After 5 EventsAlusta ruumist, mitte kuupäevast
Detsember ei sobi — poed on lahti ja saal on broneeritud. Jaanuar või november annavad aega, aga suured saali ruumid täituvad kolm kuud ette. Broneeri ruum enne, kui saadad kutsed.
Otsi laia saali, mitte pikka. Jaeketi rahvas ei istu teatrisaalis, vaid laudades — ja laudade vahele jääb ruum, kus heli kaob või peegeldub. Lai saal tähendab tagumist rida kümme meetrit kaugemal; pikk saal tähendab kahekümmet. Iga lisameeter maksab vatti.
Tehniline külg: ekraan, heli, valgus
Ülemuse kõne käib ekraanilt. Ekraan peab olema piisavalt suur, et tagumises reas näha numbrit slaidil, ja piisavalt kõrgel, et esimese laua pead ei jää ette. Standardi järgi: ekraani laius vähemalt kuuendik saali laiusest.
Mikrofon peab olema juhtmeta — keegi ei loe paberiga ühes käes ja mikrofoni teises. Peakomplekt või krae mikrofon, mitte käsimikrofon. Varu peab olema saalis, mitte kuskil kapis, sest patareid lõpevad poolel sõnal.
Heli ei tööta ilma, et keegi kuulab saali läbi enne. Tühi saal kõlab teisiti kui saal inimesi täis. Heli peegeldub klaasist ja kõvast pinnast; tapeet ja inimesed neelavad seda. Tehnik käib saali kolmes nurgas, kuulab ja keerab. Seda ei saa teha kell viis õhtul, kui esimesed külalised juba ukse taga.
Valgus ei ole meeleolu asi. Valgus tähendab, et ettekandja nägu on näha ja publiku nägu on varjus, kui on vaja. Kui keegi hindab parimat poodi, ei tohiks tunnustatu istuda pimedas.
Ajakava, mis arvestab vahemaaga
Tallinnast Tartusse on kaks ja pool tundi, Pärnust samuti. Üritus ei saa alata enne kuut, sest inimesed tulevad töölt. Aga kui üritus lõpeb keskööl ja buss väljub veerand üks, jõuab Tartu rahvas koju kolm hommikul.
Lõppaeg otsustab menüü. Kui õhtu lõpeb üksteist paiku, siis õhtusöök töötab. Kui lõpeb kaks öösel, siis inimesed söövad seitse ja keskööks on kõik juba tühi. Pane hilisem snäkk-voor peale või jäta söök kergemaks.
Busside tellimiseks läheb nimekiri, aga nimekiri muutub. Pane number kinni nädal ette ja ütle vedajale, et lõplik loetelu tuleb kaks päeva enne. Iga buss mahutab viiskümmend; kui tuleb viiskümmend kaks, läheb vaja kahte.
Ettekanne ja stsenaarium
Ülemuse kõne tekst tuleb hilja. Slaidid tulevad päev enne. Seda ei muuda ükski planeerimine, nii et tehniline pool peab arvestama, et faile saadetakse kell kuus õhtul ja need tuleb üles panna kell seitse.
Slaidifail ei tohi olla kellelgi süles. Fail läheb serveri peale, arvuti on kinni puldiga, pult on tehnikul, kes näeb nii ekraani kui esinejat. Kui slaid tuleb vahetada, teeb seda inimene, kes teab, mis järgmine slaid on.
Auhindade jagamisel läheb vaja nimekirja ja ümbrikke. Ümbrikud peavad olema laual, mitte kellegi käekotis. Kui auhind on ese, peab keegi tooma selle lavale õigel hetkel — see keegi ei ole esineja ise.
Kaks liiki agentuuri
Üks agentuur planeerib, saadab pakkumise edasi alltöövõtjale, keda pole kunagi varem kohtunud, ja teenib igalt realt. Tehnikud saabuvad hommikul, loevad briifingi esimest korda ja küsivad, kus on kontakt.
Teine agentuur: samad inimesed, kes hinnastavad, ehitavad ka üles, veavad heli proovi ja on saalis, kui midagi läheb viltu. Nad teavad ruumi, sest olid seal eelmisel nädalal. Nad teavad üksteist, sest töötavad koos kolm aastat.
Esimene variant on odavam paberil. Teine variant on see, kus miski ei lähe katki südaöösel ja kui läheb, siis on keegi, kes teab, kus varuosa asub.
Mida otsustada enne helistamist
Saa teada:
- Ligikaudne külaliste arv. Ei pea olema täpne, aga erinevus saja ja kolmesaja vahel muudab kõike.
- Kas esitatakse. Slaidid, videod, tunnustused — kõik, mis nõuab ekraani või mikrofoni.
- Kas on eriprogramm. DJ, bänd, esinejad — või ainult taust.
- Millal algab, millal lõpeb. Busside väljumine otsustab lõpu; lõpp otsustab menüü.
- Kas on eelarve või lahtine piir. Tehnikal on kolm taset: toimib, toimib hästi, näeb välja nagu teleülekanne. Kõik kolm on õiged valikud eri üritusele.
Kirjuta need üles ja küsi, millist kinnitust vaja läheb. Ülemus ütleb jah suusõnal, aga kui hind tuleb, tahab ta näha, mida oli lubanud. Hoia kirjavahetus alles.
Meie — After 5 Events — oleme need, kes ehitame, mitte need, kes edastavad. See tähendab, et hinnapakkuja ja tehnik on sama inimene ja ta mäletab, mida lubas.
Mis nüüd
Otsusta, kas korraldad ise või valid partneri, kellel on oma rahvas. Kui korraldad ise, broneeri ruum ja tehnika eraldi ning pane keegi kohale, kes testib kõike kaks tundi enne. Kui valid partneri, siis küsi, kas teie tehnik on nende oma või alltöövõtja.
Sea kokku esialgne kuupäev, külaliste arv ja stsenaarium — kas ainult söömine või ka ettekanne. Ülejäänu saab täpsustada, aga ilma nende kolmeta ei saa keegi öelda, kas ta on vaba ega mis see maksma läheb.