After 5 EventsРешите формат раньше, чем место
Ваш руководитель сказал «мероприятие для команды» или «что-то для инвесторов». Место вы найдёте за день, но формат определяет всё остальное: нужна ли сцена, сколько микрофонов, можно ли обойтись без проектора, будет ли кто-то выступать, или вечер строится вокруг общения. Стартап на двадцать человек помещается за одним столом; стартап на восемьдесят требует расстановки, которая делит людей на тех, кто знаком, и тех, кто видит друг друга впервые. Если половина команды пришла за последние полгода, вечер должен дать им повод заговорить, а не просто сидеть рядом.
Формат — это не «коктейль» или «ужин». Это ответ на вопрос: что гости делают в первые двадцать минут, пока собираются не все. Если им нечем заняться, они стоят с телефонами; если им дали бокал и поставили музыку на фоне — они ждут. Если в зале уже что-то происходит — диджей, экран с изображением, стол с едой, которую можно взять сразу — они входят в вечер, а не ждут его начала.
Техника важнее, чем кажется на этапе планирования
В стартапе выступает основатель. Это может быть короткая речь, может быть презентация с цифрами для совета директоров, может быть объявление о раунде. Гости помнят не содержание — они помнят, был ли слышен голос, отображались ли слайды, пришлось ли кому-то переспрашивать.
Если зал вмещает больше тридцати человек, микрофон обязателен, даже если вам кажется, что руководитель говорит достаточно громко. Если есть презентация — проектор и экран должны быть проверены в том же зале, при том же освещении, с тем ноутбуком, с которого будет идти трансляция, и за несколько часов до начала, а не за пятнадцать минут. Если выступающих двое — нужно два микрофона, и кто-то должен держать в руке запасной.
Есть два вида подрядчиков: те, кто принимает заявку и передаёт её дальше людям, с которыми никогда не работал, зарабатывая на каждой строке, и те, чьи собственные сотрудники выезжают, собирают, проверяют и остаются до конца. Разница проявляется в момент, когда что-то идёт не так: в первом случае вы звоните координатору, который звонит кому-то ещё; во втором — человек, который подключал оборудование, стоит в двух метрах от сцены.
Составьте run-sheet и согласуйте его письменно
Ваш руководитель должен знать, во сколько начинается выступление, сколько минут у него есть, и кто подаст знак, если время вышло. Всё это записывается в один документ — run-sheet — с временем начала каждого блока, продолжительностью, ответственным и тем, что гости видят или слышат в этот момент.
Run-sheet нужен не для того, чтобы всё шло по минутам — в стартапе это невозможно, потому что решения принимаются быстро и меняются так же быстро. Он нужен для того, чтобы все, кто отвечает за разные части вечера — звук, свет, кейтеринг, ведущий, если он есть — работали по одному и тому же плану. Если основатель в последний момент решит добавить ещё одно выступление, вы меняете одну строку и рассылаете обновлённую версию, а не объясняете на ходу.
Согласуйте run-sheet в письменной форме — не в устной беседе, не в мессенджере, где сообщения теряются. Это ваша страховка: если что-то пойдёт не так, вы можете показать, что это было согласовано именно так.
Учтите, что бюджет может измениться
В стартапе деньги появляются после раунда и исчезают, когда взлётная полоса сокращается. Бюджет, который вам назвали в начале, может вырасти вдвое за неделю до события или, наоборот, урезаться наполовину. Планируйте так, чтобы можно было масштабировать вверх или вниз без пересборки всего вечера.
Это означает: не арендуйте зал, который становится пустым, если придёт на двадцать человек меньше; не заказывайте декор, который нельзя убрать; не стройте программу вокруг одного дорогого элемента, который съедает половину бюджета. Лучше три простых блока, каждый из которых работает сам по себе, чем одна впечатляющая инсталляция и пустая сцена вокруг неё.
Подготовьте план Б, который не требует звонка руководителю
Что вы делаете, если микрофон перестал работать за минуту до выступления? Если проектор не подключается к ноутбуку? Если половина гостей опаздывает на час? Если основатель в последний момент просит добавить выступление коллеги, о котором вы не знали?
План Б — это не документ. Это список людей, которые могут принять решение на месте, и договорённость, до какой суммы вы можете действовать без одобрения. Если вы отвечаете за мероприятие, но не можете заказать запасной микрофон без звонка, вы не отвечаете за мероприятие — вы его координируете. Уточните это до того, как что-то пойдёт не так.
Фотографии важны для стартапа иначе, чем для корпорации
Это не репортаж с конференции. Это материал для соцсетей, для следующей презентации инвесторам, для сайта компании и для тех, кто не попал на мероприятие, но должен пожалеть об этом. Фотографии должны показывать, что команда существует, что люди хотели прийти, что атмосфера была своей, а не арендованной.
Не нанимайте фотографа, который снимает только сцену. Нужны кадры гостей — не постановочные, а те, где видно, что люди разговаривают, смеются, остались после официальной части. Если в зале есть брендинг — логотип на экране, на баннере — он должен попасть хотя бы в несколько кадров, но не в каждый. Стартап не покупает корпоративный стиль; он строит свой, и фотографии — часть того, как этот стиль выглядит снаружи.
Что решить до первого звонка
Прежде чем связываться с кем-либо, у вас должно быть: примерное количество гостей (диапазон в двадцать человек допустим, диапазон в пятьдесят — нет), дата или две возможных даты, город, и ответ на вопрос, будет ли выступать руководитель. Если выступление есть, нужно знать его длину и будет ли презентация.
Бюджет можно назвать диапазоном; если его ещё нет, скажите это прямо. Подрядчик, который строит мероприятия собственными силами, может предложить три варианта под разные суммы; тот, кто сводит вас с субподрядчиками, попросит точную цифру и не отступит от неё.
Команда, которая пишет этот гид, — After 5 Events. Мы приезжаем, собираем, остаёмся до конца и разбираем после. Решите формат и дату; остальное обсуждается.