After 5 EventsЗа шесть недель до даты
Выбор площадки и активности — это две трети планирования. Активность обычно покупается у специализированного провайдера: верёвочный курс, квест, мастер-класс. Ваша часть — всё остальное: как люди туда попадают, где обедают, что происходит вечером, когда официальная программа закончилась, а расходиться рано.
Большинство организаторов планируют активность и забывают про вечер. Вечер — это то, что люди вспоминают через три месяца.
Что делаете вы
Даже при работе с агентством три вещи остаются внутри компании: бюджет, список участников и внутренняя коммуникация. Никто не знает, кто из отдела продаж не разговаривает с кем из логистики. Никто не знает, у кого аллергия, кто не пьёт, кто уходит в декрет через месяц и кого лучше не сажать рядом.
Состав группы определяет площадку. Двадцать человек помещаются в летнюю веранду ресторана; пятьдесят требуют отдельного зала или загородной базы, а это значит транспорт, а транспорт сдвигает расписание на час назад.
Что делает агентство
Агентство берёт переговоры с площадкой, техническое согласование, логистику оборудования и персонал на день. Звук, свет, мебель, если площадка своей не даёт. Ведущего, если нужен. Кейтеринг, если площадка не кормит сама.
Но между агентствами есть разница, которую не видно в коммерческом предложении. Одни планируют мероприятие и передают исполнение субподрядчикам — транспорт одна компания, звук другая, кейтеринг третья. Менеджер агентства приезжает к началу, проверяет, что всё на месте, и уходит. Если что-то ломается, вы звоните ему, он звонит подрядчику, подрядчик решает или не решает.
Другие работают своими руками. Тот, кто составлял смету, приезжает с оборудованием. Он знает, как оно собрано, потому что собирал сам. Если микрофон глохнет, он меняет его, не дожидаясь звонка.
Это не вопрос качества. Это вопрос того, кто стоит между проблемой и её решением.
Деньги
Бюджет на тимбилдинг складывается из четырёх позиций: активность, площадка, еда, вечер. Активность — фиксированная цена провайдера. Площадка — аренда или минимальный чек, если это ресторан. Еда — на человека, обычно две точки: обед и ужин. Вечер — это звук, свет, иногда диджей, иногда ведущий.
Когда агентство добавляет маржу на каждую строку, итоговая цифра вырастает на двадцать — тридцать процентов. Когда агентство работает своими людьми, маржа одна — на координацию и присутствие на объекте.
Попросите разбивку по статьям. Если вам дают одну цифру без структуры, вы платите за непрозрачность.
День
Если вы делаете сами, вы хозяин и администратор одновременно. Вы встречаете людей, объясняете, где туалет, решаете, начинать ли без опоздавших, раздаёте бейджи, если они есть, следите, чтобы обед вышел вовремя, и остаётесь трезвым до конца, потому что кто-то должен закрыть счёт и проверить, что все уехали.
Это выполнимо для двадцати человек в городе. Для пятидесяти за городом это уже вторая работа в тот же день.
Агентство даёт координатора на площадке. Он приезжает раньше всех, встречает поставщиков, проверяет звук до того, как гости зашли, остаётся до конца. Вы остаётесь хозяином вечера, но не его механиком.
Когда делать самим
Если мероприятие в городе, если группа меньше тридцати человек, если площадка — ресторан с собственным залом и кухней, если активность привозная и провайдер её ведёт сам, если ужин — это просто ужин без программы — делайте сами. Вы потратите время, но сэкономите деньги, и время будет предсказуемым.
Если мероприятие за городом, если группа больше сорока, если нужен транспорт, если вечером диджей или ведущий, если площадка пустая и требует мебели и оборудования — агентство окупается. Не потому что вы не справитесь, а потому что в день мероприятия у вас другая роль.
Два вопроса перед звонком
Перед тем как звонить кому-либо, решите две вещи.
Первое: кто из вашей команды будет на связи в день мероприятия и готов ли он остаться до конца. Если ответ нет, вам нужен координатор на площадке, и это меняет бюджет.
Второе: что происходит вечером. Ужин и разъезд — это одна смета. Ужин, диджей и бар до полуночи — другая, и разница не в деньгах, а в том, кто остаётся трезвым и отвечает за свет, звук и людей.
Этот текст написала команда After 5 Events — те, кто приезжает утром с оборудованием и уезжает, когда последний кейс погружен обратно.