After 5 EventsKõigepealt kuupäev ja külaliste arv
Startup-ürituse kuupäev on harva kindel esimesel päeval, kui teid palutakse midagi korraldada. Tootearendus venib, investor tuleb kolm nädalat varem, või äkki peaks seda pidama pärast järgmist värbamisvooru. Aga saali tuleb broneerida enne, kui te teate, kas teie arv on kolmkümmend või ükssada.
Sellest võib üle saada ainult ühel moel: võtke saal, mis mahutab tegelikku arvu korrutatuna pooleteisega, ja küsige, kas tühjaksjätmine on lepingus piiratud kuludega. Paljudes kohtades on, eriti kui broneerimine tuleb kuus nädalat või varem. Teise võimalusena võtke kaks kuupäeva reservi ja valige lõplik nädal enne — enamik saale lubab seda, kui te ei tee seda kolm korda järjest.
Asukoht määrab, kes tuleb
Kui pool meeskonda töötab kontoris Tallinnas ja pool kaugelt, valite alati koha, mis on kolmekümne minuti kaugusel lennujaamast. See ei ole mugavus, see on küsimus, kas välisinvestor või Berliini kontori juht jaksab tulla. Kui kõik on Eestis, valige koht, mis asub ühistranspordi peal — mitte sellepärast, et keegi ei sõidaks autoga, vaid sellepärast, et startup-meeskonnas on alati keegi, kellel pole autot ja kes ei küsi abi.
Kesklinnas olevad kohad näevad välja nagu kõik teised korporatiivsed üritused; nõmme või kalamaja poolsed kohad annavad ruumi midagi teistsugust teha, aga nad nõuavad head juhatust. Ütle juhile, et asukoha valik on osa sõnumist.
Briefi täpsustamine enne, kui midagi tellite
Juhi kaks lauset ei piisa. Enne kui te räägite kellegagi, kes midagi üles paneb või toitu toob, on vaja teada: kas see on tähistamine või meeskonna kokkutoomine, kas seal räägitakse lavalt või lihtsalt sööakse, kas õhtu lõpeb kella kümne või kahe paiku, kas sinna tulevad väliskülalised ja kas midagi peab sattuma fotodele.
Kui te seda otse küsida ei saa, tuletage meelde, millised eelmised üritused said heaks kiidu ja millised said vaikuse. See ütleb rohkem kui ükski brief.
Heli ja pilt pole dekoratsioon
Starti-õhtu ebaõnnestub kõige sagedamini kõne ajal. Mitte sellepärast, et sisu oleks halb, vaid sellepärast, et saal ei kuule tagumist rida või slaid ei näe päikesevalgusse vajunud ekraanil. Mikrofonid peavad olema testitud enne, kui esimene külaline kohale jõuab, mitte viis minutit enne kõnet.
Kui tellite tehnikat, küsige ühte asja: kas samal päeval on saalis keegi, kes oskab probleemi kohapeal lahendada, või tuleb helistada kellelegi, kes võib-olla vastab. Üks neist firmadest saadab oma inimese, teine edastab teie kõne alltöövõtjale, keda pole kunagi varem sellesse saali saadetud. Te saate teada, kumb on kumb, selle järgi, kas hinnapakkumine tuleb samal päeval või nädala pärast.
Söök peab valmis olema enne ettenähtud aega
Starti-üritusele jõuab pool külalistest viisteist minutit pärast kutse aega ja teine pool pool tundi hiljaks. Kui söök tuleb lauale õigel ajal, on esimesed inimesed ära söönud ja lahkunud enne, kui viimased jõuavad, või siis seisavad kõik tund aega tühja laua ääres.
Öelge toitlustajale, et söök peab laual olema pool tundi enne ametlikku aega. See tähendab, et nad peavad olema saalis tund varem. Paljud ei taha seda teha, sest see nõuab rohkem inimesi ja pikemat tööpäeva. Aga see on ainus viis, kuidas õhtu ei alga vabandamisega.
Stsenaariumid, mida peate ette nägema
Juht muudab slaide kaks tundi enne algust. Peaesineja jääb haigeks samal hommikul. Kolmkümmend kinnitatud külalist muutub viiekümne viiekümneks, sest keegi edastas kutse kogu meeskonnale. Investor, keda õhtule ei oodatud, teatab kell viis, et ta tuleb.
Need ei ole hüpoteetilised stsenaariumid, need on asjad, mis juhtuvad regulaarselt. Teil peab olema kirjalik plaan, mida te teete igaühe puhul, ja see plaan ei tohi sõltuda sellest, et te jõuate juhti kätte.
Kes tegelikult ehitab saali
On kaht sorti firmasid. Ühed planeerivad õhtu ja edastavad tellimuse alltöövõtjatele, kellega pole kunagi koos töötatud, ja teenivad igal real. Teised saadavad oma inimesed, kes koteerivad, ehitavad, mängivad ja jooksevad õhtu. Esimest tüüpi firma annab teile ilusama hinnapakkumise, sest seal on rohkem ridu. Teist tüüpi firma annab teile numbri, kelle poole saate pöörduda kell üksteist õhtul, kui midagi läheb viltu.
Saate aru, kumb on kumb, selle järgi, kas hinnapakkumises on eraldi read kõige jaoks või üks number kõige eest.
Fotod on osa briefist, mitte järelmõte
Kui õhtu läheb sotsiaalmeediasse või investori aruandesse, siis valgustus ja laua paigutus ei ole ainult külaliste mugavuse küsimus. Ruumid, kus on palju loomulikku valgust, annavad paremaid pilte, aga nad muudavad ekraanilt lugemise võimatuks pärastlõunal. Lauad, mis on paigutatud ringidesse, annavad paremaid pilte kui pikad read, aga nad ei sobi suurele kõnele.
Öelge fotograafiale, millal juht räägib, ja küsige, kus ta peab seisma, et saada kaadrit, mis näitab nii esinejat kui saali. Siis kontrollige, kas keegi seisab seal tehnilise seadmega.
Mida otsustada enne, kui kellelegi helistate
Päev ja külaliste ligikaudne arv, isegi kui mõlemad veel liiguvad. Kas õhtul räägitakse lavalt ja kui kaua. Kas sinna tulevad inimesed, kes ei räägi eesti keelt. Kas midagi peab sattuma fotodele ja milleks neid fotosid kasutatakse. Kas eelmine samasugune üritus sai kiita või vaikust.
Kui te ei tea, ärge leiutage. Küsige. Õhtu, mis tehakse valel eeldusel, on kallim kui õhtu, mille planeerimine algas nädal hiljem.
Selle juhendi kirjutab After 5 Events — meeskond, kes ehitab saali, mitte see, kes edastab teie kõne edasi. Otsustage, kas vajate kedagi, kes planeerib, või kedagi, kes ehitab.