After 5 EventsKui palju aega sul tegelikult on
Kuupäev on koosolekul kokku lepitud ja tundub kaugel. Aga vahele mahub tavapärane töö, ja planeerimise aeg on see, mis jääb üle — õhtud ja nädalavahetused, kui sa jõuad. Probleem pole mitte see, et aega poleks piisavalt, vaid see, et otsuseid, mis peavad järjestikku sündima, ei saa teha korraga.
Ruum tuleb kinnitada esimesena, sest kõik muu — helipilt, valgus, istumise või seismise valik, programmilõigu pikkus — sõltub ruumist. Kui ruum on paika pandud kolm nädalat enne, jääb tehnilise poole jaoks napp aeg. Kui see on kaks kuud enne, on liikumisruum.
Kui plaanid ise juhtida kõike kuni õhtuni, pane kirja, mida pead tegema sel nädalal, kui üritus tuleb. Enamik väikeettevõtte juhte alahindab seda, kui palju nende enda aega läheb asjade kinnitamisele viimasel hetkel.
Ruum ja mis sinna peale tuleb
Enamasti on koht juba peas — teie kontor, restoran, kus oled varem käinud, terrass, mille keegi soovitas. Aga koha valimine ja selle kasutamine on kaks eri asja.
Ruumid, mis pole ehitatud üritusteks, vajavad kõike, mida nad ise ei paku: heli, valgust, lavasid või poodiumeid, tooli või laudu, kui need pole alati seal. Restoran ütleb jah helile, aga ei ütle, kust ta tuleb ja kes seadistab. Terrass on ilus südasuvel, aga kui õhtul sajab või jaheneb, peab sul olema B-plaan ja ruum, kuhu inimesed saavad minna.
Küsi ruumilt kolm asja otse:
- Kas nende oma personal seadistab tehnika või pead selle ise korraldama?
- Kui palju aega saad ruumis enne ürituse algust — tund, neli tundi, päev?
- Mis juhtub, kui külalisi tuleb kümme rohkem või vähem, kui arvasid?
Ruumid, kus on palju üritusi, teavad vastust ja ütlevad selle kohe. Ruumid, kus neid pole, ei tea, mida küsida, ja sina pead seda teadma nende eest.
Programm, mis jätab ruumi
Firmapidu, millel pole struktuuri, valgub laiali. Inimesed tulevad, seisvad, küsivad, mis edasi saab, ja lahkuvad varem, kui arvasid.
Enamasti töötab selline järjestus: lühike avamine, üks kõne või tänu, siis muusika ja vaba suhtlemine. Programmiline osa peaks olema nii lühike, et keegi ei jõua tüdineda, ja nii selge, et kõik teavad, millal nad peavad kuulama ja millal võivad rääkida.
Kui kavatsed näidata videot, teha esitlust ekraanil või paluda kellelgi rääkida, tähendab see helitehnikat, mida tavaliselt poleks vaja. Ära oletada, et saad mikrofoni kätte võtta ja rääkida — enamikus ruumides see lihtsalt ei kõla.
Muusika otsus on varajane. Kas kellelgi on vaja esineda, või piisab muusikast, mis lihtsalt kestab? Esineja vajab aega paika panemiseks, helipilti, mida testida, ruumi lavale või nurka, kust ta on näha. Taustmuusika vajab kõlarite paigutust, mis ei väsita inimesi, kes seisavad kogu õhtu.
Kes tegelikult õhtul jookseb
Kui planeerid kõike ise, mõtle läbi, kes on kohal tund enne algust ja kaks tundi pärast lõppu. Enamik kohti pakub ruumi ja toitu, aga mitte inimest, kes hoiab ajakava, tegeleb helividinaga, märkab, kui valgus on vale, või ütleb artistile, kus ta saab riideid vahetada.
See tähendab, et keegi peab seda tegema, ja tavaliselt on see sina. Probleem pole mitte see, et see on raske, vaid see, et sa ei saa sel ajal olla külaline. Ei saa tervitada rahus, kuulata kõnesid, mida oled korraldanud, ega olla laua juures, kus tahaksid istuda.
Kui töötad ettevõttega, kes saadab oma inimesed kohale — need, kes ehitavad, katsetavad ja jooksevad õhtul — kaotad oma õhtu kontrolli, aga saad selle tagasi külalisena.
Siit ka peamine erinevus kahe firma vahel: ühed kooskõlastavad ja edastavad tellimuse allhankijatele, kellega pole varem koostööd tehtud, teenides igalt realt; teised saadavad oma inimesed, kes hinnavad, ehitavad, esinevad ja jooksevad öösel viimase kohvriga tagasi. Esimene on odavam paberil, teine toimib ruumis.
Mis läheb valesti, kui aega on napilt
Kõige sagedamini see: viimane nädal täitub asjadega, mida arvasid, et keegi teine teeb. Ruum ei tea, mitu tooli sul vaja on. Artist ei tea, kus ta saab proovi teha. Keegi ei tea, kes toob mikrofoni või kas seda üldse on.
Teine asi: eelarve paisub viimasel hetkel, sest asjad, mida arvasid ruumi juurde kuuluvat, makstavad eraldi. Helirežii. Valgustaja. Lauad, mida ruumis pole alati. Transport, kui artist elab väljaspool linna.
Kolmas: õhtul läheb aega asjadele, mida ei plaani. Inimesed küsivad, kus riided ära panna, kuhu auto jätta, kas saab laadida telefoni, millal söömine algab. Kui keegi neid küsimusi ei võta ja sa oled ainus, kes vastab, oled sa kogu õhtu vastaja.
Mida otsustada, enne kui helistad
Kuupäev ja koht. Kui need pole fikseeritud, on kõik hinnapakkumine tinglik.
Ligikaudne arv — mitte täpne, aga kas see on kolmkümmend inimest või kuuskümmend.
Kas ürituse kuju on selge: kas inimesed istuvad, seisvad, liiguvad ruumis? Kas on vaja programmi või piisab muusikast ja ruumist?
Kui kaua soovid, et õhtu kestaks — mitte lootus, vaid otsus, sest see määrab, kui palju helitehnikut, valgust ja inimesi peab olema paigas.
Ja viimane küsimus endale: kas tahan olla korraldaja kogu õhtu või tahan olla külaline omal peol?
Õhtu kirjutab After 5 Events — need, kes tulevad hommikul kaubikuga, leiavad toite, riputavad valguse ja on alles siis, kui viimane kast tagasi läheb.