After 5 EventsEelarve ja pähe tulev arv
Personaliosakond saab tavaliselt numbri inimese kohta enne, kui on selge, kas õhtu on kolmetunnine seine või terve terrassipidu koos lavaga. Probleem pole number ise, vaid see, et pähe tulev summa katab pooled asjad.
Kui arvestad vaid ruumi ja toidu, siis helitehnika, valgus, lava, baarilahendus ja õhtu läbiviija jäävad kellegi teise kulurida. Tihti lükkab paiga omanik need tagasi korraldaja poole, väites et see pole majas. Ja siis tekib number uuesti.
Tee nii: küsi kohe täispakkumine — ruum, tehnika, personal, muusika, baariteenus, programmi läbiviija. Mitte viis eri pakkumist viielt ettevõttelt, vaid üks, kus keegi vastutab selle eest, et need kõik töötavad koos. See on odavam kui kokku osta ise ja lõpuks turvalisem, sest üks meeskond ehitab terve õhtu ühe plaani järgi.
Vormi valimine enne paiga otsimist
Otsid ruumi, aga ei tea veel, kas vajad lauda või seisulaua pinda, kas kõnet või mitte, kas partnerid tulevad. Tulemus on see, et broneerin ruumi, mis sobib pooleks.
Otsusta see enne:
- Kas on ametlik osa — kõne, autasustamine, video? Siis vajad lava või vähemalt tõstetud pinda, ekraani ja heli, mis kannab läbi terve ruumi isegi siis, kui inimesed seisavad.
- Kas partnerid on kutsutud? Partneri ja kolleegi vestlus on erinev, ja see muudab ruumi õiget suurust ja lauda vs seisulaua otsust.
- Kui kaua õhtu kestab? Kolm tundi seistes on normaalne. Viis tundi seistes muutub vastumeelseks, kui pole kohta istuda.
- Kas alkohol on piiratud või vaba? See ei ole moraalijutu küsimus, vaid see, kas baari teenindab keegi, kes oskab öelda ei, või on laud peal ja iga kolleeg võtab ise.
Kui need pole selged, siis ükski ruum ei ole õige.
Ruum, mis ei võitle õhtu vastu
Ruum peab sobima õhtu kujuga — aga see ei tähenda mitte ainult pindala nelja ruutmeetri kohta. See tähendab ka seda, kuidas heli käitub, kus jookseb toide, kas terrassil on katus kui vihma sajab, kas baariteenus peab tulema täiesti väljastpoolt, kas lava mahub, kui selleks otsus tehakse.
Klaasseinad peegelda heli tagasi. Pikk kitsas koridor ei hoia inimesi koos. Teine korruse pind ilma liftita tähendab, et varustus tuleb trepist üles kanda. Need pole argumendid ruumi vastu — need on argumendid selle kohta, et tehniline meeskond peab teadma, millega tegu.
Mis tähendab: ära broneeri paika ja küsi alles siis, kas keegi saab tehnikat tuua. Küsi enne, kas see ruum töötab selle õhtu jaoks. Kui firma teeb ise paigaehitust ja helitööd ja valgust, siis nad näevad ruumi teisiti kui keegi, kes edastab tellimuse edasi alltöövõtjale.
Kes teeb ise ja kes edastab edasi
On kaks tüüpi firmat.
Üks planeerib, edastab rendiettevõttele helipakkumise, teisele valgustuse, kolmandale baari, neljale DJ, viienda käest tuleb kokkupanek. Nad teenivad igal real, aga nad pole kunagi näinud, kuidas see meeskond koos töötab, ja õhtul, kui midagi läheb valesti, helistavad nad kellelegi teisele.
Teine teeb ise. Oma inimesed ehitavad lava, paigaldavad heli, veavad läbi õhtu, pakkisid hommikul kokku. Neil on oma tehnika, oma baaripersonal, oma DJ-d ja bändid samas ettevõttes, ja kui midagi ei tööta, siis nad ei helista — nad lahendavad selle ise.
See pole kvaliteedi küsimus. See on vastutuse küsimus.
Kui kõik tuleb altpoolt kokku, siis iga tarnija vastutab ainult selle eest, mida tema tõi. Kui keegi teeb ise, siis nad vastutavad õhtu eest.
