До того, как вы бронируете что-либо

Дата утверждена у всех, кто может её изменить?
Вы знаете точное время начала и окончания, включая время на монтаж до и демонтаж после?
Определено, кто утверждает бюджет и что произойдёт, если он вырастет на двадцать процентов?
Есть запасной сценарий, если продукт не будет готов к этой дате?
Решено, какие медиа будут освещать событие и что им понадобится технически — розетки, столы, выделенный интернет?
Выбран человек, который принимает решения в зале в день события — один человек, не комитет?

Площадка

Вы видели зал лично, а не только на сайте?
Измерена высота потолка в том месте, где будет стоять экран?
Выяснено, где электрощитовая и сколько киловатт доступно?
Проверено, можно ли затемнить зал полностью — днём, с закрытыми шторами?
Определено, где монтируется оборудование и есть ли грузовой лифт или достаточно широкая лестница?
Известно, кто держит ключи и в котором часу открывает здание?
Оговорено, до которого часа можно шуметь, если демонтаж идёт ночью?
Есть отдельное помещение для переодевания докладчиков и для еды технической команды?

Программа и контент

Составлен тайминг с точностью до пяти минут, а не «приветствие, потом презентация»?
Каждый докладчик знает свой хронометраж и что произойдёт, если он выйдет за него?
Решено, кто ведёт — модератор или первое лицо компании, и есть ли у него текст переходов между блоками?
Утверждено, в каком формате показывается продукт: живое демо, видео, физический объект на столе?
Если демо живое — проверено, что интернет выдержит его при полном зале, когда все подключены к той же сети?
Определено, кто отвечает за то, чтобы все презентации были загружены на рабочий компьютер за день до события?

Техническая сторона

Выбран размер экрана, исходя из дальности последнего ряда, а не из того, что влезает в бюджет?
Проверено, в каком разрешении и формате сохранены все видео и презентации?
Решено, откуда идёт звук: со сцены через радиомикрофоны, с компьютера через микшер, или и то, и другое?
Оговорено, нужна ли трансляция, и если да — кто проверяет картинку и звук до того, как вы выйдете в эфир?
Назначен человек, который сидит за пультом весь вечер и переключает слайды по сигналу?
Известно, где встанет фотограф и не загородит ли свет ему обзор или гостям — экран?
Запланирован прогон со светом и звуком за несколько часов до начала, а не за двадцать минут?

Разница между агентством, которое планирует и пересылает бриф подрядчикам, и той командой, чьи же люди строят, настраивают и управляют вечером, проявляется именно здесь. В первом случае технический райдер согласуется по переписке. Во втором — человек, который его написал, сам приедет с оборудованием.

Еда, напитки, брендирование

Решено, будет ли угощение до презентации, после или и то, и другое?
Согласовано с площадкой, можно ли работать со своим кейтерингом или только с их?
Рассчитано количество напитков не по числу гостей, а по числу гостей, умноженному на два часа?
Определено, где стоят столы с едой — так, чтобы не загораживать экран и выходы?
Заказана вода и кофе для команды, которая монтируется с утра?
Согласованы макеты всех брендированных поверхностей — баннер, ролл-ап, экранная заставка — по цвету и читаемости с расстояния?

Гости и логистика

Разослан ли точный адрес, а не название здания, которое в навигаторе показывает боковой вход?
Указано, где парковка и сколько она стоит?
Назначен человек, который встречает у входа и знает, на каком этаже всё происходит?
Подготовлен список гостей для регистрации — с именами, которые читаются без ошибок?
Решено, нужна ли охрана или администратор здания справится?
Оговорено, кто сопровождает прессу и следит, чтобы они получили всё обещанное в аккредитации?

Последняя неделя

Подтверждено участие всех докладчиков и получены от них финальные версии презентаций?
Проверен прогноз погоды, если часть программы на улице или гости идут от парковки до входа?
Напечатан тайминг на бумаге — для ведущего, для технического директора, для координатора?
Собраны телефоны всех ключевых людей: докладчиков, площадки, технической команды, кейтеринга?
Решено, что делать, если кто-то из докладчиков заболеет?

День события

Техническая команда прибыла так рано, как договаривались, и вы проверили, что у них есть доступ к щитовой?
Прогон прошёл полностью: со светом, звуком, всеми переходами и в той одежде, в которой выступают докладчики?
Проверено, что телефоны докладчиков переведены в беззвучный режим и компьютер не уснёт посреди демонстрации?
Кто-то проверил, как выглядит зал с последнего ряда, и слышно ли оттуда?
Решено, кто объявляет начало, если гости задерживаются?
Ясно, к кому обращаться, если что-то сломалось за десять минут до старта?

После

Договорённость с фотографом о сроке передачи материалов зафиксирована письменно?
Известно, кто забирает брендированные материалы и демонстрационные образцы?
Назначен человек, который остаётся до конца демонтажа и передаёт площадку обратно?
Запланирован короткий разбор с командой — что сработало, что в следующий раз делать иначе?

Презентация продукта — это событие, в котором техническая сторона и контент неотделимы. Микрофон, который отключается на кульминации демонстрации, или экран, на котором не виден интерфейс, запоминаются сильнее самого продукта. Чек-лист не заменяет опыт, но он превращает опыт в последовательность решений, каждое из которых можно принять заранее.

Этот текст написан командой After 5 Events — теми, кто собирает конструкцию, настраивает свет и находится в зале, пока не закончится демонтаж. Перед тем как звонить кому-либо, решите три вещи: дату, которую нельзя сдвинуть, бюджет, который может вырасти, и имя человека, который будет принимать решения в зале. Остальное выстраивается вокруг этого.

Презентация продукта — чек-лист