After 5 EventsOtsus, mida keegi teine ei tee
Alkoholipoliitika. Kas partnerid tulevad kaasa. Mida teha kolleegiga, kes ei joo või ei taha tantsida. Need jäävad sulle, sest need pole logistika ega eelarve — need on inimeste küsimused, ja finantsjuht ei võta neid päevakorda. Alusta sealt. Kirjuta üles, mis peaks õnnestuma: kas eesmärk on see, et inimesed räägiksid omavahel, või see, et nad postitaksid fotod, või mõlemad. Otsusta, keda pildile vaja läheb — ainult meeskond või ka investorid, partnerid, tulevased töötajad. Need valikud määravad ruumi, mitte vastupidi.
Üks asi tuleb öelda otse: igas ürituses juhtub midagi. Keegi ütleb baaris liiga palju, keegi ei saa taksot, keelamine läheb valesti. Selle vastu ei aita planeerimine, aga aitab otsus, kes seda siis lahendab. Kui oled ise kohapeal ja ainus, kes teab kõiki nimesid, siis see oled sina. Kui on keegi veel — teine HR-inimene, asjaajaja, mõni rahulik juht, kes nõustub — jaga ära enne õhtut.
Eelarve, mis muutub
Investorraha kulub kiiresti ja seiskub äkki. Sul võib olla kolmkümmend eurot pea kohta täna ja kaksteist eurot homme, sõltuvalt sellest, mis voorus juhtus. Agentuur, kes teeb pakkumise kümnele reale ja lisab igale oma protsendi, muudab pakkumise iga kord, kui eelarve muutub. Meie, kes ehitame ruumi ja jooksutame õhtut ise, teeme ühe pakkumise ja ütleme, mis sellega tuleb ja mis ei tule. Kui eelarve langeb, siis sa tead, mis kaob — tavaliselt osa tehnilisest küljest, mitte toit. Kui tõuseb, siis tead, mis lisandub.
Üks number peab olema kindel enne esimest kõnet: mitu inimest tuleb. Mitte palju ootad, vaid mitu kohta broneerid. Ruum võtab kuuskümmend või võtab kaheksakümmend, aga ei võta "umbes seitsekümmend, vaatame veel". Broneerimise ja toidu eest makstakse ette, seega too number peab paika kuus nädalat enne.
Ruum enne kõike muud
Otsusta ruum esimesena. Mitte teema, mitte menüü, mitte kes räägib — ruum. Startupi üritus peab tunduma nagu sina, mitte nagu ettevõte, aga see tunne tuleb ruumist, mitte dekoratsioonist. Vana töökoja betoonpõrand räägib teisiti kui konverentsikeskuse vaibad. Ära vali kohta, mis väidab end olevat paindlik ja sobivat kõigele — selline koht ei sobi millelegi.
Ruumi valikul kolm küsimust, selles järjekorras: kas inimesed näevad seal üksteist, kas nad saavad seal rääkida, kas nad leiavad sinna üles. Visuaal tuleb pärast. Kui ruum on valitud, siis helitehnika ja valgus järgivad ruumi. Iga ruum lööb heli tagasi teisiti, ja paigutus, mis sobis eelmises kohas, ei sobi siin.
Kuidas kohale jõutakse, on asi, mis unustatakse, kuni on hilja. Kui pool meeskonda ei tea, kus aadress asub, ja bussipeatusest on kümme minutit jalgsi, siis see on probleem kell kuus õhtul novembris. Ütle koht ette mitu korda ja pane kaart sõnumisse, mille inimesed saavad kellelegi teisele edastada.
Mida näidata ja mida mitte
Fotod lähevad sotsiaalmeediasse ja investorite uuenduskirja. Keegi tahab seda, ja see ei ole halb soov, aga see muudab üritust. Kui inimesed teavad, et neid pildistakse, siis nad käituvad nii. Mõnel see sobib, mõnel mitte. Otsusta, kas fotograaf on kogu õhtu või ainult esimene tund, kas pildistatakse laudu või ainult sissejuhatust ja grupipilti. Ära lase kellelgi kõndida ringi telefoni tõstetuna terve õhtu — see hävitab ainsad hetked, mil inimesed tegelikult räägivad.
Kui keegi peab rääkima, siis ütle talle, et selleks läheb kolm minutit, mitte kümme. Startupi üritusel pole kedagi, kes tahaks kuulata kümmet minutit numbrite ja eesmärkide kohta. Asutajad tahavad seda öelda, ja sa pead ütlema ei või ütlema, et rääkige pool nii kaua. Kui see juhtub õhtu alguses, siis pane mikrofon ja heli paika enne — esimese lause peab kuulda olema.
Toit, jook ja inimesed, kes neid ei taha
Pool inimesi ei söönud lõunat, seega esimene tund peab olema toit, mitte jook. Kui õhtu algab alkoholiga enne toitu, siis tund hiljem on sul probleem. Pane söök välja enne, ava baar pärast. Menüüd ei pea olema keeruline, aga peab olema piisavalt ja kohe. Kui keegi seisab järjekorras viisteist minutit, siis nad ei räägi kellegagi ja lähevad koju varakult.
Dieedipiirangud ja allergiad: küsi ette ja võta tõsiselt. Tee nimekiri ja anna edasi kohale või katelega. Keegi, kel ei ole midagi süüa, mäletab seda igavesti. Üks veganitaldrik rohkem ei maksa midagi ja päästab õhtu inimesele, kes muidu seisab kõrvalt.
Alkoholipoliitika: otsusta, kas piiramatult või piiratud kogus. Piiramatult tähendab, et õhtu lõpp on teistsugune kui algus, ja keegi peab olema valmis seda juhtima. Piiratud kogus tähendab kaht viina ja kolme õlut pea kohta või paar tundi avatud baari ja siis suletud. Ära jäta seda otsust õhtule.
Kes ehitab ruumi
On kaks viisi, kuidas üritusagentuur töötab. Üks planeerib ja saadab briifingi edasi alltöövõtjatele, keda nad pole varem kõrvuti näinud, ja teenib igal real. Teine koteerib, ehitab, jooksutab ja esineb ise. Need on töö tegemise viisid, mitte kiidulaused. After 5 Events on teine neist — meeskond, kes kirjutab seda juhendit, on sama meeskond, kes toob hommikul veoki, leiab toite, riputab valgustid ja on kohal kaks öösel, kui viimane kast läheb tagasi peale.
Mida otsustada enne kõnet
Mitu inimest tuleb — täpne number, mitte vahemik. Kas partnerid tulevad või ei tule. Mis kuupäev — või kolm varianti, mitte "kevadel kunagi". Kui palju raha on — või kui palju pole, aga peab olema. Ütle alkoholipoliitika välja. Ütle, kas fotod on vajalikud või mitte. Kui need on paika, siis ülejäänu on logistika, ja logistika saab korda. Kui need ei ole paika, siis iga kõne algab otsast.