After 5 EventsTegevus lõpeb kolmeks, õhtusöök algab seitsmeks
Teate juba, mida teevad inimesed päeval — ronimissein, kokkamine, seiklusmäng, mis iganes firma seda müüb ja teie osakond seda sobivaks pidas. Tegevus töötab. Probleem on neli tundi pärast seda.
Kui te ei planeeri neid tunde, siis juhtub üks kahest asjast: pool inimesi läheb hotelli magama ja ilmub õhtusöögile kohustusest, või nad jäävad baarikoju ja õhtusöögiks on kaine ja purjus laud segamini. Kumbki ei ole see, mida keegi tellis.
Lahendus pole lisategevus. Lahendus on ruum, kuhu saab istuda, kohv käepärast, ega kedagi ei sunnita tegutsema. Pool teie meeskonnast tahab pärast neljatunnist metsaseiklust lihtsalt diivanit ja normaalseid vestlusi. Pange see tuba kalendrisse nagu eraldi punkt.
Tuba, kus igast kohast kuuleb
Teisel pool õhtusööki peab keegi rääkima. Riigijuht, osakonnajuht, võib-olla väliskontorist keegi videosilla teel. Ja kõik sada inimest peavad kuulma — mitte peaaegu kuulma. Kuulma nii, et ei pea pingutama.
See nõue välistab poole tubadest esimese korraga. Suur avatud ruum kõrgete lagedega tagastab kõik sõnad seintelt. Restoran, kus muusika käib kogu õhtu ja kelnerid ei saa seda välja lülitada. Õueala, kus naabertuba korraldab samal õhtul sünnipäeva.
Testige tube ühe lausega: kui te ei saa tellida vaikust, pole tegu teie õhtuks sobiva kohaga. Heli on küsimus, millele ei saa hiljem lahendust leida — ruumi akustika on ruum ise.
Dokumentatsioon, mida rahandus aktsepteerib
Arve peab olema õige kohe. Hankeorder enne üritust, kulukeskused dokumendil loetaval kujul, käibemaks eraldi real, registrikood ja aadress kuskil, kust neid kontrollitakse. Pank aktsepteerib paberit, mis näeb välja nagu kõik tema teised paberid.
Osad firmad teevad seda esimest korda. Teised on seda teinud sada korda ja nende protsess on dokumendis, mille saate kätte enne pakkumist. Küsige kohe alguses: kes arvet väljastab, kas nad on varem hankemenetlusega töötanud, kas nad saavad eraldi ridadena välja tuua selle, mida teie raamatupidamine vajab näha eraldi ridadena.
Kui esimene arve on vale, läheb parandus läbi sama ahela uuesti. See ei lükka makset edasi — see lükkab terve sündmuse järelmaksu edasi ja te peate seda kellelegi seletama.
Alkohol on rea peal
Teate juba: töötajale ei tohi anda rohkem kui teatav summa kingitust aastas, üritusel ei tohi olla midagi, mis näeb välja nagu soodus, millel pole ärilist põhjendust. Compliance jälgib.
Kuid see ei tähenda, et ei tohi olla baari. See tähendab, et baari peab arvel olema selliselt, et keegi saab seda hiljem auditile seletada. Mitte üks summa nimega "joogid". Pudel haaval pole vaja, aga vedel kokku ja mittevedel kokku — küll.
Mõned korraldajad pakuvad avatud baari, kus külalised ei näe hindu ja arve tuleb tagantjärele. See töötab pulmadel. Korporatiivsel üritusel loob see rea, mida ei saa ette näha ega tagantjärele põhjendada. Parem on piiratud valik: kaks veini, üks õlu, üks long drink, vesi ja karastusjook. Hinda ei peida, seda ei pea — piir on selge ja kedagi ei kohustata.
Rõivakood, mida järgitakse
Juhis ütleb business casual. Pool meeskonnast saabub ülikonnas, teine pool teksades, ja mõlemad pooled tunnevad end valesti riides. Võimalik, et see pole teie otsustada, aga kui on, siis öelge konkreetselt: ülikond, või siis selgelt mitte ülikond.
Ruum ja rõivakood peavad kokku käima. Vana mõisa restoran kutsub ülikonda, välikohvik rannas ei kutsu. Kui tuba ütleb üht ja kalender teist, siis pool inimesi hakkab ümber riietuma parklas.
Kaks laadi firmat
Üks firma võtab teie kõne vastu, kirjutab üles, mida vajate, ja edastab tellimuse edasi helifirmale, valgustusfirmale, toitlustajale, kelda nad pole kunagi kohtunud. Nad teenivad igal real ja nende töö on koordineerimine.
Teine firma toob oma inimesed — kes hinnastavad, kes ehitavad, kes jooksevad õhtul, on sama meeskond, kes järgmisel nädalal teeb teie kolleegi sünnipäeva ja nädal hiljem kellegi laulatust. Nad teenivad oma tööl, mitte vahendamisel.
Vahe paistab siis, kui tekib probleem. Esimese puhul küsib koordinaator telefonis kolmandalt osapoolelt, mis juhtus. Teise puhul inimene, kes mikrofoni üles pani, on saalis ja lahendab.
After 5 Events on teine variant — tiim, kes seda siia kirjutab, on sama tiim, kes teie ruumi järgmisel kuul kokku paneb.
Mida enne helistamist otsustada
Kuupäev, ligikaudne arv inimesi, kas õhtu peab olema istuda-formaat või võib osa ajast seista, kas peab olema lava kõneks, ja mis on kõige keerulisem osa teie hankeprotsessist.
Tuba saab pakkuda alles siis, kui need on selged. Eelarve saab pakkuda siis, kui tuba on selge. Kui midagi neist on paindlik, öelge see — paindlikkus annab rohkem variante, aga ainult siis, kui te ütlete, mis täpselt võib liikuda.