Millal ruum kinni pannakse

Detsembris on neli reede õhtut, vahel viis. Iga konverentsisaal, restoranisaal ja stuudioruum Tallinnas on nendel õhtutel broneering sees pool aastat varem. Kuupäev otsustatakse enne, kui sa tead, mitu inimest tuleb või kas õhtul on bänd. See on vale järjekord igal teisel korral, aga jõulupeol mitte.

Kui kuupäev on paika, siis järgmine samm on ruum, ja alles siis kõik muu. Ruumi vahetamine kahe nädala pärast maksab kordades rohkem kui esinejat või menüüd vahetada. Võta see otsus rahulikult, aga võta see vara.

Mitu inimest istub tegelikult

Koha kirjelduses seisab number. See number on seisev mahutavus või maksimumkohtade arv laua taga ilma ühtegi muud asja ruumis. Küsi kolme numbrit:

Mitu istekohta, kui on pealaud ja kaks kõlarit?
Mitu, kui pärast õhtusööki läheb tants käima ja toolid lähevad seina äärde?
Kui lai on tants ja kuhu läheb bänd või DJ-laud?

Vahel tuleb välja, et sada viiskümmend kohta tähendab tegelikult sada kaheksakümmend seismas või sada kümme istumas nii, et õhtul on veel kuskil tantsida. Teine variant on, et lavakarp ei mahu üldse sisse, kui toolid on maas. Too plaan kaasa visiidile ja küsi otse.

Lagi ja sambad

Kõrge ruum kannab heli ära. Madal ruum viskab selle tagasi ning kui saal on täis ja kõik räägivad, siis kõne puldist ei läbi enam. Lae kõrgus peaks olema vähemalt kolm meetrit, parem rohkem, eriti kui inimesi tuleb üle saja. Kui ei ole, siis vajad kõlarit rohkem ja häälestust täpsemalt, ja see tähendab tehnilist meeskonda kohapeal.

Sambad lõikavad ruumi pooleks. Inimesed ei näe läbi samba ega samba taga olevat ekraani. Kui sambaid on, siis joonista plaan nii, et pealaud on seal, kus kõik näevad, või et ekraane on kaks.

Kust tuleb jõud ja kus see on

Küsi, kus on pistikupesad ja kui palju amprit sealt tuleb. Bänd või DJ vajab kolme kuni viit tavalist pistikut, kuid valgustus ja suurem helisüsteem vajavad kolmefaasilist ühendust. Kui seda ei ole, siis läheb vaja generaatorit või väiksemat seadet, ja mõlemad maksavad.

Küsi ka, kus jõupunktid asuvad. Kui need on seina ääres, aga lava on keskel, läheb vaja pikki kaableid ja põrandakatted, et keegi ei komistaks.

Sisse-toomine ja lift

Lavakarp kaalub. Valguskastid kaaluvad. Kõlarid kaaluvad. Need kõik peavad jõudma uksest sisse, mööda koridori ja lifti peale, kui üritus on teisel korrusel. Küsi kolme asja:

Kui lai on uks ja kui kaugel on parkla?
Kas lift võtab koorma ja kas see töötab pärast kella kuut?
Kas on tagauks või teeninduskäik, et tehnikat ei vea peauksest läbi?

Kui vastus on ei, siis meeskond tõstab kastid käsitsi kolmanda korruse rongi. See on teostatav, aga võtab aega ja maksab rohkem, sest tööd algab varem.

Koha oma helisüsteem

Paljud saalid ütlevad, et helisüsteem on olemas. See süsteem on mõeldud konverentsikõnele vaikses ruumis, mitte bändile või DJ-le saalis, kus sada inimest räägib korraga. Küsi täpselt:

Mis seade seal on ja kui vana see on?
Kes seda käitab ja kas see inimene on kohal kogu õhtu?
Kas seal on mikser, mitu kanalit, kas saabühendada instrumente?

Kui vastus on ebamäärane, too oma tehnika. Vajad süsteemi, mida keegi teab kasutada, ja seda inimest, kes seda teab.

Naabrid ja komandanditund

Detsembrikuus lõpeb üritus hiljem kui suvel. Ükski ei taha minna enne südaööd, paljud tahavad jääda kauem. Küsi, millal tuleb heli maha keerata ja kas on naabreid, kes helistavad. Küsi ka, kas maja suleb ja millal viimane inimene peab väljas olema.

Kui komandanditund on kell üks, aga plaanis on tantsida kauem, siis see ei tööta. Parem teada enne.

Parkimine ja viimane buss

Kui üritus lõpeb hiljem kui viimane buss või tramm, siis inimesed vajavad takso või parkimiskohta. Küsi, kui palju kohti on ja kas need on tasuta või tasuline. Kui parkimist ei ole, saada info bussiajadest või telli ette takso number, et keegi ei jää ootama.

Koha enda personal

Mõned kohad pakuvad kokka, ettekandjat, baaridaamit. Küsi, kas need inimesed on maja enda töötajad või kas nad tulevad kuskilt mujalt. Küsi, kes neid juhib ja kes vastutab, kui midagi läheb valesti.

Parem on süsteem, kus üks meeskond teeb kõike — ehitab, seadistab, esitab või käitab õhtu — kui süsteem, kus keegi planeerib, edastab tellimuse edasi ja võtab igalt realt vahelt. Esimene teab, kuidas asjad reaalselt töötavad. Teine teab, kuidas Excelis number välja näeb.

Kes seda kirjutab

See juhend tuleb meeskonnalt, kes saabub hommikul seitsme ajal kaubikuga, leiab jõupunkti, riputab valgustid üles ja on ikka seal kell kaks öösel, kui viimane kast läheb tagasi peale. After 5 Events on too meeskond — sama ettevõte, mis käitab after5.ee bändi ja dj.after5.ee DJ-de nimekirja, aga tootmise ja personalipoolelt.

Mida nüüd otsustada

Võta koha pealt number, mis näitab tegelikku mahutavust koos lava, toolide ja tantsuruumiga. Küsi jõust, liftist ja komandanditunnist. Kui vastused ei sobi, siis liigu edasi.

Enne kui kellelegi helistad, sea paika kuupäev, siis ruum, siis külaliste arv istumas ja seismas. Kõik muu lähtub nendest kolmest.

Jõulupidu — koha valik