After 5 EventsЧто значит «сами» на практике
Организовать корпоратив своими силами — это найти площадку в сентябре, когда четыре пятницы декабря уже наполовину забронированы. Согласовать меню на сорок человек, которое кухня сможет подать одновременно. Составить тайминг вечера — когда речь, когда награждение, когда музыка, — и объяснить его ведущему, диджею и официантам так, чтобы все поняли одно и то же.
В день мероприятия вы встречаете гостей, следите, чтобы микрофон был включён к моменту речи директора, и сами решаете, когда убрать столы и начать танцевальную часть. Если свет над сценой не включается, звоните вы. Если музыка слишком громкая для зала, регулируете вы.
Это выполнимо, если у вас есть неделя на переговоры, день на созвоны и вечер, когда вы не гость.
Что делает агентство — две версии
Агентство снимает с вас либо планирование, либо исполнение. Это разные услуги, и их часто путают.
Первый тип: агентство принимает бриф, составляет план, находит подрядчиков — площадку, кейтеринг, диджея, световую компанию — и координирует их работу. В день мероприятия на месте будут те подрядчики. Агентство может прислать координатора, а может и не прислать. Вы платите агентству, агентство платит каждому подрядчику плюс свою маржу. Если что-то идёт не так, вы звоните агентству, агентство звонит подрядчику.
Второй тип: агентство — это та же команда, которая приезжает в семь утра с оборудованием, вешает свет, настраивает звук и остаётся до конца вечера. Подрядчиков нет, потому что это их люди, их техника, их ответственность. Если микрофон не работает, человек, который его чинит, сидит в той же комнате.
Разница — в том, кто отвечает за стык. Когда звук приходит от одной компании, свет от другой, а площадка от третьей, кто-то должен объяснить звуковику, где розетки, а световику — когда начнётся танцевальная часть. В первом случае это делаете вы или координатор, который встретился с подрядчиками сегодня. Во втором это делает бригада, которая работает вместе каждую неделю.
Когда делать самим — правильный ответ
Если корпоратив — это ужин на двадцать человек в ресторане, вечер без сцены, без микрофонов и без танцпола, агентство избыточно. Ресторан подаст еду, включит фоновую музыку, и вам остаётся только прийти.
Если у вас есть человек в команде, который уже организовывал мероприятия, знает, как читать договор с площадкой, и может провести вечер не за столом, а в контакте с техникой и персоналом — делайте сами. Опыт в этом деле значит больше, чем бюджет.
Делайте сами, если дата гибкая и у вас есть время обзвонить пять площадок, сравнить условия, запросить у каждой техническую спецификацию и понять, что она означает.
Не делайте сами, если вечер включает речь, которую должны услышать все в зале, живую музыку или диджея, свет, который меняется по ходу программы, или хронометраж, который зависит от десяти человек, которые не знают друг друга.
Что остаётся за вами в любом случае
Даже если вы нанимаете агентство, три вещи не делегируются.
Первое — дата. Площадки и музыканты в декабре бронируются за три-четыре месяца. Если вы позвоните в октябре, пятницы заняты. Решение о дате принимаете вы, и принимаете его раньше, чем кажется нужным.
Второе — бюджет. Агентство может предложить три варианта программы, но не может решить за вас, тратить ли больше на площадку или на музыку. Это управленческое решение, и оно ваше.
Третье — тайминг вечера. Во сколько начинается ужин, как долго длится официальная часть, когда начинается музыка. Агентство подскажет, что работает, но финальный хронометраж согласовываете вы, потому что вы знаете, сколько человек будет выступать и насколько формален вечер.
Технический день — чья это проблема
Когда вы организуете корпоратив сами, технический день — ваша проблема. Свет и звук привозят утром, часто за несколько часов до начала, и кто-то должен быть на площадке, чтобы показать, где розетки, где можно повесить приборы, куда поставить колонки. Если площадка требует уборку после мероприятия, кто-то должен остаться или приехать утром. Этот кто-то — вы.
Когда вы нанимаете агентство первого типа, технический день остаётся вашей проблемой или проблемой координатора, который приезжает один раз. Подрядчики разгружаются, монтируют, уезжают. Если они ушли, а микрофон не работает, дозвониться до них — ваша задача.
Когда агентство работает своими людьми, технический день — их рабочий процесс. Они приезжают, строят, тестируют и остаются на месте до конца. Если что-то не работает в восемь вечера, человек, который это чинит, уже в зале.
На что смотреть, если нанимаете
Задайте один вопрос: кто будет на площадке в день мероприятия.
Если ответ — координатор плюс подрядчики, уточните, работали ли эти подрядчики с агентством раньше. Если нет, вы первый проект, на котором они встретились.
Если ответ — наши люди, уточните, кто конкретно: свой звукорежиссёр, свой световик, свой технический директор. Попросите показать оборудование — не фотографии с чужих мероприятий, а то, что приедет к вам.
Попросите тайминг технического дня. Во сколько приезжает бригада, сколько времени занимает монтаж, когда будет готов звук для саундчека. Если агентство не может ответить, у него нет бригады.
Решение
Вы пишете After 5 Events, потому что это команда, которая монтирует, озвучивает и работает на площадке своими людьми — теми же, кто отвечал на ваш запрос. Не координаторы и подрядчики, а бригада, которая приезжает в семь утра и уходит, когда последний кейс в машине.
Перед тем как звонить кому-либо, решите три вещи: дату, примерное количество гостей и формат вечера — ужин с речами, ужин с музыкой или только танцевальная часть. Остальное обсуждается, но эти три точки — то, от чего считается всё.