Firmapidu — juhiabi juhend

Aasta aeg otsustab kõigepealt

Mai ja september lubavad terrassi, kuid mõlemad nõuavad varuplaani — vihm, äkiline jahe või liiga palav pärastlõuna teevad õueala riskantseks. Novembrist märtsini on sisepidu ainus variant, mis tähendab, et ruum peab mahutama kõik korraga: programmi osa, söömise ja muusika. Vahepeal on juuni, juuli ja august, mil päev on pikk ja soojus kindel, aga ka aeg, mil paljud on puhkusel ja kohalolijate arv ei ole enne viimast nädalat kindel.

Aastaaeg muudab ka seda, mis tundub sobiv. Talvine firmapidu lubab pikamat õhtut, suletud ruumi ja kava, mis kerib lahti aeglaselt. Suvine nõuab kergemat formaati — inimesed ei taha istuda kaua, õues seismine tähendab liikumist, ja päikesevalgus peale kella kaheksa muudab ekraani kasutamise keeruliseks.

Kõne on hetk, kus kõik peatub

Programmi osa kestavus otsustatakse saalis. Kümne minuti tervitus püsib kõigi tähelepanu all, kakskümmend minutit vajab hästi kuuldavat heli ja head nähtavust. Kui kõnet saadab slaidiesitlus, peab ekraan olema seal, kuhu kõik vaatavad niikuinii, ja heledus peab olema piisav ka päevavalguses. Laud kõneleja jaoks, klaas vett, paberiga kaetud juhtmed.

Mikrofon, mis töötab sõltumata sellest, kuhu pea pööratakse, on juhtmevaba peakomplekt. Puldimikrofon töötab ainult siis, kui kõneleja ei liigu ja hoiab seda õiges kauguses. Lauamikrofon sobib ainult istuvale kõnelejale. Otsus sõltub sellest, kas kõneleja on varem mikrofoni kasutanud ja kas tal on käes paber.

Kui saalis on üle saja inimese või ruum on piklik, peab kõne ajal muusika täielikult vaikima ja kõlarid peavad olema mõlemas otsas. Tagumine rida kuuleb ainult siis, kui heli on seal sama vali kui ees, ja seda ei paranda kõneleja häälest — seda parandab ainult riga.

Formaat järgneb lühikesele programmile või eelneb sellele

Enamik firmapeost algab kogunemise ja joogiga, millele järgneb lühike programm ja seejärel muusika. See töötab, kui külalised saabuvad umbes sama aja jooksul ja kava ei kesta kauem kui veerand tundi. Teine variant on programm enne — kõne, tänu, tutvustus — ja alles siis uste avamine kõigile, kes tulevad hiljem. See sobib, kui osa külalistest on kohustatud, aga pidu ise peab olema avatud.

Seisev vorm vajab vähem pinda kui istuvad lauad, aga rohkem liikumisruumi. Kokteiliformaat töötab siis, kui söömine ei ole põhiline ja õhtu peab olema liikuv. Toolidega istuv kava sobib pikemale programmile, kuid muudab õhtu järgmise osa kohmakamaks — inimesed ei tõuse kohe, muusika algus tundub sunnitud. Segavorm — mõned kõrged lauad istumiseks, ülejäänu seisvad — annab valikuvõimaluse ja jätab ruumi liikumiseks.

Ruum peab mahutama ka seda, mis tuleb pärast programmi

Paljud ruumid pakuvad end esitluste ja konverentside jaoks, kuid ei ütle, mis juhtub siis, kui toolid tuleb kohe ära viia ja sama ruum peab muutuma pidusaali. Kui firma ootab, et õhtu jätkub muusikaga, peab olema kokkulepitud, kes teeb ümber, kui kiiresti ja kuhu need toolid lähevad. Mõnes kohas on ladu, mõnes kohas ei ole, ja siis jäävad toolid saali serva virna.

DJ või bänd vajavad kohta, toiteallikat ja piisavalt aega enne ürituse algust, et riietada ruum ümber. Kui programm lõpeb kell kaheksa ja muusika peaks algama viis minutit hiljem, pole seda aega olemas. Pool tundi on miinimum, kui tehnika on varem üles seatud ja ainult heliseadistus veel pooleli.

Kaks liiki agentuuri, üks valik

On agentuurid, kes planeerivad ja edastavad lähteülesande alltöövõtjatele, kellega pole koos töötatud, ja teenivad igal real. Ja on need, kelle oma inimesed hindavad, ehitavad, esinevad ja juhivad õhtut. Vahe ei paista hinnapakkumises — see paistab helipuldis, kolmekümnendal minutil, kui midagi läheb teisiti kui kirjas ja otsus peab tulema kohe.

Kui valgustehnik ja helitehnik pole kunagi ühes saalis koos töötanud, kulub aega kokkuleppele. Kui nad on sama firma inimesed ja on seda teinud varem, parandus toimub käemärgiga.

Kirja pane kõik, mis võib muutuda

Juhiabi töötab selle nimel, et juht paistaks hästi, ja riskihetk on õhtu programmiline osa. Külalised on kolleegid, kliendid, juhatus või emafirma esindajad — inimesed, kelle ees vale ei andesta. Muutused tulevad hilinenult ja sageli suuliselt. Kõik, mis on kokku lepitud — kellaaeg, kõnelejad, esitluse fail, heliformaat, mikrofoonide arv — peab olema kirjas ja kinnitatud.

B-plaan, mis ei eelda ühtegi küsimust juhile samal päeval: varuvarustus, teine sisenemine, muudetud ajakava, kui keegi hilineneb. See, mis tundub ülepingutusena planeerides, tundub loomulikuna siis, kui aken on katki ja helitehnik peab leidma teise tee.

Otsused enne kõnet

Aafter 5 Events on meeskond, kes kirjutab seda juhendist — inimesed, kes ehitavad ruumi, seadistavad heli ja on seal veel siis, kui viimane laud läheb tagasi autosse.

Otsus, mis nüüd ees seisab: kas korraldada ise ja tellida osad eraldi või üle anda kogu õhtu ühele meeskonnale, kes vastutab algusest lõpuni. Enne kõnede alustamist tuleks teada külaliste arv, kõne eeldatav pikkus, kas ekraani läheb vaja, kas õhtu jätkub muusikaga ja kas välistingimused on ettearvamatud. Ülejäänu saab täpsustada hiljem, aga see neljas küsimust määravad, millist ruumi üldse otsida.