Прежде чем что-либо бронировать

Есть ли дата-дублёр на случай, если первый вариант занят?
Определён ли формат: один день или с ночёвкой?
Известно ли примерное число гостей — не точное, но в пределах двадцати человек?
Решено ли, могут ли приезжать семьи, и если да — нужна ли детская программа?
Понятно ли, какая часть бюджета идёт на площадку и ночлег, а какая — на вечернюю программу?
Есть ли внутри компании человек, который принимает финальное решение по подрядчикам, или это делается через тендер?

Площадка

Есть ли крытое пространство на случай дождя, и входит ли оно в базовую аренду?
Если мероприятие на улице — предусмотрен ли шатёр, и кто его ставит?
Проверено ли, где находится электрощиток и какая мощность доступна?
Выяснено ли, до которого часа можно шуметь, и есть ли у площадки история конфликтов с соседями?
Известно ли, кто выдаёт ключи от помещений и будет ли кто-то на месте в день заезда?
Уточнено ли, где разрешается курить и есть ли для этого оборудованная зона?
Проверен ли подъезд для грузовика — ширина ворот, покрытие, возможность развернуться?
Есть ли на территории место, где может пообедать техническая бригада?

Программа

Решено ли, какие активности идут днём — их количество, длительность, нужен ли инструктор?
Понятно ли, во сколько начинается вечерняя часть и когда она должна закончиться?
Определён ли формат вечера: диджей, живая музыка, оба по очереди?
Если планируются выступления сотрудников или руководства — известен ли их хронометраж?
Есть ли у кого-то на руках тайминг всего дня, записанный на бумаге?
Решено ли, кто ведёт вечер — нужен ли ведущий или справитесь своими силами?

Техническая сторона

Понятно ли, кто отвечает за звук и свет — площадка, диджей или отдельная бригада?
Если звук обеспечивает площадка — проверено ли оборудование заранее, хотя бы по фото?
Решено ли, нужен ли экран и проектор для презентаций, и если да — кто их везёт?
Понятно ли, где будет стоять оборудование и не перекроет ли оно проход?
Уточнено ли, кто отвечает за музыку до начала официальной программы — фон во время регистрации и обеда?
Решено ли, нужен ли микрофон для выступлений, и если нужен — сколько их?
Проверено ли, есть ли на площадке wifi, и справится ли он с количеством гостей?

Разница в подходе видна здесь. Одни агентства планируют и передают бриф субподрядчикам, с которыми никогда не работали вместе, зарабатывая на каждой строке. Другие приезжают своей бригадой — те, кто считал, те и монтируют, те и работают вечером. Это не вопрос качества, это вопрос того, кто несёт ответственность, когда в восемь вечера что-то идёт не так.

Еда и напитки

Решено ли, кто готовит: кейтеринг, кухня площадки или своими силами?
Понятно ли, во сколько обед и во сколько ужин?
Учтены ли диетические ограничения — хотя бы вегетарианцы и аллергии?
Решено ли, будет ли бар работать весь вечер или закроется в определённое время?
Уточнено ли, кто убирает посуду и бутылки в течение вечера?
Есть ли план на утро после — завтрак, во сколько, для скольких человек?

Гости и транспорт

Организован ли автобус, и если да — откуда забирает и куда возвращает?
Понятно ли, во сколько отправление и во сколько обратно?
Решено ли, что делать с теми, кто приедет на своей машине — где парковка, как они уедут, если выпьют?
Есть ли у всех гостей точный адрес площадки и контакт человека на месте?
Отправлено ли напоминание за три дня с таймингом и тем, что нужно взять с собой?

Последняя неделя

Подтверждены ли все подрядчики — площадка, транспорт, кейтеринг, техника?
Понятно ли, кто приезжает первым в день мероприятия и у кого ключи?
Решено ли, кто отвечает за связь с площадкой в случае форс-мажора?
Есть ли у кого-то запасной план на случай дождя, записанный, а не в голове?
Проверен ли прогноз погоды и скорректирован ли план, если нужно?
Напечатан ли тайминг на бумаге — по экземпляру для организатора, ведущего и старшего бригады?

День мероприятия

Кто встречает бригаду утром и показывает, где что находится?
Решено ли, кто следит за таймингом и имеет право сдвинуть программу?
Понятно ли, к кому обращаться гостям с вопросами — и это не должен быть организатор, у которого телефон разрывается?
Есть ли аптечка, и известно ли, где она лежит?
Решено ли, кто разговаривает с площадкой, если соседи пожалуются на шум?
Понятно ли, во сколько заканчивается аренда помещения и когда должна уехать последняя машина?

После

Решено ли, кто остаётся до конца и закрывает площадку?
Понятно ли, когда и как забирают забытые вещи?
Есть ли договорённость с площадкой о том, как передаются ключи и подписывается акт?
Решено ли, кто собирает обратную связь от гостей — и когда?

Что решить до звонка

Большая часть стоимости летнего дня формируется из трёх статей: аренда и ночлег, техническое обеспечение вечерней части, транспорт. Всё остальное — еда, активности, расходники — добавляет меньше, чем кажется. Если площадка в трёх часах от Таллинна, к смете прибавляется день на логистику, потому что бригада приезжает накануне. Если вечер проходит в шатре без света и розеток, к смете прибавляется генератор и кабели. Если гостей больше ста, появляется вторая звуковая точка.

Перед первым звонком подрядчику определите три вещи: дату или две возможные, число гостей с точностью до двадцати, формат вечера. Остальное обсуждается, но эти три параметра определяют, возможен ли вообще разговор.

Этот чек-лист составлен бригадой After 5 Events — теми, кто монтирует, запускает звук и разбирает на следующее утро.

Летние дни компании — чек-лист