Прежде чем бронировать

Дата согласована со всеми, от кого зависит явка?
Список гостей уже известен хотя бы примерно — плюс-минус десять человек?
Понятно, будет ли ужин за столами или фуршет?
Решено, нужна ли сцена для выступлений или достаточно микрофона для речей?
Есть ли представление о том, во сколько начинается программа и когда гости должны разъехаться?

Дата решает всё остальное. Если её выбирают после площадки, придётся либо менять площадку, либо переносить корпоратив на январь — что многие и делают, потому что залы свободнее, а цены ниже.

Площадка

Зал вмещает всех за столами, а не только стоя у стены?
Потолок выше трёх метров — или звук ужина заглушит любую речь?
На площадке есть свой звук и свет, или их привозят?
Понятно, где экипаж ест и переодевается — или их пустят в тот же зал, где гости?
Оговорено, до которого часа можно шуметь, и кто говорит с охраной или соседями, если они придут в полночь?
Ясно, кто отвечает за ключи и сигнализацию, если монтаж начинается утром, а администратор приезжает к обеду?
Есть ли въезд для фургона или всё оборудование понесут через парадную?
В договоре указано, что входит в аренду: столы, стулья, посуда — или это отдельно?

Большинство срывов графика случается не во время вечера, а до его начала, на монтаже. Узкая лестница, закрытые ворота, отключённое электричество. Эти вопросы задаются площадке до подписания, не после.

Программа

Есть ли тайминг вечера хотя бы с точностью до получаса: когда ужин, когда речи, когда музыка?
Решено, кто ведёт программу — свой человек или приглашённый?
Если есть награждения, известно, сколько их будет и нужен ли экран для слайдов?
Понятно, кто объявляет паузы, начало танцев, окончание?
Договорились ли с музыкантами или диджеем о том, во сколько они начинают и сколько играют?

Ужин, который тянется три часа, убивает танцпол. К тому времени, когда официанты уносят последние тарелки, половина гостей уже хочет домой. Если программа есть, её держат в руках.

Техническая сторона

Оговорено, кто привозит звук, свет, экран — площадка или подрядчик?
Если звук свой, кто его настраивает и кто за пультом во время речей?
Есть ли микрофон для тоста — не только для сцены?
Решено, нужна ли фоновая музыка во время ужина, и кто её ставит?
Если выступает группа или диджей, понятно, где они ставят оборудование и сколько им нужно розеток?
Кто проверяет звук до прихода гостей?

В зале, полном людей, акустика меняется полностью. Речь, которая звучала чисто в пустом помещении, при ста гостях превращается в гул. Проверка звука делается либо с людьми, либо не делается вообще.

Еда и напитки

Меню согласовано с учётом тех, кто не ест мясо, или тех, у кого аллергия?
Решено, будет ли открытый бар или напитки на столах?
Понятно, кто убирает посуду — официанты площадки или свои люди?
Если кейтеринг внешний, у них есть всё необходимое для работы на этой площадке?
Есть ли питание для экипажа — тех, кто приехал в семь утра и уедет в два ночи?

Еда — это не только гости. Если звукорежиссёр, осветитель и музыканты ничего не ели десять часов, качество их работы падает быстрее, чем кто-либо ожидает.

Гости и транспорт

Разосланы ли приглашения с точным адресом, временем начала и дресс-кодом?
Ясно, как гости доберутся до площадки — своим ходом, или нужен автобус?
Если площадка за городом, решено, кто и когда везёт людей обратно?
Понятно, есть ли парковка и нужно ли предупреждать площадку о количестве машин?
Если кто-то остаётся ночевать, это оговорено с площадкой заранее?

Последняя неделя

Финальный список гостей передан площадке и всем подрядчикам?
У всех участников программы — ведущего, музыкантов, награждающих — есть тайминг на руках?
Понятно, кто из организаторов будет на площадке с утра и у кого телефон?
Распечатан ли running order — порядок программы — хотя бы в двух экземплярах?
Решено, кто отвечает за вопросы в день мероприятия: площадка звонит одному человеку, экипаж — другому?

Распечатанный running order лежит у организатора, у ведущего и у того, кто управляет звуком. Когда телефон сядет или потеряется, программа всё ещё идёт.

В день мероприятия

Кто-то из организаторов на площадке до начала монтажа?
Проверены ли микрофоны, экран, свет до прихода первого гостя?
Понятно, где лежат запасные батарейки для микрофонов?
Есть ли у кого-то из команды контакт площадки на случай, если что-то сломается?
Решено, кто говорит "начинаем" и кто говорит "заканчиваем"?

Вечер идёт по таймингу только если кто-то этот тайминг держит. Иначе программа съезжает на час, гости расходятся, а музыканты играют в пустой зал.

После

Оговорено, кто остаётся на разбор — или экипаж убирает сам?
Площадка осмотрена, ничего не забыто?
Понятно, когда и кому придёт счёт, если есть доплаты?
Решено, нужен ли разбор полётов на следующий день — что сработало, что нет?

Корпоратив делают дважды в год одни и те же люди. Если после декабрьского никто не записал, что пошло не так, летний повторит те же ошибки.

Два типа агентства

Есть компании, которые принимают заявку, составляют смету и затем пересылают бриф субподрядчикам — звуку, свету, кейтерингу, музыке. Каждая строка размечена, связь между ними появляется только вечером, когда уже поздно что-то менять.

Есть другие. Те, кто составляет смету, привозят оборудование, настраивают звук и остаются до разбора — одна бригада, которая работала вместе сотни раз и знает, где что ломается.

Эта разница не видна в договоре. Она видна в первые десять минут монтажа.

Этот чек-лист составлен экипажем After 5 Events — теми, кто приезжает в семь утра с фургоном и уезжает, когда последний кейс упакован. Мы не планируем чужие мероприятия. Мы строим их своими руками.

Перед звонком в любое агентство решите три вещи: дату, примерное число гостей и формат вечера. Всё остальное настраивается. Эти три — нет.

Новогодний корпоратив — чек-лист