До того, как что-либо бронировать

Утверждена ли дата с руководством и ключевыми участниками?
Понятен ли бюджет — и разделён ли он на обязательное (место, еда, транспорт) и желательное (программа, вечер)?
Известно ли, сколько человек приедет, с запасом в обе стороны?
Решено ли, включён ли вечер — ужин, музыка, бар — или мероприятие заканчивается после активности?
Ясно ли, кто принимает решения: один человек или согласование с несколькими?
Есть ли жёсткие ограничения по времени — последний автобус, рабочий день на следующее утро?

Площадка

Вмещает ли она всех одновременно — для общего начала, для еды, для вечера?
Есть ли крытое пространство на случай дождя, даже если программа на улице?
Можно ли готовить на месте или еда привозная?
Где команда подрядчика будет есть, переодеваться, хранить оборудование?
Понятно ли, до какого времени можно шуметь — и кто говорит об этом с площадкой, если вечер затягивается?
Кто держит ключи и открывает утром — владелец, администратор, охрана?
Включён ли в стоимость аренды свет, вода, отопление, уборка после?

Программа

Забронирована ли активность — квест, мастер-класс, игра — и подтверждена ли дата письменно?
Уточнено ли, что входит в услугу: только ведущий или оборудование тоже?
Известно ли, сколько времени занимает программа с учётом вступления, объяснения правил, подведения итогов?
Есть ли запасной план, если погода не позволит провести активность на улице?
Понятно ли, в какой момент дня она начинается — сразу после прибытия или после обеда?

Техническая сторона

Нужен ли звук — микрофон для приветствия, колонки для фона, система для вечера?
Есть ли на площадке достаточная мощность, или потребуется генератор?
Если вечер включает музыку, известно ли, где встанет диджей или группа?
Кто отвечает за свет вечером — площадка или подрядчик?
Решено ли, нужна ли сцена, подиум, экран для презентации?

Большинство организаторов работают с двумя видами компаний. Первые планируют мероприятие и передают бриф субподрядчикам — звук одни, свет другие, кейтеринг третьи, и никто из них не встречался до утра события. Вторые приезжают своей бригадой: те же люди, которые считали смету, собирают конструкции и остаются до конца. Разница становится заметна ровно тогда, когда что-то идёт не по плану.

Еда и напитки

Понятно ли, сколько приёмов пищи — кофе-брейк, обед, ужин — и в какое время?
Учтены ли диетические ограничения и аллергии?
Если кейтеринг привозной, есть ли на площадке место для разогрева, раздачи, мытья?
Кто убирает посуду — подрядчик или площадка?
Решено ли, будет ли бар вечером, и если да — до какого времени?
Заказана ли вода в достаточном количестве, особенно если день жаркий или активность физическая?

Гости и транспорт

Организован ли трансфер, если площадка за городом?
Понятно ли, откуда автобус забирает людей — из офиса, от метро, из нескольких точек?
Известно ли водителю, во сколько возвращаться, и есть ли у него номер координатора?
Если гости едут сами, отправлена ли точная геолокация и описание, как найти вход?
Учтено ли, что часть людей опоздает, и как их встретить?

Последняя неделя

Подтверждено ли всё письменно — площадка, кейтеринг, программа, техника, транспорт?
Есть ли у каждого подрядчика контакт координатора и понимание, во сколько начинается монтаж?
Напечатан ли тайминг на бумаге — и у кого он будет в кармане в день события?
Решено ли, кто объявляет начало каждого этапа — ведущий, координатор, руководитель?
Понятно ли, что делать, если в день мероприятия идёт дождь?

В день события

Приехала ли техническая бригада вовремя, и успевает ли она до прибытия гостей?
Есть ли у координатора список всех телефонов — площадка, водитель, кейтеринг, звук, ведущий?
Понятно ли, где гости оставляют вещи, переодеваются, заряжают телефоны?
Кто встречает автобус и провожает группу к началу программы?
Решено ли, в какой момент подаётся еда — строго по времени или когда программа закончится?

После

Кто остаётся на площадке до конца и закрывает помещение?
Понятно ли, когда вывозится оборудование — в тот же вечер или утром?
Запланирована ли уборка, или площадка сдаётся в том виде, в котором закончилось мероприятие?
Собрана ли обратная связь от команды — что сработало, что стоит изменить в следующий раз?

Этот чек-лист составлен бригадой After 5 Events — теми, кто приезжает с оборудованием, собирает конструкции и остаётся до последнего автобуса.

Теперь решите: будете ли вы координировать подрядчиков сами или передадите это одной команде. И прежде чем звонить кому-либо, уточните три вещи: дату, примерное количество человек и есть ли вечерняя часть.

Тимбилдинг — чек-лист