Jõulupidu — finantsettevõttes

Kuupäev ja saal — otsus, mis teeb kõik ülejäänud otsused

Detsembri teine ja kolmas reede on läinud. Jaanuari esimene reede on läinud. Need olid broneeritud augustis, veel enne kui te said ülesande.

Vali kuupäev enne saali. Saal, mis sobib teisipäeval, on vaba põhjusega — konkurendid ei taha seda oma inimestele teha. Kui soovid reedest kinni pidada, broneeri nüüd. Kui kalendris on detsember veel kaugel, konkurentide kalendris mitte.

Saal peab mahutama kõik istuma — seisva vastuvõtuga jõulupidu finantsettevõttes ei tööta. Laud kohta kohta, number igas load, külaliste nimekiri, mis on ka dokument hiljem. Compliance ei luba midagi muud.

Helitehnika kõnedele — mida tegelikult kuulatakse

Riigipea kõneleb. Kõik peavad kuulma igas toolil, selgelt, ilma pingutuseta. Saal on täis, inimesed räägivad omavahel, nõud kalistavad. See on kõige raskem hetk õhtus helile.

Suur saal vajab suurt tehnikat. Väike mixer ja kaks kõlarit ei tööta, kui tooliridu on kaheksa. Heli peab olema ühtlane — esimene rida ei tohi saada kaks korda valjemini kui viimane. Tagumises reas peab kõne olema sama selge kui esireas, ja seda ilma kajata.

Õige variant: mikrofon rinnal või peas, mitte käes. Juht, kes peab paberit ja veeklaasi, ei suuda mikrofoni püsivalt õigel kaugusel hoida. Käemikrofoniga kõne on täis hetki, kus sõnad kaovad.

Posti heli eest vastutab keegi nimega. Mitte saali tehnik, kes lahkub kell kaheksa — keegi sinu meeskonnast, kes jääb ja jookseb probleemi juurde, kui midagi läheb valesti.

Õhtu rütm — õhtusöök, kõned, muusika

Tavaline viga: õhtusöök kestab kolm tundi, kõned kaks, bänd alustavad kell üksteist. Pool saalist on juba koju läinud.

Hoia õhtusöök kahe tunni sees. Kolm käiku, mitte neli. Kõned vahele, mitte kõik lõppu. Bänd või DJ alustavad hiljemalt kümme. Kui tants algab keskööl, tantsib kümme inimest.

Muusika algus on murdepunkt. Enne seda on üritus, pärast seda on pidu. Kui see murdepunkt tuleb liiga hilja, ei jõua piduni kunagi.

Arverda ka lahkumisega. Finantsettevõtte inimesed ei jää kolmeni. Tipp on keskööest üheni, pärast seda hõreneb saal kiiresti. Muusika peab jõudma õigesse aega.

Lava ja ruum — kus on bänd, kus on tants

Lava seina äärde, mitte keskele. Tants lava ette. Lauad kahel pool või ümber — mitte nii, et tantsupõrand on lauarivide vahel. Keegi ei lähe tantsima läbi kahe lauarivide, see tunne on vale.

Lava kõrgus sõltub saalist. Lame saal vajab kõrgemat lava, et tagumised read näeksid. Amfiteater võib lava jätta madalaks. Vale variant: lava nii madal, et tantsijad katavad bändi ära.

Valgus on pool õhtuks. Bänd ilma valguseta on kontserdi tunne, mitte pidutunne. DJ ilma valguseta on nagu söögilaud peal jäänud. Lava peab paistma, aga valgus ei tohi sokutada — see peab liikuda, muutuda, järgida muusikat.

Eelarve, arved ja kinnitusahel

Firmal on eelarve number, mitte vahemik. Hinnapakkumine peab selle numbri sisse jääda — mitte "kuni" selle numbri, vaid selles numbris.

Tellimuse kinnitus käib läbi hanke või mitu osapoolt. Arverida peavad vastama sellele, mida oodatakse — mitte üks rida "teenus", vaid lahti: saal, tehnika, personal, bänd. Cost centre'id on ette teada. PO number on ette teada.

Kui midagi muutub, siis muudatus kinnitatakse enne, mitte arve peal üllatusena. Finantsfirma ei salli arve, kus ilmub number, mida keegi ei kinnitanud.

Kaks liiki agentuurid

Üks variant: agentuur, kes planerib, saadab briifingi edasi alltöövõtjatele, kellega pole kunagi koos töötanud, ning teenib igal real. Teine variant: meeskond, kes ise teeb hinnapakkumise, ise ehitab, ise jookseb õhtut.

Vahet ei märka brošüürist. Märkad siis, kui helimees ei tea, et riigipea kõneleb kell kaheksa, sest keegi ei rääkinud temaga. Märkad siis, kui lava jääb valele kohale, sest keegi ei käinud saalis enne.

After 5 Events on see teine variant. Kes hindab, ehitab ka. Kes lava püsti paneb, teab, miks see just sinna jäi.

Otsus, mis nüüd seisab

Tahad reedel detsembris või jaanuari esimesel nädalal — kontrolli, kas see on veel võimalik. Kui ei, siis otsusta: teine kuupäev või teine formaat.

Enne helistamist tea: külaliste arv, eelarve number, kas tahad bändi või DJ-d, kas on kõnesid ja kui pikk on kavandatud õhtusöök. Ülejäänu saab arutada, aga need neli on lähtepunkt.