Enne kui midagi broneerid

Kas sul on eelarve number paberil ja teab seda keegi veel peale sinu?
Kas õhtu vajab põhjust või piisab faktist, et tiim on kohal?
Kas vorm on seisulaud ja muusika või istutud õhtusöök kõnega?
Kas keegi peab kõnelema ja kui kaua?
Kas kuupäev on paika pandud või saab liigutada vastavalt ruumile?
Kas saal peab mahutama kõik korraga või saab osa inimesi tulla hiljem?

Ruum

Kas ruum mahutab nii palju inimest, kui on kutse nimekirjas, mitte ainult kinnitatud vastuseid?
Kas mahtuvusarv kehtib seistes, istudes või segavormis?
Kas on eraldi ruum programmile ja eraldi ruumile muusikale või peaks kõik toimuma samas saalis?
Kas ruumis on terassilaud või on kogu õhtu siseruumis?
Kas müratase on lubatud pärast kümmet?
Kas ruumil on oma tehnika või tuleb kõik tuua?
Kas võtmed annab üle saali omanik või broneerija peab kohapeal olema?
Kas on parkimiskohad ja mitu autot mahub?
Kas load ja kindlustus on ruumihinna sees või lisanduvad?

Programm ja ajakava

Kas programm kestab kakskümmend minutit või pool tundi?
Kas keegi peab mikrofoni kätte võtma ja kas ta on seda varem teinud?
Kas ekipaaž peab olema kohal kell seitse hommikul või saab hiljem?
Kas külalised tulevad korraga või tilkhaaval?
Kas muusika algab pärast programmi või on taustal kogu aeg?
Kas lõpp on pooleteise öösel või jääb lahtiseks?
Kas keegi on vastutav selle eest, et õhtu lõpeb kokkulepitud ajal?

Tehniline pool

Kas heli peab kandma ainult kõnega või ka bändiga?
Kas valgus on see, mis ruumis juba on, või tuleb riputada?
Kas ekipaaž saab elektrit otse kilbist või läheb pikendusjuhtme kaudu?
Kas tehnika tuleb üles ehitada ühel päeval ja maha võtta teisel või kõik samas?
Kas projektorit või ekraani on vaja ja kas esitlus tuleb saata ette?
Kas ruumis on WiFi ja kas ekipaaž saab seda kasutada?
Kas keegi organisatsioonist peab olema kohal, kui tehnika üles ehitatakse?

Toit ja jook

Kas toitu serveeritakse kellaajaliselt või on laud terve õhtu väljas?
Kas jook on vaba või piiratud valikuga?
Kas on keegi, kes ei söö teatud asju, ja kas köök saab sellest teada?
Kas baarileti teenindavad saali oma inimesed või tuleb kaasa tuua?
Kas ekipaažile on eraldi ruum, kus süüa, või söövad saalis?
Kas kokkulepitud kogus hõlmab kõiki külalisi või ainult kinnitatud nimesid?

Külalised ja transport

Kas kõigil on aadress käes ja kas keegi teab, kuidas sinna jõuda?
Kas keegi jääb ukse taha võtma vastu ja suunama?
Kas transporti on vaja korraldada või tulevad kõik ise?
Kas keegi kogub kinnitused ja kas arv on hetkel õige?
Kas on plaan B, kui keegi jääb haigeks või ilm läheb katki?

Viimane nädal

Kas kõik tarnijad on saanud kinnituse ja numbri, kuhu helistada?
Kas ruumil on lõplik külaliste arv ja kas see vastab tõele?
Kas keegi on kokku pannud jooksuplaani paberil, mitte ainult peas?
Kas ekipaaž teab, kelle poole pöörduda, kui midagi muutub?
Kas ilmateade on vaadatud ja kas on teine plaan, kui terrassile ei saa?
Kas keegi on kontrollinud, et võtmed on õigel ajal õiges kohas?

Päev ise

Kas keegi on kohal, kui tehnika kohale jõuab?
Kas telefon on sisse lülitatud ja vastab kõnedele?
Kas ruumil on jooksuplaani paber käeulatuses?
Kas keegi teab, kus asuvad tulekustutid ja väljapääsud?
Kas esimene külaline saab ukse lahti või seisab väljas?
Kas on aeg, millal programm algab, või on see ligikaudne?
Kas on kokku lepitud, kes räägib administraatoriga, kui midagi läheb valesti?

Pärast

Kas keegi jääb kohale, kui viimane inimene lahkub?
Kas tehnika läheb maha samal öösel või järgmisel hommikul?
Kas ruumile on lubatud, et kõik taastub algsesse seisu?
Kas arved on tasutud või ootavad kinnitust?
Kas keegi kogub tagasisidet või jääb see vahele?

On kaks sorti firmat, kes firmapeod teevad. Ühte sorti edastab korraldaja briifingi alltöövõtjatele, kellega pole varem koos töötatud, ja teenib igalt realt. Teist sorti teeb hinnapakkumise, ehitab üles, esitab ja juhib õhtut omaenda inimestega. Vahe ei ilmne esimeses kõnes, vaid siis, kui midagi läheb valesti ja pole kedagi, kes vastutaks.

Selle loetelu on kirjutanud After 5 Events. Otsus, mis sul ees on, pole selles, kas pidu üldse korraldada, vaid selles, kas sa ehitad õhtu ise kokku või lased teha neil, kes on seda teinud mitu korda nädalas. Enne kui helistad, pane paika kuupäev, ligikaudne arv ja kas õhtu peab toimuma kindlas ruumis või saab ruumi valida vormi järgi.

Firmapidu — kontrollnimekiri