After 5 EventsProgramm ja ruum samal ajal, mitte järjest
Tavaline viga: kava kinnitatakse, siis hakatakse ruumi otsima. Finantskonverentsil see ei tööta, sest kava määrab tehnilise nõude — mitu mikrofoni, kas ekraan või kaks, kas livestream salvestatakse — ja ruum määrab, kas need asjad õnnestuvad. Saal, kus tagumises reas kuulatakse kehvasti, ei muutu paremaks hea heliga; seda viga ei paranda ükski tehniline lahendus.
Alusta paarist lihtsamast küsimusest: kas riigipea esineb, kas livestream on vajalik, kas paneeldiskussioon vajab kolme mikrofoni korraga. Siis otsi ruumi, mis vastab. Vastupidises järjekorras jõuad päeva hommikul saali, kus kõik tehniline on õige, aga tooliread on ruumis nii, et esimese tunni järel on tagumised read juba telefonis.
Päevakava ja õhtusündmus — kaks erinevat üritust, üks eelarve
Konverents koosneb kahest poolest: päev, kus töö tehakse ära, ja õhtu, kus inimesed peaksid veel kohal olema. Päev vajab täpsust, õhtu meeleolu. Need on vastandlikud asjad ja mõlemad peavad toimima.
Päev: registreerimine algab õigel ajal, esimene ettekanne kuuldakse igas kohas, kõnelejad vahetuvad ilma pausideta, pausid ise algavad täpselt siis, kui lubati. See kõik eeldab üht inimest, kes juhib tehnilist poolt kohapeal — mitte kellegi kolleegi head tahet.
Õhtu: päeva lõpuks on inimesed istunud kuus tundi. Õhtusündmuse ülesanne on muuta päeva energia millekski, mida mäletatakse. Siin ei tööta reeglina sama ruum ja sama meeleolu. Kui eelarve on piiratud, siis otsusta juba alguses, kumb pool saab rohkem — ja planeerige päev nii, et õhtu jaoks jääb inimestel üldse energiat.
Mis konverentsi kulu tegelikult liigutab
Kõige kallim rida on ruum ja kõige odavam on see, milleta päev kokku kukub — kohapeal jooksev tehniline inimene, kes teab ruumi, tunneb riistvara ja näeb ette, kus kõneleja ekraaniga seisab nii, et teda ei näe.
Kulu kasvab kiiresti kolmes kohas: kui kasutate mitut ruumi korraga (plenaaristung ja siis eraldi töötoad), kui lisate livestreami koos salvestamisega või kui õhtusündmus on teises kohas ja kõik tehnika tuleb uuesti üles ehitada. Ükski neist ei ole vale valik, aga ükski neist ei ole ka tasuta.
Konkretne näide: mikrofone vajate niikuinii, aga üks puldimikrofon kahe kõneleja vahel erineb hinnalt oluliselt stseenist, kus viis paneeliliiget räägivad korraga, kõik juhtmevabad. Otsustage see enne, kui hinnapakkumist küsite, sest vahet ei saa hiljem enam kinni ajada.
Hanked, arved ja kulude jaotus
Finantssektoris toimub harva midagi ilma hanke, ostuorderi või kulude jaotuseta mitme kulukeskuse vahel. See ei ole keeruline, kui see on algusest peale paigas. See muutub keeruliseks, kui seda üritatakse korraldada tagantjärele.
Öelge välja enne esimest kohtumist: kas läheb hange, kas arve tuleb eraldi ridadena, kas tehnika ja catering peavad olema eri arvetel. Kui vastus on jah, siis teie partner peab oskama seda esimesest pakkumisest alates ette näha. Kui partner seda ei küsi, siis ta ei ole seda varem teinud ja te avastame koos, kus see lõpuks kokku jookseb.
Paljud üritusagentuurid pakuvad kõike, aga ehitavad ise midagi üles harva — nad planeerivad, siis edastavad tellimuse alltöövõtjatele, keda nad pole kunagi koos näinud. Iga rea peale tuleb marginaal. Teine mudel: meeskond, kelle enda inimesed hindavad, ehitavad, juhivad ja seisavad saalis seni, kuni viimane ese tagasi kastis. Erinevus ei ole hinnakujunduses — see on selles, kuidas päev tegelikult välja näeb, kui miski läheb valesti.
Vastavus, poliitika ja see, mis pildile võib jääda
Finantsettevõttes on külalisloend ka kirje. Alkohol ja kingitused on reguleeritud. Miski, mis saab fotole ja sealt edasi valele kohale, pole enam ürituse viga — see on reputatsiooniline risk.
See ei tähenda, et õhtu peab olema igav. See tähendab, et kõik, mis võib olla tundlik, peab olema ette planeeritud ja kokku lepitud: mis käib lauale, kes saab tänutähe, mis kellaajal bänd lõpetab. Kirjutage need asjad üles ja veenduge, et inimesed, kes õhtut juhivad, seda nimekirja näevad.
Kui teie ettevõttes peab üritus läbima mitu kinnitusringi, siis alustage sellest. Mitte planeerimisest, vaid kinnitusringide kaardistamisest. Parim pakkumus ei aita, kui see jääb seisma kellelegi, kes esimest korda kuuleb, et üldse midagi planeeritakse.
Tehniline pool: mis peab toimima ja mis võib ebaõnnestuda
Konverentsil peab toimima: mikrofon igas kohas, kuhu keegi kõnelema tuleb; ekraan, mida näha igast kohast; valgus, mis võimaldab märkmeid teha; ja internetiühendus, kui keegi esitab otse pilve pealt. Kõik muu on soovitav.
Tihti kukub kokku üleminekutel. Esimene kõneleja lõpetab, teine tuleb lavale, slaidid vahetuvad, mikrofon antakse edasi. Selle kümne sekundi sees on kolm kohta, kus saab valesti minna, ja kui seal ei ole kedagi, kes seda teeb sada korda aastas, siis lähebki.
Livestreamiga tuleb otsustada juba enne, kas see on dokumentatsioon või turundus. Dokumentatsioon tähendab: üks kaamera, heli puldist, salvestus pilve. Turundus tähendab: kolm kaamerat, montaaž, graafikat, valmis materjal järgmiseks päevaks. Esimene on tehniline rida eelarves, teine on eraldi projekt.
Mis tuleb otsustada enne, kui kellegagi räägite
Kolm asja peavad olema paigas, enne kui küsite esimest pakkumist:
- Kas päev ja õhtu on võrdväärsed või üks nendest peaasi.
- Kas livestream on vajalik ja kas seda peab monteerima.
- Kellelt peate kinnituse ja mis vormis peab arve olema.
Kui need on paigas, siis ülejäänu on juba planeerimistöö — ja planeerimistöö on see, mida meie teeme. After 5 Events on meeskond, kes hindab, ehitab ja jookseb kohapeal — ei vahendust, ei edastatud tellimusi.
Otsus, mis nüüd seisab: kas organiseerite ise ja tellige teenuseid eraldi või küsite kogu tehnika ja jooksu ühelt poolt, kes vastutab selle eest, et kõik toimiks. Enne kõnet jätke paika kulude jaotus ja kinnitusring. Kõik muu saab paika, kui teate, milline ruum teil on ja mitu inimest tuleb.