After 5 EventsЧто делает стоимость
Дата и день недели. Пятница стоит дороже вторника, потому что площадки берут за неё больше, а люди заняты на других событиях. Декабрь дороже февраля по той же причине. Если бюджет жёсткий — сдвиньте дату на будний день или на март.
Место. Зал в центре Таллинна с лицензией на музыку после одиннадцати обходится в одну сумму. Усадьба в часе езды, куда нужно везти генератор и где туалет один на всех — в другую. Обе могут быть хороши, но цена формируется не площадью, а инфраструктурой: есть ли свет на триста человек, можно ли подключить сцену, кто отвечает за уборку.
Еда и алкоголь. Это половина бюджета или больше. Шведский стол дешевле, чем сидячий ужин. Пиво и вино дешевле, чем открытый бар. Если нужен открытый бар — решите, на сколько часов, и объявите это вслух: люди планируют по-другому, когда знают, что бар закроется в полночь.
Кто на самом деле делает работу
Есть два типа подрядчиков. Первый продаёт вам пакет, затем звонит субподрядчикам: одному за свет, другому за звук, третьему за кейтеринг. Вы платите всем через одного человека, и этот человек добавляет свою долю на каждой строке. Когда что-то идёт не так, выясняется, что ваш подрядчик не управляет звуком — он передал заказ компании, с которой работает впервые.
Второй тип — команда, которая приезжает сама. Тот, кто согласовал смету, привозит оборудование и монтирует его. Это дешевле, потому что нет третьих лиц, и надёжнее, потому что люди знают друг друга и работали вместе на прошлой неделе.
Узнать разницу просто: спросите, чья бригада будет на объекте и кто ей руководит. Если вам называют имя человека, с которым вы говорите — это второй тип. Если вам говорят «наши партнёры» — первый.
Решения, которые нельзя откладывать
Алкоголь. Открытый бар, лимит на человека или вообще без алкоголя — решите до того, как выбирать площадку, потому что не все помещения имеют лицензию, а некоторые требуют покупать напитки только у них.
Партнёры сотрудников. Приглашать их или нет — это вопрос бюджета и логистики. С партнёрами событие обходится вдвое дороже, и люди ведут себя иначе: меньше общаются с коллегами, раньше уходят. Без партнёров дешевле и проще, но кто-то обидится. Решение всегда неудобное; откладывание решения хуже.
Время начала и окончания. Если событие начинается в шесть вечера, половина опоздает — люди едут с работы. Если в восемь — приходят вовремя, но ужин сдвигается на девять, а к полуночи все устали. Официального конца может не быть, но площадка всё равно закрывается в определённый час, и музыка выключается — узнайте когда.
Что обычно забывают
Диетические требования. Веган в команде, несколько человек не едят свинину, у кого-то аллергия на орехи. Если не спросить заранее, эти люди весь вечер голодные, и все это видят. Спросите за две недели, передайте список кейтерингу, проверьте в день события, что альтернатива привезена.
Доступность. Если площадка на втором этаже без лифта, человек на коляске не попадёт внутрь. Если музыка громкая весь вечер без перерыва, человек с нарушением слуха не сможет разговаривать. Это не абстрактная этика — это коллега, который либо приходит, либо остаётся дома и запоминает это.
Что говорить людям. Половина команды не знает адрес, не понимает дресс-код и не уверена, можно ли прийти позже. Напишите один чёткий текст: где, когда, как добраться, парковка есть или нет, во сколько ужин, можно ли уйти пораньше. Отправьте за три дня и повторите утром в день события.
Откуда берутся инциденты
Бар. Всегда бар. Кто-то выпил слишком много, кому-то стало плохо, двое поссорились. Это происходит не на каждом событии, но достаточно часто, чтобы планировать заранее. Решите, кто несёт ответственность — вы, подрядчик или площадка — и что конкретно делать: вызвать такси, позвонить кому-то, остановить бар.
Фотографии. Стартапы снимают всё — для соцсетей, для инвесторов, для сайта о вакансиях. Но если кто-то не хочет попадать в кадр, а его фотография окажется в Instagram компании на следующее утро — это проблема. Спросите заранее, предупредите фотографа, дайте людям способ сказать нет.
С чего начинать
Выберите дату, которая не двигается. Не «примерно конец квартала» — конкретный день. Продуктовый запуск может сдвинуться, раунд финансирования тоже, но если событие привязано к ним, оно будет переноситься до последней недели, и тогда всё обойдётся дороже или вообще не случится.
Решите бюджет на человека, умножьте на число людей, добавьте двадцать процентов. Это не точная цифра — точной не бывает на этом этапе — но это рамка, внутри которой можно выбирать.
Найдите команду, которая работает своими руками. Спросите, кто будет на объекте, попросите показать фотографии предыдущих событий в похожем формате, уточните, что входит в смету и что оплачивается отдельно.
Этот гайд написала команда After 5 Events — те, кто монтирует, включает свет и остаётся до конца разбора.
Что решить до звонка
Дата — одна, не три варианта. Число людей — с учётом партнёров или без. Бюджет — хотя бы верхняя граница. Всё остальное обсуждается, но эти три цифры определяют, возможно ли событие вообще.