Прежде чем бронировать что-либо

Есть ли причина собираться, которую можно назвать одним предложением?
Известно ли количество гостей с точностью до десяти человек?
Выбран ли формат: сидячий ужин, стоячий фуршет или смешанный?
Согласован ли бюджет на человека, а не общая сумма, которую потом делят задним числом?
Утверждена ли дата у всех, кто должен присутствовать обязательно?
Есть ли запасная дата на случай, если площадка занята?

Площадка

Вмещает ли зал количество гостей в том формате, который выбран — не по квадратным метрам, а по столам и проходам?
Есть ли у зала отдельный вход или гости идут через общий холл здания?
Где гости оставляют верхнюю одежду и кто за неё отвечает?
Откуда в зал подаётся электричество и достаточно ли мощности для звука, света и кухни одновременно?
Можно ли приглушить или выключить встроенный свет?
Где будет стоять техника и не перекрывает ли она выход или барную стойку?
Куда выходят окна — и что будет видно, если вечер начинается в семь, а темнеет в десять?
Есть ли у площадки ограничение по громкости и во сколько оно начинает действовать?
Кто отвечает за претензии соседей — площадка или организатор?
Где ест техническая бригада — на общей кухне, в отдельном помещении или её не предусмотрели?
Можно ли завозить оборудование за день до мероприятия?
Кто держит ключи от зала в день мероприятия и как с ним связаться с семи утра?

Программа

Есть ли письменный тайминг с указанием, кто выходит, в какое время и на сколько минут?
Знают ли выступающие, что у них три минуты, а не «пару слов»?
Кто держит бумажную копию таймлайна в день мероприятия — не в телефоне?
Будет ли микрофон, и если да, то проводной или петличный?
Нужен ли экран для презентации, и если да, откуда в зал пойдёт картинка — с ноутбука, с флешки, с облака?
Кто проверяет, что презентация открывается на том компьютере, который будет подключён?
Будет ли музыка до начала программы, между блоками и после — или зал будет стоять в тишине?
Что происходит после официальной части: диджей, живая группа, фоновая музыка?
Кто объявляет начало ужина, если формат смешанный?

Техническая сторона

Кто привозит звук, свет и экран — площадка, агентство или подрядчик, которого нашли отдельно?
Если подрядчиков несколько, кто координирует их работу в день мероприятия?
Есть ли в зале точка, откуда звукорежиссёр слышит то же, что слышат гости?
Утверждён ли план расстановки света — не «будет красиво», а схема с указанием приборов?
Кто отвечает за проектор, если презентация не открывается за пять минут до выхода?
Предусмотрен ли резервный микрофон?
Есть ли удлинители и переходники, если кто-то принесёт свой ноутбук?

Агентства бывают двух видов. Одни планируют мероприятие и пересылают бриф подрядчикам, с которыми никогда не работали вместе, зарабатывая на каждой строке сметы. Другие приезжают своей бригадой: те же люди составляют смету, привозят оборудование, настраивают звук и уходят в два ночи. Разница проявляется не в презентации, а в том, что происходит, когда что-то идёт не так.

Еда и напитки

Согласовано ли меню с учётом того, что кто-то не ест мясо, кто-то — глютен, кто-то — молочное?
Если формат стоячий, все ли блюда можно есть без ножа?
Достаточно ли официантов, чтобы гости не стояли в очереди за бокалом?
Будет ли безалкогольный бар, а не только вода и сок?
Кто убирает грязную посуду — официанты или гости сами несут на стойку?
Во сколько закрывается бар и кто об этом объявляет?

Гости и транспорт

Как гости узнают адрес — из письма, из календаря, из сообщения в день мероприятия?
Указано ли, как добраться: на машине, на такси, на общественном транспорте?
Есть ли парковка, и если да, бесплатная или платная?
Если площадка за городом, организован ли трансфер туда и обратно?
Во сколько заканчивается мероприятие — указано это в приглашении или нет?

Последняя неделя

Подтверждены ли все подрядчики письменно — площадка, кейтеринг, техника, артисты?
Есть ли у всех подрядчиков номер одного человека, который принимает решения в день мероприятия?
Распечатан ли финальный тайминг?
Известно ли, кто встречает бригаду утром и открывает помещение?
Проверен ли прогноз погоды, если часть мероприятия на улице?
Есть ли план Б на случай дождя?

День мероприятия

Кто приезжает на площадку первым и во сколько?
Кто проверяет, что все розетки работают?
Во сколько проводится звуковая проба — не «когда успеем», а конкретное время?
Кто стоит у входа и встречает первых гостей?
Есть ли у ведущего или у того, кто координирует программу, часы и таймлайн перед глазами?
Кто говорит диджею или группе, когда начинать и когда делать тише?
Кто общается с площадкой, если в полночь приходит охрана с требованием снизить громкость?

После

Кто остаётся до конца и закрывает помещение?
Согласовано ли, когда вывозится оборудование — той же ночью или на следующий день?
Кто проверяет, что ничего не забыто — ноутбуки, зарядки, папки с документами?
Запланирован ли созвон с подрядчиками на следующий день для разбора?

Этот текст пишет бригада After 5 Events — те, кто привозит оборудование, вешает свет, настраивает звук и остаётся до двух ночи. Решите сначала формат и площадку. Всё остальное подстраивается под них, а не наоборот.

Корпоративная вечеринка — чек-лист