After 5 EventsДата решает всё остальное
Декабрь не подходит. Магазины работают в самый загруженный месяц года, выходные заняты, персонал на пределе. Корпоратив переносится на январь или на ноябрь, и от этого зависит настроение: январь — итоги закрыты, цифры известны, можно говорить конкретно; ноябрь — прогноз, планы, мобилизация перед штурмом.
Выберите день недели, который не режет пополам рабочую неделю в магазинах. Пятница работает, если суббота не пиковый день продаж. Четверг работает почти всегда.
Дату согласуйте письменно и заблокируйте площадку в тот же день. Залы на январь разбирают в октябре.
Зал под количество, а не наоборот
Сотрудники едут из нескольких городов. Часть приедет на автобусах, которые заказывает компания; часть на своих машинах. Зал должен вместить всех одновременно, потому что смены не позволяют делить мероприятие на две волны.
Широкий зал, а не длинный. Презентация идёт с одной стороны, и если зал вытянут, задние ряды не видят экран и не слышат без усиления, которое стоит дороже, чем правильная планировка.
Парковка. Если половина персонала приезжает на машинах, а у площадки десять мест, вечер начнётся с хаоса.
Презентация — это не просто слайды
Руководитель выступает перед залом. Совет директоров в первом ряду, региональные менеджеры в третьем, продавцы — дальше. Все должны видеть экран и слышать речь без напряжения.
Экран ставится по центру, на высоте, которая видна из-за голов. Проектор должен давать картинку, читаемую при включённом свете — ужин ещё идёт, официанты двигаются, полной темноты не будет.
Звук. Один микрофон на стойке не покрывает зал, если там больше пятидесяти человек. Петличный микрофон освобождает руки, но требует проверки до того, как гость сядет за стол — батарейка садится, передатчик глушит помехами, и узнавать об этом в момент выхода нельзя.
Прогон. Руководитель не будет репетировать, но технический прогон делается в любом случае: переключение слайдов, звук видеоролика, момент, когда свет гасится для награждения. Это делается утром в день мероприятия, и на это закладывается час.
Программа строится вокруг автобусов
Начало в шесть вечера, если персонал выезжает после закрытия магазинов. Начало в семь, если смены заканчиваются по-разному и нужен зазор.
Официальная часть идёт первой, пока все на местах и трезвы. Приветствие, презентация, награждения, речь руководителя. Это занимает сорок минут, максимум час. Дольше — внимание падает, задние ряды начинают переговариваться.
Ужин после официальной части, не до. Если кормить сначала, к моменту выступления половина зала отошла курить или в уборную.
Автобусы обратно уходят в одиннадцать или в полночь. Музыка и бар — до этого момента. Кто остаётся, остаётся на своих машинах и на своей ответственности.
Две схемы работы, разный результат
Одно агентство планирует мероприятие и рассылает бриф подрядчикам: одни привозят звук, другие — свет, третьи — экран. Координатор агентства видит бригады впервые в день монтажа. Каждая строка сметы идёт через посредника, который зарабатывает на разнице.
Другая схема: те же люди, которые дали расчёт, приезжают с оборудованием, монтируют, настраивают и дежурят весь вечер. Если микрофон глючит, его чинит человек, который его привёз и который знает, где запасной.
Разница проявляется не в смете. Она проявляется в восемь вечера, когда презентация не запускается и некого спросить, потому что координатор уехал, а бригада работает по чужому технзаданию.
Утверждения и план Б
Руководитель подтверждает поздно и меняет решения. Это не проблема характера, это загрузка. Организатор работает с этим: каждое согласование — письменно, каждое изменение фиксируется с датой.
Ран-шит для руководителя — на одной странице. Время, блок программы, кто выходит, что происходит. Без лишних слов. Руководитель смотрит в него один раз, между встречами, и должен понять всё за минуту.
Запасной план на случай технического сбоя. Второй микрофон. Дублирующий проектор или второй ноутбук с той же презентацией. Это не перестраховка, это стандарт для мероприятия, где выступает первое лицо компании перед советом.
Что решить до звонка
Дата и примерное количество гостей — без этого ни одна площадка не даст расчёт.
Будет ли презентация и сколько времени она займёт. Это меняет требования к звуку, свету и экрану.
Откуда едут гости и на чём. Автобусы от компании или свои машины — это вопрос парковки и времени окончания.
Кто утверждает смету и программу, и в какой срок. Если согласований три уровня, закладывайте на это неделю.
После этого можно звонить. Бригада After 5 Events — те же люди, которые дадут расчёт, смонтируют зал и будут дежурить у пульта весь вечер.