After 5 EventsAlusta ruumist, mitte teemast
Enamus korraldajaid alustab küsimusest, milline üritus see peaks olema. See on vale järjekord. Ruum määrab, mis on võimalik, ja finantssektor ei saa endale lubada ruumi, mis ei tööta. Akustiline kõlav saal tähendab, et juhatuse liikme kõnet kuuleb ainult esimene rida. Madal lagi ja kitsas sissepääs tähendavad, et valgusriist tuleb kokku panna fuajees ja kanda läbi ukse. Laudadega istumisala, kus ei ole selget esinemistsooni, ei hoia tähelepanu pool tundi.
Kontrolli neid asju enne, kui kinnitate paiga: lae kõrgus seal, kus tuleb valgust riputada. Juurdepääs tehnilise auto jaoks. Eraldi ruum helipuldile – kui see on saalis küljes, on mikrofon kogu õhtu piiril. Kui koht pakub oma heli- ja valgusteenust, küsi, kas see on nende oma personal või alltöövõtja, keda nad näevad selle ürituse hommikul esimest korda.
Külaliste nimekiri on dokument
Finantssektoris on osavõtjate loend õiguslik kirje, mitte Exceli fail, mille keegi saadab päev enne. Seda kontrollitakse, seda hoitakse, ja kui keegi tuleb, kes ei pidanuks seal olema, on see sinu probleem, mitte nende oma. See tähendab registreerimist sissepääsu juures – mitte paberit laual, vaid süsteemi, mis salvestab aja ja kinnituse.
Kui üritusel serveeritakse alkoholi või jagatakse kinkekaarte, kontrolli oma ettevõtte poliitikat kingituste kohta enne, kui midagi tellid. Mõned pangad nõuavad, et iga ese, mille väärtus ületab teatava piiri, läheb läbi heakskiidu. See ei ole piirangute loomine – see on täpselt kirjas, lihtsalt harvem kui sul on vaja, et seda otsida.
Programmi ülesehitus
Kõne on kohustuslik ja see ei saa kõlada halvasti. See ei ole ükskõikne eelistus; see on peamine oht kogu õhtul. Enamik saale töötab sinu vastu: kõva põrand peegeldab heli, klaasist seinad heidavad selle tagasi, ja kui mikrofon on vale tüüpi, kuuled kõike kaks korda, pool sekundit nihutatuna.
Planeerides programmi, pane kõne algusesse enne, kui inimesed liiguvad. Pool saalist seismas, pool istumas, keegi baari ääres – kõik need varjavad heli erinevalt ja ühtegi neist ei saa parandada puldist. Rääkija peab seisma kindlas kohas ja mitte liikuma. Käed vabaks mikrofon on mugav, kuid juhul, kui inimene pöördub ära, kaotad ta kohe.
Pärast kõnet on kas õhtusöök või segu. Kui laudu on, hoia kõik istumas veel pool tundi; ära lase neil tõusta kohe. Seisev segu töötab paremini, kui sul on kaks tsooni – üks, kus toimub muusika, ja teine, kus inimesed saavad rääkida ilma karjumata. Ära püüa panna mõlemat ühte ruumi, kui sul pole füüsilist vahesilda.
Muusika, mitte taustahelid
Paljud korraldajad panevad DJ-d paika alles pärast seda, kui kõik muu on kinnitatud, nagu oleks see viimane rida Exceli tabelis. Tulemus on keegi, keda booker pole kunagi kuulnud, mängimas playlistist, mida keegi ei kuula. Kui tahad, et inimesed jääks kauem kui kohustuslik tund, vaja on muusikat, mis loob põhjuse jääda – ja inimest, kes oskab lugeda ruumi, mitte ainult vajutada nuppu.
Kui kasutatakse ettevõtte oma inimesi – bänd, kes kuulub samale firmale, mis riputab valgust – muutub koordineerimine lihtsaks. Nad saabuvad koos tehnikaga, kasutavad sama helisüsteemi ja nad teavad, millal peaksid vaiksemaks või valjemaks minema. Kui need on eraldi tellitud ja tulevad erinevatest kohtadest, peab keegi neid sünkroniseerima, ja see keegi on tavaliselt sina.
Hanked ja arved
Finantssektor ostab teisiti. Ostu tellimus tuleb enne mis tahes tööd. Arve peab vastama täpselt ostutellimuse reale, ja kui kulude jaotus läheb kahte keskusesse, ei saa sul olla ühte summat, mis on jagatud käsitsi hiljem.
Selgita seda ette, mitte õhtu järel. Hea tarnija ei muuda sellest probleemi; nad on seda teinud varem ja teavad, kuidas jagada read õigesti. Halb tarnija ütleb, et arve on juba saadetud ja see on sinu osakonna probleem parandada seda nende raamatupidamisega.
Kui olete riigihange läbi viimas, kontrolli, kas pakkuja saab nõutud tähtaega täita ja kas neil on dokumendid, mida teie hankeosakond vajab enne lepingu allkirjastamist. Mõned asjad ei liigu kiiremini, kui suruda; nad lihtsalt lagunevad.
Riski maandamine
Suure finantsettevõtte üritusel pole riskiks, et keegi lõhub seina. Riskiks on ühtlus: nii ettevaatlik programm, et see justkui ei juhtunudki. See ei tähenda, et tuleb võtta tarbetut riski; see tähendab, et ruum ja helitehnika peavad olema piisavalt head, et sisu ära kanda.
Teine risk on ajakava. Kui alustamine hilineb pool tundi ja kõne on plaanitud seitsmele, kas lükkate selle edasi ja muudate praegu kõigile teada, või jätate söögi lühemaks ja rikute rütmi? Vali ette ja räägi seda helimeeskonnale, sest nad peavad teadma, millal hakkab programm päriselt.
Kes tegelikult ehitab ruumi
On kaks liiki agentuuri. Esimene planeerib sündmuse ja saadab tellimuse edasi alltöövõtjatele, keda nad ei ole kunagi koos töötanud. Nad teenivad igal real, kuid ei vastuta ühegi rea eest füüsiliselt. Teine viib läbi kogu töö sama meeskonnaga – kes tsiteerib, on sama inimene, kes riputab lambi ja viib juhtmeid. Nad ei teeni vahenduse pealt; nad teenivad töölt.
See vahe on nähtav siis, kui miski läheb valesti kella kümme õhtul. Esimeses mudelis helistad kellelegi, kes helistab kellelegi, kes võib-olla vastab. Teises helistad inimesele, kes on saalis.
After 5 Events on viimane – meeskond, kes kirjutas selle juhendi, on sama meeskond, kes saabub hommikul kaubikuga.
Mida otsustada enne helistamist
Enne kui räägid kellegagi, pane paika: ruum või vähemalt kolm kandidaati. Külaliste arv ja kas see number on kindel või umbkaudne. Kuupäev ja kas see saab liikuda, kui parim ruum pole vaba. Kas kavad laudu või seismist, ja kas on programm, mis nõuab vaikust.
Kõik muu on läbiräägitav. Aga ilma nende neljata ei saa keegi tsiteerida midagi, mis vastab sellele, mida sa tegelikult vajad.