Suvepäevad — eelarve ja mis seda liigutab

Mis ridu eelarves on

Iga suvepäev koosneb samadest ridadest. Paik ise — üür või külastustasu. Toit ja jook, eraldi päeval ja õhtul. Majutus, kui ööd kohapeal. Transport sinna ja tagasi. Tehnika õhtu jaoks — heli, valgus, lava. Programm päeval ja õhtusöögijärgne osa. Ja siis rida, mida keegi ette ei näe: täiend, kui vihm muudab plaani, buss hilineb, või külalisi tuleb kolmkümmend rohkem kui kinnitati.

Need read ei ole võrdsed. Toit ja jook ning majutus võtavad koos poole eelarvest või rohkem. Tehnika ja transport jäävad kokku veerandisse. Programm sõltub sellest, kas teete ise või tellite, ja võib jääda paari protsendi või tõusta kolmandikuni.

Paika valides otsid numbrit inimese kohta. See number peidab, mis on hinna sees ja mis tuleb juurde. Suvekohas on sageli sees ruum ja köök, aga mitte laud ega tool. Mõisas on laud ja tool, aga mitte tekk ja padi. Telgis pole midagi peale pinna ja karkassi.

Mis järjekorras otsustada

Alusta katusest. Juuni algus Eestis tähendab saju iga kolmas päev. Kui plaan eeldab väljas olemist, tal peab olema koht, kuhu minna, kui sajab. Telk, ait, suur veranda — miski, kuhu mahuvad kõik korraga. See otsus langetatakse enne, kui küsid hinnapakkumist.

Siis voolutarve. Välikohas tähendab õhtupidu heli, valgust, ja kumbki tähendab amprit. Generaator tuleb tellida või kohapeal on piisav ühendus. Kui seda ei tea, ei tea keegi, mida tehniliselt pakkuda.

Alles siis on mõtet rääkida kellaaegadest. Saabute lõunal, sööte kell kolm, tegevus kell neli, õhtusöök kell seitse, pidu kell üheksa. Need ajad räägivad, millal tuleb tehnika ja millal lahkub buss. Tehnika maksab päeva, mitte tundi, aga buss vastupidi.

Viimane otsus on esinejad ja programm, sest kõik eelnev piirab, mis on võimalik. Kui ei ole katust, ei saa olla suurt heli. Kui ei ole voolu, ei saa olla valgusšõud. Kui buss lahkub keskööl, ei saa olla kaks tundi pärast seda.

Kus tavaliselt kulub rohkem kui plaanis

Jook. Enamik kohti pakub paketihinda toiduga, aga jook tuleb tarbimise järgi. Oled planeerinud kaks jooki inimese kohta õhtusöögil, aga tegelikult läheb neli. Rida kasvab topelt.

Transport. Ühekordne buss sinna ja tagasi on hinnas selge. Aga keegi jääb haiglaseks, teine peab vara lahkuma, kolmas unustab lapsed lasteaiast. Tellid lisakäigu, ja järsku ongi kaks bussi ühe asemel.

Aeg. Planeerisid lõpu keskööks, aga kell üks on rahvas alles täiega. Tehnika jääb kohale, buss jääb ootama. Kumbki maksab tunni kaupa pärast kokkulepitud aega.

Ilm. Vihm tähendab telki, mida polnud plaanis. Külm õhtu tähendab soojendajaid. Tuul tähendab ankruid ja kinnitusi, mida kerge varikatus ei vaja. Eestis juunis ja augustis ei planeeri ilma ilmavariantita.

Kus tavaliselt jääb puudu

Tehnika otsustatakse liiga hilja. Paik on kinni, menüü kokku lepitud, buss tellitud, ja alles siis küsitakse, kes toob heli. Sel hetkel on hea lava- ja helitehnika juba kinni teistel üritustel. Mis jääb, maksab rohkem või kõlab halvemini.

Järelhommik. Keskendud õhtule, aga inimesed ärkavad hommikul ja vajavad hommikusööki, kohvi, ja transporti tagasi. Kui sa ei planeeri, planeerib keegi teisel hetkel ja ebamugavalt.

Kohapeal olev meeskond. Paik ütleb, et neil on kokk ja teenindaja. Ei ütle, mitu. Kolmekümne inimesega saad läbi ühe, sajaviiekümnega mitte. Kas lisatöötaja tuleb sinu eelarvest või on kaetud, peab olema selge enne allkirja.

Proov. Enamik kohti lubab tulla ette vaatama. Ära vaata ruumi — vaata voolu asukohta, kuhu saab autoga sõita, kuhu mahub lava, kus on lähim tualett. Need on asjad, mis fikseerivad õhtu hinna.

Kuidas ettevõtted erinevad

Üks viis töötada: võtad ühe ettevõtte, kes võtab su kõne vastu, kirjutab üles, ja edastab tellimuse kolmele edasimüüjale — bussifirma, cateringfirma, heliteenistus. Iga vahendaja lisab oma rea. Lõplik arve on viie allkirja taga ja kui läheb valesti, oled esimene kes kuuleb, viimane kes teab miks.

Teine viis: meeskond, kes ise sõidab kohale, riputab valgustid, paigaldab heli, seisab puldis õhtul ja laadieb maha hommikul. Nad ei edasta tellimust — nad täidavad selle. Kui läheb valesti, on see nende mikrofon, mis vingub, nende kaabel, mis ei ulatu, ja nad parandavad seda seal.

Eri on hinnas väiksem kui enamik arvab. Aga kui miski läheb nii, nagu ei pidanud, on erinevus see, kas keegi teab, kuidas seda kohapeal parandada, või sa kuuled vabandust telefonis järgmisel päeval.

Kes me oleme

Kirjutab After 5 Events — meeskond, kes laob lava, tõmbab kaabli ja jääb õhtuks. Sama maja, kes võtab kõne, annab hinnapakkumise ja seisab puldis.

Mis otsustada enne, kui helid

Kaks asja peavad olema selged. Esiteks: kas peab olema katus või piisab, kui ilm lubab. See räägib, milliseid paiku üldse otsida. Teiseks: kas jääd ööks või tuled samal õhtul tagasi. See räägib, mis kellaajast saab toimuda ja millal peab buss jõudma.

Kui need kaks on selged, on kõik ülejäänu läbiräägitav.