Alkohol, juhtumid ja piir, mida keegi peab hoidma
Alkoholipoliitika on personali küsimus, aga täitmise pool pole seda. Kui baarile on öeldud — kaks jooki inimese kohta ja siis lõpp — aga baaril ei ole kedagi, kes jälgib ja ütleb viisakalt ei, siis poliitika ei eksisteeri.
Kui alkohol on vaba, siis peab baaripersonal teadma, millal lõpetada teenindamine. Kui keegi jääb üle jooma, siis personalijuht saab teada esmaspäeval, ja see pole enam baariprobleemi.
Mis tähendab: ära jäta seda enda otsustada õhtul. Ütle ette, mis on lubatud ja mis mitte, ja küsi, kes hoiab seda piiri. Kui vastus on "me ei sekku", siis vastutus on teie.
DJ või bänd või mõlemad
Muusika pole taust. See on see, mis hoiab inimesi ruumis pärast seda, kui ametlik osa on läbi. Vale muusika tähendab, et pool lahkub tunni pärast.
DJ on paindlikum — kui õhtu on segane publik, erinevad vanused, eri maitsed, siis DJ loeb ruumi ja muudab setti. Bänd on kõrgema energia, aga repertuaar on fikseeritud, ja kui publik ei liigu esimese kahe looga, siis ülejäänud õhtu ei paranda seda.
Kui eelarve lubab ja õhtu on pikem kui neli tundi, siis mõlemad: bänd teeb esimese poole, DJ hoiab energiat pärast seda. Aga see töötab ainult siis, kui mõlemad tulevad samast firmast ja on koos proovinud. Kaks eri ettevõtet tähendab kaht eri helipaigaldust, kaht eri helimeest ja vahetust, mis kestab pool tundi, mille ajal õhtu sureb ära.
Inkluusiivsus, mis pole deklaratsioon
Iga ettevõttes on keegi, kes ei joo, või kes ei tantsi, või kellel on liikumispiirang. Kui õhtu on ainult baar ja tantsurand, siis see inimene lahkub vaikselt ära või seisab nurgas. Ja personaliosakond kuuleb sellest hiljem.
See ei ole lahendatav pühendumisega. See on lahendatav ruumiga, kus on ka kohti istuda, vestlusega, mida saab pidada ka siis, kui muusika mängib, ja alternatiivsete jookidega, mis pole karistusjook.
Küsi: kas ruumis on ka tsoon, kus ei pea tantsima? Kas mittealkohoolsed joogid on baaril esimesel real või kuskil tagapool? Kas ligipääs on tõesti olemas või ainult paberil?
Kui korraldaja ütleb, et kõik on oodatud, aga õhtu kuju ütleb vastupidist, siis inimesed usuvad õhtu kuju.
Programmi läbiviija, kes pole animator
Kui on ametlik osa — kõne, autasustamine, video — siis keegi peab seda läbi viima. Probleem on see, et juht, kes võtab mikrofoni, ei tea, millal edasi liikuda, ja publik ei tea, kas nad peaksid aplodeerima või mitte.
Programmi läbiviija ei ole lava peal ise. Tema töö on hoida rütmi, anda märku, millal aplodeerida, liigutada õhtu edasi siis, kui kõne on kaks minutit üle aja, ja täita pausi, kui tehniline pool vajab aega.
See pole lisateenus. See on vahe selle vahel, kas ametlik pool töötab või mitte.
Mida otsustada enne, kui helistate
See, mida After 5 Events ei tee, on planeerida teie eest vormi, mida te pole valinud. Me ei ütle, et firmapidu peaks olema nii või teisiti. Me ütleme, kas see vorm töötab selles ruumis selle eelarvega ja ehitame selle, kui töötab.
Enne kõnet: otsusta õhtu kuju — kui kaua, kas ametlik osa, kas partnerid, kas laud või seisulaud. Otsusta, milline alkoholipoliitika on ja kes seda hoiab. Otsusta, kas vajad DJ-d või bändi või mõlemat.
Need pole küsimused, mida esitada hinnapakkumise ajal. Need on otsused, mille pealt hinnapakkumine üldse saab täpne olla.