До того как бронировать что-либо

Фиксирована ли дата или можно сдвинуть на неделю ради нужной площадки?
Сколько человек придёт реально, если вычесть тех, кто подтвердит и не появится?
Есть ли в списке гостей люди, которым нужен пандус, отдельный вход, перевод на сцене?
Будет ли речь первого лица компании, и если да — записана она заранее или живьём?
Планируется ли видеоролик о компании, презентация, история в цифрах на экране?
Если событие летом — что происходит, если за час до начала срывается гроза?
Если зимой — где оставляют верхнюю одежду пятьдесят человек одновременно?

Площадка

Вмещает ли зал всех гостей, если треть времени они стоят с бокалами, а не сидят?
Есть ли в зале колонны, и если да — видно ли экран из-за них?
Можно ли затемнить помещение полностью или дневной свет убивает проекцию?
Кто держит ключи в день события и как до него дозвониться в семь утра?
Разрешает ли площадка привозить своё оборудование или работает только со своим техником?
Где ест crew — на кухне, в отдельной комнате, на улице?
Кто говорит с площадкой о продлении на час, если программа затягивается?

Программа

Кто ведёт вечер — сотрудник компании или приглашённый?
Сколько человек выступает с речью, и знают ли они, что регламент — три минуты?
Идёт ли видео перед речью, после или вместо неё?
Если показываете архивные фотографии — в каком формате файлы, и проверили ли, что они читаются на том компьютере?
Будет ли музыка между блоками или зал сидит в тишине?
Есть ли в программе момент, когда весь зал должен встать, — и если да, предупреждён ли об этом человек, который пишет тайминг?
Как гости узнают, что началась официальная часть, если до этого они стояли с бокалами в другом помещении?

Техническая сторона

Нужна ли сцена или достаточно подиума высотой двадцать сантиметров?
Какого размера экран — считая от последнего ряда, видно ли на нём лицо?
Если речь идёт под фонограмму или с микрофоном — делали ли саундчек с тем, кто реально будет говорить?
Записывается ли событие на камеру, и если да — где стоит оператор, чтобы не закрывать экран?
Кто переключает слайды — сам выступающий, ассистент сбоку или техник с пульта?
Если свет в зале управляется — есть ли человек, который знает, когда его гасить?
Привозит ли подрядчик резервный проектор или ноутбук, если первый умирает за десять минут до речи?

Еда и напитки

Фуршет или посадка — и если фуршет, есть ли места, куда поставить тарелку?
Начинается ли подача еды строго в указанное время или ждут, пока закончится речь?
Если алкоголь — кто отвечает, что бар закрывается в полночь, а не в два ночи?
Есть ли среди гостей люди с ограничениями по питанию, и передана ли информация кейтерингу?
Кто убирает бокалы со сцены, если выступающий поставил его на трибуну и ушёл?

Гости и транспорт

Как гости понимают, где вход, если площадка в промзоне без вывесок?
Нужна ли парковка, и если да — хватает ли мест в радиусе ста метров?
Если часть гостей приезжает из другого города — заказан ли трансфер или каждый едет сам?
Есть ли человек на входе, который встречает министра или клиента-партнёра отдельно?
Если это зима и гололёд — кто-то посыпал дорожку от парковки до двери?

Последняя неделя

Подтверждены ли все подрядчики — площадка, кейтеринг, техника, транспорт?
Есть ли у вас на бумаге running order с тайммингами и именами, кто за что отвечает?
Если программа идёт по сценарию — репетировали ли переходы хотя бы один раз вслух?
Передан ли список гостей службе безопасности, если она есть?
Знает ли фотограф, в какой момент нужен общий кадр, а в какой — крупный план?

День события

Во сколько приезжает crew, и открыта ли площадка к этому времени?
Кто встречает технику на загрузке и показывает, где щитки?
Если что-то ломается за час до начала — кто принимает решение, менять или работать без этого?
У кого из команды телефон включён, когда гости уже в зале?
Где лежит аптечка, если кому-то из гостей станет плохо?

После

Когда начинается разгрузка — сразу после ухода последнего гостя или на следующее утро?
Кто остаётся на площадке, чтобы закрыть и передать ключи?
Нужны ли фотографии с вечера к определённому сроку — если да, предупреждён ли фотограф?
Если снимали видео — в каком формате его передадут и когда?

Две модели работы

Существует два способа организовать такое событие. Первый: агентство принимает бриф, планирует программу и рассылает задачи субподрядчикам — технике, кейтерингу, артистам, — которых видит впервые. Каждая строка бюджета проходит через посредника, coordination занимает недели, а в день события никто из планировавших не стоит у щитка.

Второй: одна команда даёт цену, собирает конструкцию, подключает свет и ведёт вечер. Технические специалисты знают, как ведущий работает с микрофоном, потому что стояли с ним на восьми площадках. Если речь идёт о нашей работе — After 5 Events — то после5.ee и dj.after5.ee находятся в той же компании, и человек, который вчера котировал звук, сегодня стоит за пультом.

Это не вопр�ос качества. Это вопрос того, разваливается ли план при первом изменении или выдерживает три переноса и больную гостью, которая должна была вести.

Что решить перед звонком

Теперь перед вами выбор: искать каждого подрядчика отдельно или работать с командой, которая закрывает всё. Прежде чем звонить кому-либо, зафиксируйте дату, примерное число гостей и формат — фуршет, сидячий ужин, презентация с короткой частью на бокалы. Остальное договаривается, но эти три пункта определяют, какая площадка возможна, а какая — нет.

Юбилей компании — чек-лист