговаривающих людей, звона посуды и движения официантов. Встроенная звуковая система почти всегда не годится. Вы привозите свою.
Свет — не про красоту, а про то, чтобы лица на сцене было видно, а презентацию — читаемо. Если в зале висят люстры, которые нельзя приглушить, экран превращается в серое пятно. Если единственный источник света — потолочный, на фотографиях все выглядят уставшими.
Проектор и экран. Если презентация идёт с ноутбука спикера, который никто не проверял заранее, у вас будет пять минут неловкой тишины, пока ищут переходник. Если разрешение не совпадает, слайды поплывут. Если человек, который вёл файл, сохранил его в новой версии программы, а проектор подключён к старому компьютеру площадки — шрифты поедут.
Всё это решается одним способом: кто-то приезжает за день, приносит оборудование, которое работало на прошлом мероприятии, проверяет каждое подключение. Если вы делаете это сами — это вы. Если наняли агентство — смотрите, кто именно приедет.
Два типа агентства
Вы встретите два типа подрядчика, и различие между ними — ключевое.
Первый тип: агентство принимает бриф, составляет план, потом пересылает заказ субподрядчикам — одним на свет, другим на звук, третьим на кейтеринг. Агентство координирует, добавляет свою маржу на каждую строку и отвечает за общий результат. Люди, которые приедут ставить оборудование, видят бриф впервые в день монтажа. Агентство и бригада до этого не работали вместе.
Второй тип: компания, чьи собственные люди делают расчёт, привозят оборудование, строят конструкцию, настраивают звук и находятся в зале весь вечер. Один контракт, одна бригада, которая отвечает за результат, потому что это её оборудование и её работа.
Разница проявляется не в цене — она может быть сопоставимой — а в том, что происходит, когда что-то идёт не так. В первом случае агентство звонит субподрядчику, и вы ждёте. Во втором случае человек, который вёз оборудование, стоит рядом и чинит.
Когда делать самим
Если мероприятие на тридцать человек, программа — ужин и два выступления, площадка привычная и техника встроенная — делайте сами.
Если у вас в команде есть человек, который может взять на себя согласование, координацию подрядчиков и физическое присутствие в день монтажа и в день события — делайте сами, привлекая подрядчиков на отдельные услуги.
Но помните: в день юбилея этот человек не гость. Он отвечает за тайминг, за то, чтобы презентация включилась вовремя, микрофон работал, свет не слепил. Если этот человек — вы, вы не сможете выступать, встречать партнёров и быть в кадре.
Что оставить себе, даже если нанимаете агентство
Сценарий и контент. Никто не знает историю вашей компании лучше вас. Агентство может предложить структуру, тайминг, формат подачи — но текст речи, выбор фотографий, героев фильма, логику наград выбираете вы.
Гостевой список и рассадку. Кого посадить рядом с кем, кого нельзя сажать за один стол, кто должен быть на виду — это знаете только вы.
Всё остальное — техника, свет, звук, монтаж, координация в день события — передаётся целиком или остаётся целиком. Делить эту часть между собственными силами и подрядчиком — худший вариант: ответственность размыта, и когда что-то ломается, выясняется, что это был участок другого.
Что решить перед звонком
Перед тем как связываться с кем-либо, зафиксируйте три вещи.
Одна: дата и площадка, или хотя бы город и примерный формат зала.
Два: количество гостей — не примерное, а с разбросом максимум в десять человек. От числа людей зависит мощность звука, количество световых приборов, размер экрана.
Три: есть ли у вас человек, который будет отвечать за координацию, или вам нужен кто-то, кто возьмёт весь день на себя.
Остальное обсуждается. Но эти три пункта — основа для любого разговора.
Этот текст написала бригада After 5 Events — те, кто приезжает с оборудованием, вешает свет и находится в зале до конца.