After 5 EventsAlusta formaadist, mitte ruumist
Tavaliselt valitakse ruum ja siis küsitakse, mis seal võimalik on. Õigem järjekord on vastupidine: otsusta esmalt, kas õhtu on seisulaud ja lühike programm või laudkonnad ja pikk juhtumite jada, kas kõnelejad on laval või põrandal kaamera ees, kas esineja peab saali äratama või hoiab ta taustal mängimist.
Iga neist eeldab erinevat ruumi. Seisulaud vajab akustikat, mis taandub kiiresti — kõrge lagi, pehmet pinda, ükski sein otse teise vastu. Laudkonnad vajavad valgust, mis jõuab laua peale ilma laest otsast silma — see tähendab rippribasid või põrandavalgurit, mitte üldvalgust. Kui õhtul tehakse ülesvõtteid, peab olema, kuhu kaamera panna, ja see koht ei teki ruumi juurde. See on otsus enne ruumipakkumist.
Vormistamata otsus muutub kompromissiks kohapeal. Ruum, mis tundus piltidel hea, ei mahuta kolme kaamerat nii, et ükski neist ei jää teise kaadri sisse.
Mis käib koos ja mis mitte
Logo peab olema näha igas pildisuunas. See ei tähenda, et logo on ühes kohas — see tähendab, et sa tead ette, kus pildistaja seisab, ja vaatad, mida ta sealt näeb. Kui lava taga on sein ja sein on tühi, siis fotodel on sein tühi. Kui on projektor ja ekraan, siis ekraanil ei tohi olla midagi, mida sa ei taha igal pildil näha.
Oma brändi tööga tegelevad turundusmeeskonnad teavad seda, aga tihti ei tea seda büroo, kes saali üles paneb. Nad küsivad, kus logo pannakse, mitte kust ruumi pildistada. Vahe on selles, kelle meeskond ruumi ehitab. Agentuur, kes hangib alltöövõtjad pärast lepingut, edastab nõudeid: logo siia, ekraan sinna. Meeskond, kes ise ehitab ja ise jookseb õhtu, ütleb juba pakkumises, millise nurga alt logo ei tööta.
Valgus on sisu, mitte meeleolu
Turunduses mõeldakse valgust sageli tujuloomena — soe või külm, ere või summutatud. Põrandal on valgus eelkõige kompositsiooni küsimus: mis osa ruumist sa tahad, et kaamera näeks, ja mis osa võib kaduda.
Kui laval räägib keegi ja tahad, et ta nägu oleks pildi esiplaanil, siis ei piisa laelambist. Laelamp valgustab pead pealt, mis tähendab varju silmade all ja ilmetu pilti. Näovalgus tuleb ees- ja külgsuunast, umbes silmade kõrguselt. See tähendab eraldi valgurit — põrandal, statiivil või madalalt riputatuna.
Kui õhtul on livestream, tuleb kaamerat valgustada, mitte eeldada, et valguslahendus laval jõuab kaamerapunkti. Livestream on reaalajas ja seda vaadatakse väikeselt ekraanilt, kus hämar pilt ei tundu intiimsena, vaid ebaõnnestunult.
Täpsusta juba pakkumise faasis, kas kasutatakse oma valgusmehhaanikat või tuuakse sisse eraldi. Kui tuuakse, siis kes kelle juurde tuleb — kas valgus järgneb saali plaani või saali plaan kohandub valguse vajadusele.
Heli, mida sa tahad, ja heli, mis tuleb
Programm kestab kakskümmend minutit ja pärast seda on DJ viis tundi. Need kaks ei kasuta sama süsteemi ega sama tugevust. Kõne jaoks peab heli olema selge ja lühikese järelkajaga, muusika jaoks on bass laiemalt ruumis ja heliruum sügavam.
Mõni saaliettevõte pakub välja maja helisüsteemi ja lisab mänedžeritasu igale aparaadile. See töötab juhul, kui maja süsteem on selle õhtu jaoks rajatud. Kui süsteem on kümme aastat vana või ehitatud teistsuguse ruumi jaoks, siis õhtu algab kompromissiga. Kompromissiga ei algata üritust, mille fotod lähevad sotsiaalmeediasse järgmisel hommikul.
Firmasisese meeskonnaga — oma helitehnikud, oma DJ-d, oma lava — tuleb sisse üks koormus ja lahkub üks koormus. Kui iga teenus on eraldi alltöövõtja, siis iga vahetus on koht, kus midagi võib jääda ütlemata.
Pakkumise lugemise tehnika
Pakutakse sind kahte moodi: read ja ruumimeetrid või lahendus, mis on sinu õhtu jaoks kokku pandud. Esimene näitab laoseisu, teine näitab, et keegi on saalist läbi käinud.
Vaata, kas pakkumises on märgitud, kuidas kaablid põrandal käivad, kus on toide, mis juhtub evakuatsiooniteedega, kui lava on seal, kus plaanilt paistab. Need küsimused tekivad iga kord, kuid ainult siis, kui ettevõte on teinud tööd oma inimestega, mitte alltöövõtjatega, teavad nad neid enne pakkumist.
Küsi, kellel on kontroll tehnilise poole üle õhtu ajal. Kas on üks kontakt või kolm erinevat firmat, kes annavad teineteisele kätte ainult siis, kui midagi läheb valesti. Sinu õhtu ei ole koht, kus esmakordselt tehakse koostööd.
Õhtu lõpetamise logistika
Kell on üks öösel ja inimesed on lahkunud. Osa ettevõtteid jätab tehnika järgmiseks päevaks maha, kui ruum on broneeritud kauemaks. See töötab, kui keegi jääb valvama. Kui keegi ei jää, siis kaabeldus tuleb kokku panna enne lahkumist, ja seesama meeskond, kes ehitas, teab, mis järjekorras ja kui kiiresti.
Kui ettevõte, kes pakkus, ja ettevõte, kes ehitas, on kaks erinevat juriidilist isikut, siis iga rike ja iga hilinenud eseme tagastamine on kaks arvet ja üks kohtumööda.
Otsus
Sa pead valima: kas tellidelt kontsepti ja lased kellegi teisel leida, kes seda teeb, või räägid nendega, kes tulevad hommikul kohale ja lahkuvad pärast viimast kasti.
After 5 Events on sama meeskond, kes pakub, ehitab ja jookseb õhtu. Enne kellegi helistamist otsusta, milline õhtu peab olema, kes seda jäädvustab ja mida nad peavad nägema.