Jõulupidu — advokaadi- või konsultatsioonibüroos

Kuupäev enne saali

Tavateenus ütleb: valige saal, siis leiame kuupäeva. Tegelikult on detsembris kaks-kolm nädalavahetust, mil kõik tahavad ruumi, ning head kohad on täis septembri keskpaigaks. Kui kuupäev pole paika pandud enne, kui helistate, on tõenäoline, et saal, mida tahate, on juba broneeritud.

Otsustage kuupäev nii, et see ei lange kokku kliendikohtumistega ega kohtuistungitega. Kontrollige, et kõik partnerid on linnas. Alles siis helistage saali.

Saal, mille aadress sobib kõigile

Advokaadibüroo puhul loeb, kus saal asub. Vanalinn, Kadriorg, Noblessner — kohad, kuhu klienti võib kutsuda ilma seletamata. Mitte pind, vaid aadress.

Samal põhjusel läheb kogu pidulik õhtu katki, kui saal kõlab halvasti. Kõrgete lagedega kivipõrand viskab kõne tagasi saali. Pool külalist ei kuule seda, teine pool kuuleb kaja. Mikrofon valjemaks keerates muutub lihtsalt müra valjemaks.

See pole saali viga. See on akustika. Ja akustikat saab parandada ainult tehniliselt — õiged kõlarid õigesse kohta, õige võimsusega, õige viivitusega. See on eelarverida, mida pole näha, aga mis kuulda on kohe.

Õhtusöök, mis ei veni

Õhtusöök kolmeteistkümnele inimesele läheb kiiresti. Õhtusöök viiekümnele venib, kui seda ei juhita. Vältimatu on see, et keegi jääb hiljaks, keegi tahab rääkida, keegi ei söö kala. Vältimatu pole see, et õhtusöök kestab kaks ja pool tundi.

Otsustage täpselt, mitu käiku. Kolm on normaalne, neli venib, kaks tundub kiire vaid siis, kui menüü on hea. Kokkuleppel kokaga saab tempot hoida — järgmine käik siis, kui enamik on eelmise lõpetanud, mitte siis, kui viimane on.

Ja kui on kõned või autasustamine, siis need toimuvad enne või peakäigu ajal, mitte vahepeal. Vahepealsed kõned tähendavad, et köök seisab ja ootab, et saaks edasi.

Bänd või DJ ja millal

Kui õhtusöök lõpeb kell kümme, on liiga hilja alustada tantsimist. Pool saalist on väsinud, teine pool tahab veel rääkida. Kui õhtusöök lõpeb kell üheksa, on aega.

Bänd kõlab täiemalt, aga vajab ruumi lavale ja helitehnikale ning võtab aega üles ja maha. DJ alustab kiiremini, vajab vähem pinda ja maksab vähem — aga kui ootus on, et mängitakse elusalt, siis DJ ei asenda bändi.

Mõlemal juhul peab tehnika sobima ruumiga. Väike saal täis võimsaid kõlareid on lihtsalt vali. Suur saal väikeste kõlaritega tähendab, et tagumises otsas ei kuule midagi.

Oleme näinud mõlemat korda. Esimest tellitakse siis, kui agentuur edastab tellimuse alltöövõtjale, kes pole saalis käinud. Teist siis, kui DJ toob oma tehnika ja ei tea, kui suur ruum täitub.

Kes ehitab, kes juhib, kes koristab

Peo korraldamisel on kaks mudelit. Üks: agentuur, kes planeerib ja edastab tellimuse edasi — koht, catering, tehnika, personal kõik eraldi firmadelt, kõigilt teenustasu pealt. Teine: meeskond, kes ise tsiteerib, ehitab, jooksutab õhtut ja paneb hommikul kasti tagasi.

Esimene mudel töötab siis, kui kõik läheb plaani järgi. Teine mudel töötab ka siis, kui ei lähe — sest inimene, kes ehitas lava, on saalis ja teab, kus kaabel läheb.

Meie oleme teine mudel. After 5 Events on sama firma, mis toob tehnika, seab laua, jooksutab ajakava ja on saalis südaööni. Mitte partner, kes edastab edasi. Meeskond, kes teeb.

Mida otsustada enne, kui helistate

Kuupäev — päev, mitte nädal. Ligikaudne külaliste arv. Kas õhtusöök istudes või seisvlaud. Kas kõned ja kui, siis mitu minutit. Kas bänd või DJ. Umbkaudne eelarve, kui see on teada.

Kui te ei tea, kas bänd või DJ, pole hullu — aga kui te ei tea kuupäeva, pole võimalik öelda, mis on veel saadaval.